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ビジネスのためのスマートロック

【スマートロック活用術】オフィスのセキュリティ管理の手間とコストを低減

[fa icon="calendar"] 17/09/25 13:39 / by KKEスタッフ

こんにちは!

RemoteLockが1月から国内で販売され、これまで多くの方に購入されています!
ご自宅用、民泊用、ホテル用、ウィークリーマンション用、倉庫用......と、様々な場面で使われていますが、今回はオフィスでの活用事例を紹介したいと思います。

オフィスでのスマートロック活用術

今回、導入いただいたのは、ソフトウエアビジョン株式会社 様

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ソフトウエアビジョン株式会社

昭和58年創業の熊本県の情報サービス事業者。システム構築を軸とし、クラウド構築や運用保守などのほか、iPhoneを用いた広告業への進出、大学や各団体と連携した実証実験など、新たな試みにも積極的に取り組んでいる。
ソフトウエアビジョン株式会社 HP

2017年4月にRemoteLock5iを5台導入し、3階建てオフィスビルの各フロアにて利用中です。

 

RemoteLock導入の背景

「導入前までは、入室履歴を各社員が紙に記入して保管・運用していましたが、どうしても残業時間などの記入漏れやデータ改ざんの心配がありました。データの正確性が担保できないことや、その実態が見えないことに特に課題を感じていました。」

 

「鍵の受け渡しも大変でした。各階のドアについている鍵はセキュリティの担当者が管理していました。常駐先の社員まで含めた全社員100名に対し、鍵や情報システム等を担当しているセキュリティ管理者は5名。土日出勤や深夜までの残業を行うケース、さらには常駐先から本社オフィスに戻ってくる社員がいる時などは、その都度、物理鍵を受け渡す必要があり、鍵を管理するセキュリティ担当者に大きな負担がかかっていました。」

 

「その他にも、今までは通信機能を持たないテンキー型の電子錠も使っていましたが、全員が同じ番号を共有していたため、年に2回は番号を変えて運用していました。番号を変えるためには、電子錠を分解する必要があり、非常に手間がかかっていました。」

 

データの正確性が担保できないことや、実態が見えないこと、鍵の受け渡しの負担の大きさを特に課題に感じ、セキュリティ管理の強化と手間の低減のためにRemoteLockの導入を決めました。

 

RemoteLockを選んだ決め手は?

何種類かスマートロックがある中、RemoteLockを導入した決め手を聞いてみました。

 

物理鍵・専用アプリが不要

「一般的なロックやほかのスマートロックとは違い、物理鍵や専用アプリも必要ないため、鍵の管理から開放される点がRemoteLockを選んだ決め手でした。」

 

RemoteLockは物理鍵や専用アプリが不要のスマートロックです。このため、面倒な鍵の受け渡しや発行、管理の手間を低減できます。

 

入室記録がもれなく取れる

「やはり、入室の管理に困っていましたから、わざわざ紙に書くことなく、入室の記録が自動的に取れる点が非常に魅力的でした。」

 

RemoteLockはWi-Fiを経由してインターネットにつながっているため、いつ、だれがドアを解錠したかという記録が残り、どこからでもデータを閲覧することができます。

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ユーザーの入室履歴画面


さらに、ひとつのデバイスにつき、最大1000ユーザーまで異なる鍵を発行できるため、社員が多くても安心です。

 

取り付けや導入にあたり、手間や煩わしさを感じた点

堅牢性を重視している分、取り付けには工事が必要となっており、手間や煩わしさがあったのではと思い、聞いてみました。

 

社員全員分の暗証番号の割り振りと通知に少々手間がかかる

暗証番号の発行はクラウドの管理システムを通じてWeb上で行います。
発行する暗証番号には時間と手間を要してしまいますが、一度に100件以上の暗証番号を発行するような場合は、APIを活用した一括インポートについてもご支援いたします。気軽にご相談ください。

 

そのほかに煩わしさは特にない

「社員全員分に暗証番号の振り分けと通知に少々手間が掛かりましたが、そのほかに煩わしさなどは特にありませんでした。」

 

RemoteLockは両面テープ等による貼り付けではなく、ドアに工事をして設置をします。
工事・取り付けについてはこちらをご覧ください。

 

RemoteLockの利用状況

朝一番の入室者と時間の把握に活用

現在、全社員にそれぞれ暗証番号を発行し、朝一番の入室者と時間の把握や、時間外勤務の管理等にRemoteLockを活用しています。RemoteLockを導入してからは、自動でログが取得・保存できるので、セキュリティの強化につながったことはもちろん、紙ベースでの記録に伴う人為的過誤やミスの心配から解放されました。」

 

RemoteLockは鍵の施錠・解錠の記録が残るため、朝一番の入室者はもちろん、時間外勤務者社外の関係者の状況を確認できます。
また、最終退室時刻もわかるため、残業時間の実態把握にもつながります。

 

このように、社員の入室管理に活用できるのはもちろん、清掃業やアルバイト等、多数の出入りがあるオフィス環境の場合、入室許可の期間・時間を設定することもできます!
特にオフィスのサーバールーム個人情報保管場所などでは、出入りを制限し記録として管理することが重要です。そうしたトレーサビリティによって、トラブルの抑止効果も期待できます。

 

鍵の受け渡しがラクになった

導入以前は大変だった社員への鍵の受け渡しと管理も、RemoteLockを導入してからは遠隔から管理ができるので、時間やコスト面で非常に助かっています。

 

暗証番号はクラウド管理システムから簡単に発行し、利用者にメールで通知することもできるので、面倒な物理鍵の管理や受け渡しも不要になります。

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異なるタイプのドアにRemoteLockを取り付けました

 

 RemoteLockの思わぬメリット

もともとセキュリティ管理のために導入したRemoteLock。
使っているうちに、メリットがいくつか出てきたようです。

 

社員が鍵を持ち歩く必要がなくなった

日頃の管理以外にも、社員が鍵を持ち歩く必要がなくなった点は、紛失などの潜在的なリスクを減らすことにつながるので嬉しいです。さらに、鍵を持ち歩かずに済むことは快適で、当社の社長もとても満足しています。」

 

鍵を持ち歩くと、紛失・盗難・破損などのリスクがありますが、RemoteLockならそのリスクを減らせます。アプリも使わないため、スマートフォンを持ち歩く必要もないのは、RemoteLockならではのメリットですね。うっかり鍵やスマホを忘れても、入室で困ることはありません。

 

曜日・時間を指定したオートロックにより、施錠忘れがなくなった

最後に退室する社員のなかには、RemoteLockでの施錠・解錠に慣れていない社員もいます。そのため、ごく稀にRemoteLockの施錠を忘れてそのまま退室してしまうケースもありました。しかし、RemoteLockには曜日と時間を指定して、オートロックをかける機能もありましたので、この機能を設定したことで、施錠忘れがなくなりました。」

 

RemoteLock5iは鍵の解錠から経過した時間に応じて自動で施錠する機能があります。
また、時間や曜日を設定してその時間帯はオートロックをかける機能も備えております。
この機能を設定することで、セキュリティ対策は簡単に強化可能です。

 

まとめ

RemoteLockをオフィスに導入することで、

  • 鍵の受け渡しの手間の削減
  • 鍵発行のコスト削減
  • 社員の入室時間の把握
  • 簡単な入室管理
  • 時間外勤務の管理
  • 高いセキュリティ

が期待できます。ほかにも、RemoteLockにはたくさんのメリットがあります!
詳しくはこちらの資料で!

Topics: RemoteLock(リモートロック), 活用例, オフィス

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