オンデマンドでセキュリティ強化と、社員の負担軽減を両立

スマートロック活用でキーレス・安心のオフィス管理へ

株式会社ワーク・ライフバランス

株式会社ワーク・ライフバランス 

https://work-life-b.co.jp/

福利厚生ではなく経営戦略として1,000社以上の「働き方改革」を成功に導いてきたコンサルティング会社。働き方改革のためのツール提供や講演、コンサルティング事業を展開。2006年創業から普及活動に取り組み、法律改正などを背景に伸びるお客様ニーズに応えるため、社員の方々も日々全国を飛び回りご活躍されています。

また、株式会社ワーク・ライフバランス様の内部でも、「仕事を属人化させない」「社内では残業禁止」「より生産性をあげていくにはどうすれば良いのか」といった観点で様々な改善に取り組んでいらっしゃいます。オフィスのセキュリティ強化と、施錠管理にあたる社員の負担軽減のためご導入いただきました。

オフィスの入退室管理と、自社に併設する講演スペースを統合管理するため、2018年3月にRemoteLOCK 7iをご導入いただきました。今回は運用から半年が経過し、導入前にお持ちだった課題から、導入後にもたらした効果、さらにスマートロックを活用することのメリット等についてお伺いしました。

課題

顧客面談・外出が多い業務、オフィスの施錠管理が社員の負担に。

  • オフィスの朝の解錠、最終施錠は社員が当番制で対応。
  • 外出・出張の多い中で、当番のスケジュール繰りに苦労。
  • 台風等の災害時や、体調不良の際のカギ対応も課題に。
解決策

スマートロックでキーレスに。
限定、履歴の記録で安全な運用に。

  • 物理キーをやめて、誰でも施錠できるように。
  • 解錠は個人毎にIT管理された暗証番号。
効果

当番の廃止で、より働きやすく。不正入室のないカギ運用。

    • 施錠・解錠のシフト対応不要で負担を解消。
  • 当番調整のためのMTG時間も不要に。
  • 入室権限や期間を設定して、不正利用を防止。
  • 履歴や入室のメール通知で、リアルタイムな入室把握。
Q.導入の背景・目的について教えてください。

A.必要な時にだけ利用可能、オンデマンドのセキュリィ管理を実現したい。

オフィスの執務スペースと、お客様も利用する自社の講演スペースを管理しています。
オフィスの施錠管理にかかる社員への負担が大きくなっていました。

常に社員が立ち会えれば良いのですが、そうでない時には「カードキーや物理的なカギを渡す・回収する」という手間と、一度渡したカギは不正利用ができてしまう、というリスクが発生してしまいます。オンデマンドで必要な時にだけ施錠・解錠をしてもらえる入室管理システムを採用することで、フレキシブルなセキュリティ管理を実現したいと考えていました。

Q.導入前の鍵の管理方法と、当時の課題について教えてください。

A.物理キーと警備システムで運用。顧客訪問・出張が多く、朝の解錠・終業時の施錠管理が負担に。

就業時間外で人がいない際には、オフィスのカギを締めています。セキュリティの観点から、朝の鍵開けや最終退出時の施錠は、社員が対応しています。

物理キーを社員に配布し、その日その日の当番が解錠、施錠をしていました。当番は、業務に支障がでないようカレンダーでスケジュールを共有して2週間に1度どの日に誰が施錠するかシフトを決め、社員全員で分担していました。ところが、子どもの体調不良などのイレギュラーが発生してしまうと、急遽その日対応できる人を探すなど、調整に手間がかかり苦労していました。

また、業務は外出や出張などお客様と会う時間が多いため、夕方に社員がオフィスから出払うことがあり、契約スタッフや学生インターンがいる時などには、誰が施錠するかが問題になります。契約スタッフも鍵を預けられても不安、社員もわざわざ施錠対応のためだけに予定調整や会社に戻ってくる等の負担があり、改善の必要性を感じていました。

講演スペースのセキュリティと鍵の受け渡し。

講演スペースは、自社のみで開催するセミナーはもちろん、社外の方との共同利用の場合もありますが、常に社員が立ち会うことができない場合もあります。イベントが週末であったり、講演前には事前準備のため朝早い時間から利用したい等のニーズもあり、これまでは社員の立会いや、先に入室頂く場合は事前にカギを受け取りにきて頂くこともありました。物理キーをお渡しすることになると、紛失等を含めたセキュリティ面の不安もありますし、共催する方の負担も懸念としてありました。

Q.RemoteLOCKを選ぶうえで決め手になったものを教えてください。

A.工事取付の安定性、キーレス・ワンタイムパスが両立できる製品をようやく発見。

スマートロックには注目しており、最初は後付け型のスマートロックを購入してみました。
ところが、試用段階早々でずれてカギが開かなくなるトラブルがあり、これではお客様に迷惑が掛かる可能性があると断念。そこから自社で決めた条件に合う製品をずっと探していました。

株式会社ワーク・ライフバランス様の入室管理システム・スマートロック の検討条件

<必須条件>

 ー テープではなく、施工の取付けであること。(ズレない、安定した運用)
 ー キーレス(物理キーの受け渡し不要)
 ー ワンタイム等、必要に応じてカギの発行ができる、削除できること。(不正利用防止)

<できれば実現したいこと>

 ー 入退室の履歴が記録できる。
 ー オートロック。
 ー 管理画面から入退記録がすぐに確認できる。

管理会社に相談してもそもそも実現できる製品がなく、見積りをもらった製品も価格が3桁で手が出ない状況。

スマートロックは後付け(両面テープによる貼付)タイプだと安定性の不安や、スマホでの解錠もバッテリー切れなどリスクがあり、半ば諦めかけていました。

そうした中、ウェブ検索でテンキー・工事取付のスマートロック のRemoteLOCKを見つけました。問い合わせてみたところ、RemoteLOCKは要件をすべて満たせる※ことがわかり、採用を決めました。また、新しい製品ではあったものの、アメリカでの導入実績が豊富だったことも安心して導入できたポイントです。

(注:RemoteLOCKではすべての施錠・解錠履歴が記録されますが、個人が特定されるのは暗証番号を利用する入室のみです。)


Q.RemoteLOCKの取り付けや導入にあたり手間やハードルを感じた点はありますか。

A.現状復帰についてオーナーに確認。

ドアについては取付可能だったのですが、賃貸のため、退去した際に現状復帰をどうするか相談をしました。ドアに施工するため完全な現状復帰は不可。電子錠として設置したまま退去する、金属プレート等での補修でOKをいただくなど、交渉可能性はありましたが、最終的には思い切ってドアを交換することにしました。

というのも、オフィスの入居時に内装をリノベしているのですが、ドアについてはそのままだったため、内装と比べて古い印象がありました。「退去時にドア交換するのであれば、この機会にドアを新調し、もし退去の際にはドアごと持って行こう」という結論にいたりました。

新調したドア

新調したドアとRemoteLOCK 7i 

図8

別フロアにある講演スペース

RemoteLOCKチームよりコメント

ドア交換してのご導入、本当にどうもありがとうございます。ドア交換には一定の費用がかかるのですが、
それでも"ドア交換の費用を含めても、元々想定していた導入費用より安くすみました"、とお言葉をいただきました。


Q.現在のRemoteLOCKのご利用状況について教えてください。

A.物理鍵を撤廃。社員・スタッフ個人別の入室を管理。社員に喜ばれています。

個人毎に暗証暗号を設定して運用し、キーレスになりました。入室は暗証番号、施錠はいつもオートロックが掛かっています。使い方も簡単で、社内の反応がすごく良いです。これまで実施していた2週間に1回の施錠のシフト決めも不要になり、身軽になりました。ミーティングの時間で他のトピックを話せる時間がより生産性の高い時間の使い方ができるようになって嬉しいです。

セキュリティ管理として、社員はいつでも入れる権限、派遣スタッフは平日限定で利用可能と権限を分けました。履歴が残り、利用の制限ができるため、いままで物理キーを渡していなかったスタッフ含めて全員が必要なだけの入室権限をもっています。管理システムはクラウドシステムのため、チーム(複数人)で管理しています。

ワーク・ライフバランス様玄関と管理チームの大西様

ワーク・ライフバランス様玄関と管理チームの大西様

オフィスには働き方改革に関する自社書籍が。

オフィスには働き方改革に関する自社書籍が。

Q.活用している主な機能について教えてください。

A.利用時間を限定しセキュリティ強化。ゲストの利用はメール通知でリアルタイムに実態把握。

[ 曜日を限定 ]
スタッフは、アクセススケジュール機能を使って、出入りできる曜日を平日だけに制限しています。

[ 利用期間を限定 ]
また、講演スペースを借りる外部のお客様は、アクセスゲストという指定期間だけ有効な暗証番号を発行しておくことで、後日の不正利用の心配や、カギを事前に受け取りにきて頂く必要もなくなりました。

[ メール通知を活用 ]
外部の方が出入りする際には、入室時にメール通知が来るように設定しているため、別フロアなど会場に行かなくても状況がわかるようになりました。

Q.RemoteLOCKを導入したことでの思わぬメリット等はありましたか。

A.ISMSの対策にもなりました。

Pマークを取得しているため、入退室の管理も取り組めることにメリットを感じています。履歴は簡単に見られるので、管理チームで不定期に確認しています。

台風接近、社員の安全に配慮した運用。

台風の接近している時も、警報が解除された際に、急遽その時間に誰かが開錠するために予定を調整する必要がありましたが、現在は出社する人が自分で解錠できるようになり、遠方や悪天候の中ムリな出社をする必要がなくなりました。また、台風等が夜に接近することがわかると、早めにオフィスを閉めるように対応していますが、これまでは施錠できる人がいないと閉められなかったのが、オートロックにより、自動的に施錠できるために閉めるためだけのためにオフィスに来る必要がなくなりました。台風等の災害時には、開錠施錠の事を全く考えることなく、自宅や自宅近辺の安全なところで仕事をしてもらうことができています。

育休、休職・復職の対応もカンタンに。

物理キーで運用していた時は、社員の出産・育児などの休職にあたりカギを返してもらったり、復職時にまた渡したりと、カギの返却や所在管理が必要でした。RemoteLOCKでは、管理画面上ですぐに個人の暗証番号の追加や削除ができるため、こうした運用がカンタンにできるようになりました。


Q.RemoteLOCKを利用してみての気づきや注意が必要だと感じた点はありますか。

A.オートロックも活用しています

これまでは必要に応じて、人が少ない時等に内側から鍵をかけていました。しかし、出入りが多い日中などには、都度開けなくてはならない手間から施錠をしない運用にしていました。RemoteLOCKにしてからも、オートロック機能があることは知っていたものの、都度鍵を開ける手間がかかると思ったために、オートロックの機能はOFFの設定にしていました。

しかし、閉めたい時に内側から鍵をかける、ということができないので人が少ないときには安全上不安がありますし、かといってボタンを押してロックをかけるというのも手間がかかります。最終的には社員・スタッフ間で困ったことを解決する「カエル会議」の中でオートロックにしてみよう、と決まりました。いざ、オートロックにしてみると、思ったよりも都度開ける手間は全く面倒ではないという嬉しい誤算。現在では、2フロアともオートロック機能に設定しています。

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RemoteLOCKチームよりコメント

ありがとうございます。利用者に負担がない暗証番号のみの「手ぶら開錠」を採用しているため、手間なく開錠できますよね。オートロックはRemoteLOCK 7iの特徴でもあるので是非今後もご活用ください。

Q.今後の要望やご展望は?

A.やりたい運用ができました。退出履歴まで取れるとなお嬉しいです。

管理画面はシンプルですが、やりたいなと思ったことは触ってみると大体できるので、驚きました。出る時はドアノブを回すだけのため、退室の履歴は誰だか分かりませんので、そこがあるとなお嬉しいです。

RemoteLOCKチームよりコメントリクエストありがとうございます

RemoteLOCK は内側からは(暗証番号の入力がいらず)自由に開けられます。そのため残念ながら退室時は誰がドアを開けたのかは特定できません。もし入室・退室時の両方で認証が必要なセキュリティ区画がありましたら、シリーズ製品のTOBIRAもご検討ください。こちらは、電気錠をベースに、入室・退室両方の履歴をとることもできます。

(対応認証方式は、暗証番号、カードキー、QRコード。暗証番号はRemoteLOCKと共通化が可能です。)

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