オフィス・事務所の管理

入室履歴の管理からはじめるオフィスセキュリティ

 

オフィスや事務所で、いつ・だれが・どこに入室したのかを管理できずにお困りのことはありませんか?

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 オフィスのサーバールーム、個人情報保管場所などでは、出入りを制限し記録として管理することが重要です。こうしたトレーサビリティはトラブルの抑止効果が期待されます。

 

そんなときは、クラウド管理システムのユーザーの入室履歴をご活用ください。

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 ユーザーの入室履歴画面

 

 管理システムのイベント履歴画面では、設置したリモートロックの単位でいつ、だれがドアを解錠したかを確認することができます。1つのデバイスにつき最大1000ユーザーまで異なる解錠コードを発行できるため、社員数が多くても安心です。

また解錠に失敗した場合も履歴が残るため、不正なアクセスにもいち早く気付くことができます。

 

その他こんなメリットがございます

  • 大量のICカードの発行不要で、導入コスト削減
  • 社員や清掃員、配達員など利用者に応じたアクセス権限設定で、社員の不在時も業者の出入りが可能に
  • 来訪者にその都度ICカードを手渡す必要なし
  • アルバイトや退職する社員のアクセス権限の削除も簡単
  • サーバールームや個人情報の保管ルームなど特別なエリアのセキュリティアップに
  • 解錠時にはメール通知の受取りが可能

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導入事例   ~ソフトウェアビジョン株式会社様~          



 

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【業務内容】

熊本県の情報サービス業者。システム構築を軸とし、クラウド構築や運用保守などのサービス事業も行っている

【利用用途】

会社全体が取り組んでいるISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)に関するセキュリティ管理の一環で、RemoteLockを導入

【導入時期】

2017年4月にRemoteLock5i(シルバー色)5台を導入。3階建てオフィスビルの各フロアに取付けて利用中

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執務スペース(1階)入り口


全社員にそれぞれ解錠パスワードを発行し、朝一番の入室者と時間の把握や、時間外勤務の管理等にRemoteLockを活用しています。日頃の管理以外にも、社員が鍵を持ち歩く必要がなくなった点は、紛失などの潜在的なリスクを減らすことに繋がるので嬉しいです。(ソフトウェアビジョン様より)

 


■導入前の状況と、導入後の改善点について、詳しく教えてください。


今までは、入退室の履歴を紙に記入してもらい保管していましたが、手入力ではどうしても記入の漏れやデータ改ざんの心配がありました。例えば、残業時間の管理に関しては、実態が見えなかったこともありました。これからは、鍵の施錠・解錠のログが全てRemoteLockのクラウド上で管理できるので、管理が非常に楽になりました。
 また導入以前は、各フロアのドアの鍵を一部のセキュリティ管理者が管理していましたが、土日や深夜に勤務する社員や常駐先から戻ってくる社員への鍵の受け渡しと管理が大変でした。RemoteLockを導入してからは遠隔から管理ができますので、時間やコスト面で非常に助かっております。

 


■その他に感じたメリットについて、教えてください。


 以前は、通信機能のないテンキー型の電子錠を使っていましたたが、全員が同じ番号を共有していたため、年に2回は必ず番号を変えながら運用していました。番号を変える作業は、電子錠を分解しなければいけなくて作業も大変でしたが、今はその必要が全くなくなったので良いと思います。

ソフトウェアビジョン_オフィスビル入り口-1.pngオフィスビル入り口

 


■使用における注意点について、教えてください。


最終退室者の中では、まだRemoteLockに慣れていない人もいて、たまにRemoteLockの施錠を忘れてそのまま退室してしまう時もあります(※)。RemoteLockには、曜日と時間を指定して、オートロックをかける機能もありますのでこの機能を設定して対応しております。                          (※)RemoteLock5iのオートロック機能は入室時のみ対応しております。

 


エンドユーザー様全員が操作に慣れるまでに少し時間はかかるかもしれませんが、入退出履歴の管理や、暗証番号の管理がクラウドから自由にできるようになったメリットが大きいようです。(RemoteLockチームより)

聞いてみたいことはありませんか?