厚生労働省でも、働き方改革の一環として勤務時間短縮や時間差通勤などを推奨していますが、中でも「テレワーク」という働き方は、これから増々一般化すると予想されています。それに伴い、「個室テレワークスペース」というレンタルスペース事業にも注目が集まっています。しかし、運営する中で問題になってくるのが「鍵」の管理や「受付」。個室テレワークスペースを実際に運用している実例とともに、どのように管理運営しているのかをご紹介します。

「テレワーク」とは、「TELE＝離れた場所」と「WORK＝働く」を合わせた造語で、パソコンやモバイルを使って、決まった場所に通勤するのではなく、時間や場所を選ばずに仕事をする働き方です。

テレワークには従来の「在宅勤務」という形態から、最近では「施設利用型勤務」に進化を遂げています。そもそも近年、会社を飛び出しカフェなどで仕事をする人達が増えていました。しかし、大事な会議やミーティングなどもネット上で行われるようになると、周りの目を気にせず落ち着いて仕事が出来る空間が必要になってきたのです。

自宅では仕事が出来ないビジネスマンから、集中して勉強したい学生など、今後、時間貸しテレワークスペースはますます需要が増えると想定されます。個室テレワークスペースにもさまざまな形態が生まれていますが、その中でも特色のあるテレワークスペースをご紹介しましょう。

「STATION WORK」は1人がこもれるほどのキューブ型のブースですが、デスク、椅子、証明、無料Wi-Fi、USBポート、電源など、ビジネスに必要な物はすべて揃っています。駅中に設置することで、仕事場に戻ることなく重要な書類の作成やネット会議などにも対応でき、多くの利用客が見込まれています。

セブン-イレブン飯田橋升本ビル店に設置されたテレキューブ(現在はページ公開終了)

コンビニに個室テレワークスペース「テレキューブ」を設置する試みを始めたのはテレキューブサービス株式会社。これまでテレキューブの多くが駅やオフィス街を中心に設置されていました。

生活のインフラともいえるコンビニに設置することで、ネット会議をする場所に困っていた人や、家では集中して仕事や勉強ができなかったビジネスマンや学生などの駆け込み寺的存在になるかもしれません。

新大阪江坂東急REIホテルでは、客室を利用した個室テレワークプランを販売しています。もともとロビーに無料のコワーキングスペースを提供している当ホテルですが、需要の高まりの中で「サテライトオフィス」として３時間の客室利用プランを販売していました。そのうち「オンライン会議の間だけ」などの要望が高まったことから、客室を最短３０分からの時間貸しテレワークスペースとして販売を開始しています。

このように、個室テレワークスペースは利用客の要望に合わせながら、さらに発展を続けることでしょう。では、実際に個室テレワークスペースを運営するにあたって問題となる「受付」や「鍵」の管理などはどうなっているのでしょうか？

個室テレワークスペースのチェックインには、スタッフが受付を行う場合と、端末機械などにお任せする場合があります。それぞれの決済方法や、鍵の受け渡しなどを解説していきます。

大きなスペースに沢山の個室テレワークスペースが入っている場合、ホテルのフロントのように受付カウンターを設け、スタッフが会計から鍵の受け渡しまでを一括して対応することが多いようです。

スタッフがいると利用客が帰ったあとの清掃やちょっとしたトラブルなどにも対応出来る上、鍵の紛失などのリスクも最小限に抑えることが出来ます。

スタッフを置かず「受付端末」を設置する「セルフチェックイン」も増えています。利用客は、入り口近くに設置している「受付端末」から利用時間や部屋のタイプを入力し、チェックインを済ませます。端末から、伝票やカードキーを受け取ることで、個別テレワークスペースを使用することが出来ます。使用した後は、再び受付端末で伝票やカードのバーコードを読み取り、チェックアウトを行います。

延長料金なども自動精算してくれるので便利で安心ですし、人を介さないことで気軽に使っていただけるなどのメリットがあります。

とはいえ、上でご紹介した方法にも問題点があります。受付スタッフを置くことは、利用客がいない時でも人件費がかかる上、スタッフのシフト管理が必要など、想像以上に経費や手間がかかります。また、受付端末を導入するとなると、設備投資費用として少なくても数百万円は必要ですし、レンタルスペースの規模が大きくなると一千万円規模の費用が掛かる場合もあります。

できるだけ人件費や大がかりな設備投資をしたくない場合、オンラインで鍵管理ができるスマートロックを使用する方法があります。

無人に近いテレワークスペースの運用が叶うスマートロック

スマートロックとは物理的な「鍵」とは違い、ネット上で発行されるパスワードなどのバーチャルキーで解錠できる電子キー（もしくは、既存の鍵を操作するガジェット）です。様々な会社がサービス提供するスマートロックですが、中にはスペース貸し向けの予約システムと連動が可能なものもあります。予約システムと、予約システムと連動可能なスマートロックを併用することで、オンラインで24時間・365日利用予約を受け付け、予約ごとにテレワークスペースに入るための鍵の権限が自動発行されます。

こうした「予約システム」と「スマートロック」の組み合わせであれば、予約システム上で事前にオンライン決済してもらうことで、現地に精算端末や現金を用意したり、鍵の受け渡しのためにスタッフが駐在する必要もなくなります。さらに、物理的な「鍵」だと起こりがちな、紛失などのリスクも回避できるようになります。

このように「予約システム」と「スマートロック」を使用し、予約、決済、鍵の受け渡しをすべてオンラインで完結させることで、無人に近いカタチでの運営を実現する上、大がかりな設備も必要ないので、大幅にコストを抑えることができます。

これから、テレワークという働き方が一般化すると同時に、個室テレワークスペースの需要も増々増えていくでしょう。さらに、ビジネスマンだけではなく、学生や一般の方への潜在的ニーズも広いことからも「レンタルスペース事業」は不動産投資としても注目を集めています。

個室テレワークスペース事業のメリットは、小さなスペースでも始められる事です。しかし、最初から大がかりな機械を導入したり、受付スタッフを駐在させるとなるとコスト的にかなりの痛手となります。スマートロックを取り入れ、予約システムと連動させることで、無人に近いカタチでの運用が可能になります。できるだけコストをかけず、安心で安全な運営をしたい方には、選択肢の一つとして参考にしていただけば幸いです。