レンタルスペースの鍵を遠隔から発行&受け渡し

現地での鍵対応が不要になり管理ラクに。スペースの利便性も向上。

IMG_8382(0907).jpg

Media Space Knoby(メディアスペース ケノービー) 

https://laboknoby.com/

2016年5月に設立。山口県でレンタルスペース事業を行う。店舗の1FはスペースだけでなくAV機器や大画面スクリーンを一緒に提供するメディアルームを、2Fではプロジェクターや椅子・デスクを用意したセミナールームを設けている。その他にも、地域の外国人向け日本語スクールを定期開催するなど人材育成や、最新の機器を活用したメディア関連事業にも注力している。

2018年2月にRemoteLOCK5iを導入いただき、1Fのメディアルームと2Fのセミナールームの各入口でご利用いただいています。今回は、どのようにして遠隔での鍵管理を実現にしているのか、導入後に利用者にもたらした効果などについてお伺いしました。

課題

鍵の解錠のための現地対応が手間

  • 現地スタッフは不在。鍵を開けるためだけに毎回現地を訪問  
  • 利用者が予定通り来ない場合は現地で待機することも  
  • 鍵は渡さないためゲストは一時的な外出ができなかった
解決策

遠隔から鍵を発行&受け渡し

  • 遠隔から利用者用の鍵の暗証番号を発行
  • 番号はメールかFAXで通知
  • 定期利用者には鍵が利用可能な曜日と時間をスケジューリング
効果

管理がラクに。レンタルスペースの利便性も向上

  • 現地での鍵対応が不要に
  • 利用者は一時外出が可能に
  • スケジューリングにより不正入室を防止できて安心
導入前の課題について教えてください。

Q.

鍵の解錠のために現地でお客様と待ち合わせ。片道1時間の移動が必要で管理が大変でした。

Media Space Knobyは遠隔地から施設管理を行っています。そのため、利用があると自分自身で片道1時間かけて現地に赴き、鍵を開けていました。オープン当初はそもそも認知度が低く、利用者が少なかったので、頻繁に現地に通うことはありませんでした。しかし、次第に利用者が増える中で、このままでは対応が難しくなると感じていました。その他にも、お客様が待ち合わせの時刻に来られないこともあり、ひたすら待つ必要があった時は大変でした。

鍵はお客様にお渡ししていませんでした。お客様は一時的に外出したくても施錠できないので、貴重品や荷物を置いて出かけるのは不安であり、その点では不便だったと思います。

 

knoby_image1

<セミナールーム(左) / メディアルーム(右)AV機器と大画面スクリーンが利用可能>

A.

RemoteLOCKを選んだ決め手を教えてください。

 

 

 

 

Q.

鍵を遠隔から発行できる点と番号を伝えるだけという受け渡しのシンプルさが決め手でした。

選定にあたり電子錠やスマートロックなど色々と比較検討しました。RemoteLOCKの他には既存の鍵(サムターンの部分)にかぶせて取り付けるタイプのスマートロックを検討しました。しかし、月額料金が高かったことと、両面テープで固定するため、外されてしまう心配があり、導入には至りませんでした。その他にも鍵メーカーの電子錠も調べたのですが、暗証番号の変更は本体側を操作して行う必要があり、遠隔管理には向いていませんでした。


RemoteLOCKだと暗証番号を伝えて、お客様はその番号で入室するというシンプルさが良かったのと、何よりその番号の設定や変更を遠隔地から行えることが決め手でした。また、こうした管理が行えるスマートロックの中では月額料金が比較的リーズナブルだったのも魅力でした。

A.

導入過程について教えてください。

Q.

取り付けは建物の内装工事と同時に知り合いの工事業者に任せました。

RemoteLOCKはドアへの取り付け工事が必要な製品でしたが、自分で所有している物件なので誰かの許可がいるわけでもなく、特に抵抗はありませんでした。また、取り付け作業は、施設の内装と同時に知り合いの工事会社に任せましたが、こちらも特に問題なく設置できました。

 

knoby_image2

<さわやかなグリーンが印象的な外観。木製のおしゃれな扉にRemoteLOCK5iが馴染んでいる

A.

現在のRemoteLOCKのご利用状況を教えてください。

Q.

予約確定後に利用期間限定の暗証番号を発行しています。

2018年8月現在は、Webサイト上に施設の空き状況を確認できるカレンダーを掲載しています。こちらで日程を確認いただき、Webサイト上の予約フォーム、もしくは、申込書を送ってもらう形式で予約を受け付けています。その後、ご利用料金の入金が確認でき次第、利用期間限定の暗証番号を発行、通知しています。RemoteLOCKの使い方は番号通知の際にメールで送っています。開け方に関する問い合わせ等は特になく、メールを送ってやり取りが完結することがほとんどです。

また、毎週特定の曜日に定期利用するお客様に対しては、毎回番号を変えるのは、管理者にもお客様にとっても面倒なので、同じ番号でかつ特定の曜日・時間だけ利用できるスケジュールの機能を使っています。その他にも、例えば外出中は、管理者用のスマートフォンアプリ(iOS版)を使って番号の発行や入室履歴を確認ができるようにしています。

A.

RemoteLOCKを使っての効果や感想を教えてください。

Q.

現地対応が不要になり管理が楽になりました。利用者も自由に出入りできて利便性が向上したと思います。

管理する手間が圧倒的に少なくなったのは本当にうれしいです。利用者と待ち合わせをしたり、遠方から時間をかけて移動することもなくなったので、業務が非常にラクになりました。

利用者側も、暗証番号でいつでも気軽に出入りができるので使い勝手が良くなったと思います。到着が遅れる場合も鍵の受け取りや待ち合わせ時間を気にせずに来れ、途中で外出する際の施錠・解錠も可能になったので、スペースの利便性も向上しました。

 

はじめはRemoteLOCKの仕様や機能についてわからないこともあったのですが、サポート担当の方に電話やメールで質問して、その都度、疑問を解消しました。対応も良かったので、その点でも安心できました。

A.

ビジネスへの思いや今後の展望について教えてください。

Q.

最新技術の体験や、地域のコミュニティづくりの場としてより多くの方に利用してもらいたいです。

オープンから2年経って、徐々に利用者も増えています。DVDや教材を持ち寄って仲間と一緒に利用している姿などを見ると、地域に浸透していると感じています。今後も、例えば最新の設備や機器を見たことがない子供たちに大画面のホームシアターや、ドローンなどの新たな技術に触れてもらうことで、教育や地域の発展の場となればと考えています。そしてこれからもRemoteLOCKなどの新たな技術を活用しながら、より利便性が高く、他にはないスペースを提供できればと思います。

 

 

A.

RemoteLOCKはレンタルスペース運営における鍵の受け渡しの効率化に寄与します。利用があるたびに現地に行って鍵を開けたり、そのための常駐スタッフを配置することはもちろん不要です。さらに、暗証番号で気軽に出入りできることでスペースの利便性の向上にも貢献しています。複数名で利用の場合も簡単に鍵をシェアできるだけでなく、一時的な外出の際は鍵を持たずに安心して出入りすることができます。RemoteLOCKを使って、管理をラクにするだけでなく、利用者にもやさしく、便利なスペース運営を実現してみていかがでしょうか?(RemoteLOCKチームより)

購入方法はこちら