無人運営でも遠隔から万全なセキュリティ管理を実現。
株式会社 加瀬倉庫 様
昭和53年に創業。神奈川県横浜市に本社を構え、レンタルボックスやコインパーキング、コンテナハウスなどを全国各地に展開。東京・神奈川を中心に展開する貸し会議室・レンタルスペース事業では、「加瀬の貸し会議室」の専用サイトから、エリア・目的に応じて多彩な会場を手軽にレンタルでき、幅広い客層から人気を集めている。
2017年6月にRemoteLOCK 5iを導入し、自社で運営する貸し会議室で利用中。導入以前に抱えていた課題から、導入後の効果、RemoteLOCKを導入して得られたメリットについてお聞きしました。
| 課題 |
セキュリティの脆弱性と不正入室防止のための作業の手間が課題
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| 解決策 |
クラウドから遠隔で利用者ごとの暗証番号を発行
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| 効果 |
セキュリティ強化に加え、予約受付時の業務効率が向上
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- Q.導入の背景・目的について教えてください。
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A. セキュリティ対策のあり方・業務負担の改善と、強化が目的でした。
RemoteLOCK(リモートロック)の導入前は、他の電子錠を使っていましたが、解錠するための暗証番号は使い回していたため、定期的に変更の必要がありました。そのため、変更するたびにオペレーションの手間が増大してしまうのが大きな課題でした。また、1年後の会議室を予約されている方がいた場合、1年後の暗証番号をあらかじめ決めておくのは現実的に難しく、変更のたびに暗証番号をお伝えする手間も生じていました。
さらに、何度もリピートされているお客様の中には、以前の暗証番号を覚えている方もいらっしゃいます。そのため、セキュリティ面で不安を感じたのも導入を検討し始めた理由の1つでした。
- Q.導入前の鍵の管理の方法や当時の課題について教えてください。
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A.別の鍵製品なども試していましたが、使い勝手に不満を感じていました。
他社が販売するスタンドアロンの電子錠をメインで使っていました。当社ではマンスリーマンションやゲストハウスなど、不動産に関する様々な事業を行っていますが、そこで使っているものと同じ電子錠になります。
テンキー型の別の電子錠を使っていたこともありましたが、その製品はオートロックがかかってしまう仕様になっており、頻繁に出入りがある大人数のセミナーなどで使うには逆に不便になることから、その後しばらくして使わなくなりました。 さらに、鍵の取り付けを行う施工職人さんによって、設置に時間がかかったり、開閉がうまくいかなくなることもあり、その点で不満を感じていました。
また、暗証番号の変更は現地で行う必要があることから、月末に一斉に番号を変えるとなると非常に大変ですし、例えば、1年先の成人式の着付け会場の予約など、未来の暗証番号を管理するのにとても手間がかかることから、番号をこまめに変更せず、使い回すこともありました。
- Q.RemoteLOCKを選ぶうえで決め手になったものを教えてください。
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A.機能がとても充実しながら、コストが安いのが魅力でした。
RemoteLOCKを知ったのは、ビル経営に関する情報をまとめた雑誌『週刊ビル経営』の記事を読んだのがきっかけです。その後、Webサイトを通じて詳しく調べてみると、当社が貸し会議室を運営する上で抱えていた課題を解決できることが分かり、「モノが良ければすぐにでも導入しよう」という話になりました。
決め手になったのは価格でした。これだけ充実した機能が付与されていて、この価格は安いと感じました。施工費については、今までも業者に取り付けを依頼していましたから価格感も掴めており、気になる金額ではありませんでした。 また、スマートロックでありながら、適度なアナログ感が残されている点も好印象でした。アプリをダウンロードする必要がなく、IT機器が苦手なお客様でも容易に操作できる点が良かったです。
RemoteLOCKチームよりコメント
RemoteLOCKの利点の一つが、他のスマートロックとは違い、スマホアプリやICカードが不要であることです。貸し会議室のご利用者様には、発行した暗証番号をメールや電話で伝えて、入力してもらうだけで解錠ができます。面倒なスマホアプリの起動や、難しい操作は一切不要です。不特定多数のご利用があるような場合は特に、「誰もが使いやすいこと」、「無理をさせないこと」、「余計なことを考えさせないこと」は、不要な問い合わせを減らし、お客様の満足度を高めるためにも重要なことです。
- Q.導入の前に、比較検討された製品などはありましたか？
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A.テープ貼り付け型のスマートロックは、利用中には剥がれ落ちて困ったことがありました。
現在、70室ほどの会議室をすべて無人で運営・管理していますが、従来の電子錠では、どうしても閉め忘れや開けっ放しになることがありました。また、将来的には、予約後、入金を確認した段階で暗証番号を通知する仕組みで運用し、会議室の清掃についても、当社が運営する370室のレンタルスペースとまとめて巡回清掃できるような流れにしたいと考えていました。そこで、スマートロックの導入を本格的に検討することになりました。
RemoteLOCKの導入前には、別のスマートロック販売会社の営業担当に依頼し、実際の機器を設置してテストを行ったこともあります。そのスマートロックは、両面粘着テープで貼り付けるだけで簡単に設置できるもので、工事費がかからないのは良かったものの、朝出社するとスマートロックが剥がれ落ちていたことがありました。
また、解錠には通信機器を用いたBluetooth接続が必須であったため、常設のタブレット端末を用意したのですが、これが盗まれてしまったのです。結局、この２点が致命的だと感じ、導入を断念することになりました。
RemoteLOCKチームよりコメント
両面粘着テープ型のスマートロックは「手軽に導入可能なこと」と「現状復帰がしやすいこと」の2点が大きなメリットなのではないでしょうか。一方で、加瀬倉庫様の例のように剝がれるリスクが全くないとは言えないようです。その点、RemoteLOCKは工事取付のため、手軽さや原状復帰のしやすさはテープ型と比べると劣りますが、その分、安定性や安心感を持って運用いただけることは間違いありません。
- Q.RemoteLOCKの取り付けや導入にあたり手間や煩わしさを感じた点はありますか。
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A.取り付け時に、ドアの寸法情報を確認するのが手間でした。
ドアの寸法情報が必要なことです。ドアの情報が手元になかったため、現物を採寸しに行く手間がかかりました。また、どこの寸法情報が必要なのかも分かりませんでした。そのため、現在では懇意にしている鍵屋さんにこれらの対応をお願いしています。
RemoteLOCKチームよりコメント
RemoteLOCKの取り付けは基本的には施工会社様にご依頼いただくこととなります。物件に取り付けられるか確認したい、工事の費用が知りたい場合は、お近くの施工会社様にご確認いただくか、現在は弊社の施工パートナーをWebでもご案内しておりますので、そちらにもお気軽にお問い合わせくださいませ。物販・工事のお見積もり、お問い合わせはこちらのパートナー様へ。
- Q.現在のRemoteLockのご利用状況について教えてください。
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A.遠隔から鍵を管理・発行できるようになり、受付業務が大幅に効率化できました。
今のところ、問題なく運用できています。鍵に関するトラブルや問い合わせは間違いなく減りました。今までは、新しい鍵をつけるとどうしても問い合わせが増える傾向にありましたが、そういったことは全くありません。 実際にクラウド画面を管理しているのは、コールセンターです。暗証番号の発行もそこで行っています。クラウド画面の操作も決して難しくありません。
まだスタッフが若干慣れていない部分も見受けられますが、このあたりも近いうちに解消すると感じています。 ちなみに、退出時の施錠の操作（LockStateボタンを2回押し）は、忘れることが結構多い気がします。その場合は、クラウドによる遠隔操作で施錠するようにしています。
RemoteLOCKチームよりコメント
クラウド管理システム「LockState Connect」では、ユーザーやゲストの登録と暗証番号の発行はもちろん、解錠可能な時間や曜日の設定、複数のドアのグループ管理、解錠履歴の閲覧など、さまざまな機能を活用できます。ほかにも、オートロック機能（RemoteLOCK7iのみ）の設定や、指定時間に自動でロック解除／ロックを行う機能もございます。 設定だけでなく、各RemoteLOCKの電池残量、Wi-Fi接続状態、鍵の開閉状態をリアルタイムで確認することも可能です。電源供給は単三電池4本ですが、電池残量が低下するとメールが自動送信される設定もできるため、突然電池切れが発生して使えなくなるといった心配もありません。
- Q.RemoteLockを導入したことでの思わぬメリット等はありましたか。
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A.使い勝手の良さだけでなく、スマートなデザインも好評です。
利用者の方々からは、鍵のデザインを見て「かっこいいね」と言われることが多いです。「海外の製品なんですよ」とご説明すると喜んでいただけます。社内のスタッフからも評判がいいですよ。 改善点としては、若干ボタンが押しづらいと感じるところでしょうか。ボタン操作にクセがあるのも気になりました。また、初期設定が分かりづらく、最初にシリアルナンバーが必要だということが分かりませんでした。このあたりの説明をもう少し丁寧にしていただければ、これまで以上に使い勝手が良くなると思います。
RemoteLOCKチームよりコメント
2017年1月の販売開始以来、多くのお客様にご利用いただく中で頂戴したご要望や課題は常に社内でフィードバックし、改善を図るように努めております。設定のサポートもお電話でのご対応はもちろんですが、そもそも迷うことがないように各種マニュアルや動画コンテンツの充実も図っておりますので、安心してご利用を開始ください。
貸し会議室の受付業務を効率化＋セキュリティ強化
暗証番号型スマートロック『RemoteLOCK』の詳細はこちら！
貸し会議室への導入によりこんなメリットがございます。
- 鍵の受け渡しに要する手間・コストの削減
- 受付業務の軽減による人件費の削減
- 鍵の紛失がなくなり、情報漏洩のリスクが低減
- 利用後の不正アクセスの予防
- 清掃員、配達員など利用者に応じたアクセス権限で、社員の不在時も業者の出入りが可能
- 会員の解錠・施錠をその都度メール通知することも可能
RemoteLOCKチームよりコメント
テンキー型の電子錠のご利用経験があり、カギについては非常に目利きをされていました。暗証番号での入室にメリットは感じつつ、現地での暗証番号変更する必要があることにご負担を感じていらっしゃいました。