A.それまで入居していた六本木ヒルズ森タワーの契約満了を控えた時期に、ファシリティコストの見直しを含むコスト構造の改革が求められていました。

そんな中、新型コロナの影響もあって大規模オフィスビルの空室率が増えつつあり、ビル側との有利な交渉が可能になりました。柔軟かつ自由な使い方ができる「1棟借り」ができる現在のビルが見つかったため、こちらへの移転が決まりました。

新オフィスでは、働く環境に重点を置き、「従業員のためのオフィス・従業員が来たくなるオフィス」をコンセプトにしています。4K対応モニタを各机に設置したり、ABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング：業務に合わせて時間と場所を自由に選択できる働き方）の観点から一人掛けのリラックス用ソファを配置したり、アーティストの方々に壁面デザインを手掛けていただいたりしています。

A.移転前は総合受付があったことで防犯面でも安心できましたが、移転後のオフィスにはありませんでした。

1棟借りのビルですので自分たちで対策を取らない限り誰でも入れてしまう懸念があったため、セキュリティを担保する目的でゲートを設置しました。

移転前と移転後それぞれの受付フローをご説明しますと、
移転前のオフィスでは、
1. 森ビルの総合受付（有人）で受付
2. 当社のフロアへ移動
3. クラウド受付システム「RECEPTIONIST」のiPad画面から従業員を検索して呼び出し
という流れでした。

移転後（現在）のオフィスでは、
1. 担当者から事前に共有された受付番号をRECEPTIONISTのiPad画面に入力
2. レシートに印刷されたゲート通過用のQRコードを受け取る
3. レシートのQRコードをゲートの読み取り部分にかざし、解錠して通過
という新しいフローで受付をしていただいております。

セキュリティ上の観点から、来客対応にはFeliCaカードではなく、その日だけ使えるQRコードを使っています。カードを回収できなかった場合を想定すると、QRコードを使う方が安心ですし、管理工数も減らせると考え、こちらを選びました。

A.もともと、弊社はSlackを使ったチャット文化が根付いていたため、受付用のシステムとSlackの連携は不可欠でした。

そのため、オフィス移転前からSlack連携ができるRECEPTIONISTを選び、導入していました。移転後は受付システムと連動することが決め手となり、入退室管理システムにはTOBIRAを導入しました。

A.導入後は、システムから直接担当者にSlack通知が届くようになったので、来客取次をゼロにすることができました。

導入前は、お客様が受付の内線電話で各部署に電話をかけ、受電した人が担当者にSlackで連絡して取次を行っておりました。定量的なデータはないものの、受電対応をしていた人が業務に集中できるようになったと感じています。それ以外にも、次の2点の効果を感じています。

1. 　固定電話のコスト・管理工数削減につながった
2. 　チームで来客をフォローできるようになった

「固定電話のコスト・管理工数削減」は大きな効果を感じています。

受付システムの導入で来客取次が不要になったため、固定電話を介する必要がなくなってコスト削減につながりました。また、固定電話の設定や管理にかかる工数も削減することができました。

「チームで来客をフォローできるようになった」ことについては、Slackに来客通知が届くので、チャンネルに参加している他のメンバーがフォローできるようになりました。
これによって来客取次の偏りがなくなったり、担当者が席を外していても別のメンバーが一時的にお客様の対応をしたりなど、スムーズに来客対応できるようになりました。

A.来客取次において、慣れ親しんだSlackを活用できる受付システムは、弊社の企業文化に貢献してくれていると思います。

また、来客取次がなくなることで仕事のしやすさを向上させてくれていると感じます。

A.従業員のパフォーマンスを高める環境作りの一環として、RECEPTIONISTとTOBIRAを導入し、電話による来客取次を無くしつつ、セキュリティを確保することを検討してみるのも良いと思います。

*「QRコード」は株式会社デンソーウェーブの登録商標です。
*「FeliCa」は、ソニー株式会社の登録商標です。