オフィスの受付業務省人化やセキュリティ対策のために入退室管理システムの導入を考えている方もいるのではないでしょうか？この記事ではセキュリティ対策に有効な入退室管理システムの解説や導入事例を紹介します。

入退室管理システムはオフィスのセキュリティ強化に有効です。入退室管理システムは部外者の出入りを制限できるだけではなく、内部の人間がいつ、どの部屋に移動したかを管理することができます。これらの情報はWeb上から簡単に閲覧することができ、不正抑止に有効です。

製品によっては、外部の人間に一時的に入室を許可することで、来客対応の手間を大きく減らすことができるものもあります。上記の製品についてはこちらで詳しく解説しています。

オフィスセキュリティとして駆けつけ型の警備会社に依頼する手段もありますが、費用が数百万円に膨らむケースもあります。セキュリティ対策にそこまでお金をかけられないのであれば入退室管理システムの方が現実的です。

入退室管理システムに使われている認証技術には以下のようなものがあります。

それぞれの認証技術についてセキュリティの観点も踏まえながら解説していきます。

0から9までの10個の数字ボタンで事前に設定された暗証番号を入力して施錠・解錠します。導入コストが低く、鍵を持ち歩く必要がないため、鍵を無くして再発行するといった事態が起こりません。

ただし、のぞき見されて暗証番号が第三者に漏洩する可能性があるためセキュリティの観点からは注意が必要です。対策として暗証番号を定期的に変更する必要があり、変更したことを従業員に通知する手間が発生します。

リーダーにICカードをかざして解錠します。既存の社員証やSuicaなどの交通系ICカードを活用することができるため、導入コストを抑えることが可能です。

ICチップが埋め込まれているため偽造されにくく、個人ごとの入退室を記録できるためセキュリティ強化につながります。さらにパソコンやプリンターの認証デバイスとしても導入できるため、機密・個人情報の漏洩対策にもなります。

懸念点として、ICカードが盗難され不正入室されてしまう可能性があります。また、一度の認証で複数の人間が入退室できるため不審者の侵入を許す可能性があります。

バイオメトリクス認証（生体認証）は、指紋認証や静脈認証、顔認証などの身体的特徴を利用します。

バイオメトリクス認証（生体認証）はセキュリティの観点からみても非常に優れています。テンキー方式で起こりがちな「忘れる」「盗み見される」、ICカード認証に起こりがちな「紛失」「盗難」といったリスクを避けることができます。

ただし、生体情報が物理的に変化する可能性があるので注意が必要です。例えば指紋が怪我で変化すると認証されなくなるので、再登録の手間がでてきます。また、鍵登録に生体を使うため、新規の来客入室の際は内部の人間が対応する必要があります。

スマートフォンに専用アプリをインストールし、リーダにかざして認証・解錠を行います。ICカードの手配や配布が必要ないので、導入コストを抑えることができます。

ICカードほど紛失や盗難のリスクが高くないため、セキュリティ面でも優れた認証システムです。

ここまで説明してきた入退室管理システムの機能を備えた鍵のことを「スマートロック」と呼びます。「スマートロック」をオフィスに導入することによって、受付業務の工数削減やセキュリティ強化が実現できます。

ここからはオフィス向けのスマートロックを5つ紹介します。

▲RemoteLOCK（リモートロック）

RemoteLOCK(リモートロック)はWi-Fiを経由してインターネットにつながっているスマートロックです。今回紹介するスマートロックのなかで唯一、取り付け工事が必要になります。手間だと感じるかもしれませんが、簡単に外される心配がないので、堅牢なスマートロックを求めている会社におすすめです。

ひとつのデバイスにつき最大1,500ユーザーまで異なる鍵を発行でき、Wi-Fiを経由しているので、「いつ」「だれ」がドアを解錠したかという記録が漏れなく残ります。

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Akerunは様々なクラウド勤怠管理システムとAPI連携できるスマートロックです。解錠の際にはスマホアプリが必須でBluetoothによる通信（接続）が必要になります。

取付工事が不要で両面テープで貼り付けるだけなので、賃貸物件で穴を空けられない会社におすすめです。ただし、悪意のある人間に取り外される可能性もあるため注意が必要です。

bitlock PROはAkerun同様、端末をドアに貼り付けるだけで工事不要で利用できるスマートロックです。スマホ、ICカード、社員証、遠隔解錠での解錠方法の他、Apple Watch、テンキーなどの解施錠方法に対応しています。

bitlock PROにはbitkey platformと呼ばれる暗号化技術を応用した独自のセキュリティを備えており、データの改ざん対策に力をいれています。

カギカンもAkerun同様、取付工事不要で利用できるスマートロックです。カギカンの特徴はPC、スマホ、タブレットなど、さまざまなデバイスで解施錠できるという点です。

また、カギを発行したくない部屋にはリモートで解施錠することも可能なので、厳格に機密情報を管理したい会社にはおすすめです。

ALLIGATE（アリゲイト）は配線工事不要な後付け可能な電池タイプから、工事を行い、しっかり設置する電源タイプまで様々なラインナップが用意されています。

一般的な開き戸に加えて、引き戸、ガラス扉、自動扉等にも対応しているので、オフィスの扉の形にあわせた鍵を設置することができます。

多くのオフィス向けスマートロックは従業員の入退室管理には便利ですが、不特定多数の入退室管理には向いていません。外部の人間は鍵を持っていないため、来客のたびに受付対応をする必要がでてくるためです。

例えば、清掃清掃や自動販売機の業者、クライアント、イベント開催など外部の人間が頻繁に出入りするような企業だと来客対応の工数は従来と変わりません。

RemoteLOCKはひとつのデバイスにつき最大1,500ユーザーまで異なる鍵を発行できます。
管理画面から簡単に暗証番号発行とメールで通知することができ、来客時の受付を省人化することができます。

また、入室許可の期間・時間を設定することもできるので、外部の人間が個人情報保管場所などに入らないよう制限することができます。

リモートロックをオフィスに導入し、入退室管理の省人化とセキュリティ強化に成功した事例を紹介します。

ソフトウェアビジョン株式会社 様

ソフトウェアビジョン株式会社様はシステム構築を軸とし、クラウド構築や運用保守などのほか、iPhoneを用いた広告業を手がける企業です。大学や各団体と連携した実証実験など、新たな試みにも積極的に取り組んでいます。

こちらの会社では、もともと入室履歴を各社員が紙に記入して管理していましたが、残業時間などの記入漏れやデータ改ざんの心配がありRemoteLOCKを導入しました。

RemoteLOCKを導入してからは、自動で入室ログが取得・保存できるので朝一番の入室者と時間の把握や、時間外勤務の管理を正確に行うことができるようになりました。

株式会社Rebase 様

株式会社Rebase 様はレンタルスペースの予約・集客プラットフォームであるインスタベースの運営会社であり、インスタベースでは全国で約25,000件のスペースが掲載されています(2022年9月時点)。

2022年4月に本社オフィスを代官山から表参道に移転し、オフィスの入室管理にRemoteLOCK 8j-Fを導入していただきました。

施設利用者の手持ちカードをそのまま利用できるため、ストレスフリーで快適に解錠・入室いただけるとともに、来客時の個別対応やカードの発行・送付の手間を削減します。多拠点の入室をクラウド上で遠隔から一元管理し、受付の無人化をよりスマートに実現することができます。

本記事ではセキュリティ対策に有効な入退室管理システムの解説や導入事例を紹介してきました。スマートロックは受付業務省人化に加えてセキュリティ対策にも有効なことがわかっていただけたかと思います。

オフィス向けスマートロックのなかでも、従業員の入退室管理だけではなく不特定多数の入退室管理には向いているのがRemoteLOCKです。入退室管理や受付の工数削減、オフィスセキュリティ強化をしたい方はぜひご検討ください。

オフィス向け RemoteLOCKサービス詳細資料

オフィスセキュリティの遠隔一元管理や受付システムとの自動化について、詳細資料にまとめました。