カギの紛失・不正利用、暗証番号設定ミスを防止

簡易宿所をキーボックスからスマートロックに

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株式会社 おおきにホテルズ 

http://ookinihotels.com/

旅館・ホテル・簡易宿所等の宿泊事業を行うおおきにホテルズ様。「大阪・京都の滞在を気軽に、楽しく」をコンセプトに観光に好立地の宿泊先を用意しインバウンド需要の取り込みに成功しています。

2017年4月にRemoteLOCK 5iを簡易宿所に導入いただきました。今回はRemoteLOCK(リモートロック)導入前にお持ちだった課題から、導入後にもたらした効果、さらに簡易宿所の運営でスマートロックを活用することのメリット等についてお伺いしました。同社では外国人旅行客をターゲットとした簡易宿所を運営しており、導入前のチェックイン・鍵の受け渡しはキーボックス・電子錠の併用で運用していました。導入から3ヶ月の状況をお伺いしています。

課題

宿泊客の鍵紛失、一度泊まったお客の無断利用が課題

  • 鍵が無くなると宿泊者への問い合わせから始まり、再発行の手間が発生。
  • 一度宿泊した方には番号がわかってしまうのでセキュリティの問題があった。
  • 緊急用の鍵も一度使った人は隠し場所が分かってしまうリスクがあった。
解決策

暗証番号をその都度変えるために、スマートロックを導入

  • 物理鍵を、クラウドで管理ができるRemoteLOCKに交換。(WiFi経由で通信)
  • お客様毎に異なる暗証番号発行や、番号変更が事務所から遠隔で可能に。
効果

セキュリティを強化したオペレーションが可能に

  • セキュアな運用が可能に。
  • ゲストの入室履歴をウェブやメールで確認。清掃スタッフの業務確認にも活用。
  • 業務利用のため、破壊される心配がない安心感を得られた。
Q.導入の背景・目的について教えてください。

A.キーボックスでは暗証番号がわかってしまったり、鍵の紛失が課題

今までは主にキーボックスを利用していました。物理キーだったので、鍵が無くなると宿泊者への問い合わせからはじまり、しばしば鍵の再発行などの手間や費用が発生してしまい大変でした。また、以前入室した人は番号を知ってしまっていること、別の場所に隠してある緊急用の鍵も一度使った人は分かってしまうので、不正利用を防ぐという面ではセキュリティ的な問題がありました。

Q.導入前の鍵の管理の方法や当時の課題について教えてください

A.タッチキーの電子錠も導入したのですが、現地での変更が大変でした。

タッチキーの電子錠も一部導入していたのですが、ローカルでの変更が必要なので、更新していくことが大変でした。やはり、暗証番号をその都度変え、セキュリティを高めるというオペレーションに変えて行きたいと思い、実現できるものを探していました。また、通常の電子錠では入室などのログも取得できないので、チェックインしたかどうかもわかりませんでした。

Q.RemoteLOCKを選ぶうえで決め手になったものを教えてください。

A.海外の方でもほぼ理解してもらえるわかりやすさがポイントに。

常にスマートロックは調査していて、ウェブ検索で見つけました。他社の後付け型のスマートロックも一度買いましたが結局使いませんでした。理由としては、挙動も遅く通信状況が分からず不安があり、ゲストのスマホにアプリインストールが必須というのはそもそもスマホを持ってない方もいるなかで、導入見送りの大きな要因になりました。

解錠がわかりやすい番号式でネットで管理できるものを探しており、RemoteLOCKはキーパッド式なので海外の方でもほぼ理解してもらえると思い、ちょうど良い製品でした。

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他社スマートロックだと外側から見ると通常の鍵(左図)
RemoteLOCK 5iではキーパッドで解錠(右図)

Q.RemoteLOCKの取り付けや導入にあたり手間やハードルを感じた点はありますか。

A.工事は安心感あり。使って考える方針で進めました。

工事があるのは自社物件だったということもあり、問題ありませんでした。業務用で使おうとしていたので、両面テープ設置では頼りないと感じていました。工事は、壊される心配がないという安心感があり、逆に信頼できる印象を持ちました。

両面テープでつけるスマートロックと違い、正直なところRemoteLOCKは工事でつけてみないと分からないので、「いれてあかんかったらその時に考える」という方針でした。笑 コストについては工事費を含めたイニシャルコストがかかるのは良いのですが、ランニングフィーが発生するということに正直なところ慣れていなかったです。今後数が増えてくると、そこが気になってくるかも知れません。

RemoteLOCKチームよりコメント

鍵にランニングコストが掛かる事に慣れない企業様も多いかもしれません。RemoteLOCKチームでは鍵のランニングフィーではなく、RemoteLOCKがある事で鍵対応全体でどれだけの手間・個別対応の費用(例えば受け渡し代行を1度使った場合の費用や、往復の交通費、鍵の複製費や交換代など)が減らせるか、を考えて頂くことを推奨しております。

おおきにホテルズ様は、鍵のみならず業務全体の効率化ということにとても高い意識の取り組みをされている企業かと思います。現在、おおきにホテルズ様では、対象物件を増やし3棟目へのご導入を進めて頂いております。(2017年9月時点)

Q.現在のRemoteLOCKのご利用状況について教えてください。

A.物理鍵の運用をやめ暗証番号に。暗証番号はクラウド上で管理。

今までは主にキーボックスを利用していましたが、現在はRemoteLOCKを使っています。物理キーは渡さない運用になったことと、クラウドから状況が確認できるようになったので、キーボックスで発生した暗証番号設定ミスなども回避ができています。暗証番号の変更も、現地ではなくクラウドで行っています。 必要な機能は満たせていると思います。一方、お客さん毎に番号を変更というのはオペレーションの変更が発生するので徹底できていません。これは今後やっていく予定で、暗証番号をその都度変え、セキュリティの高いオペレーションにしたいと思います。

Q.RemoteLOCKを導入したことでの思わぬメリット等はありましたか。

A.チェックインの把握に役立っています。

入室できた・入室できていないというのがわかるためそれでチェックインを把握しています。チェックアウトについては施錠されたとしかわかりませんが、それでも履歴が見られるのは清掃スタッフが清掃業務を開始して良いか、まだかの判断をする際にとても便利だと感じています。

ドアの施錠・解錠時のメール

ドアの施錠・解錠時の通知メール

Q.RemoteLOCKを利用してみての気づきや注意が必要だと感じた点はありますか。

A.電子錠のため、電池残量には注意しています。

電子錠はどれも一緒ですが、電池が切れると物理鍵で鍵を開ける必要があるため、電池切れには気をつけています。3ヶ月経過して、いま1カ所のみ電池を交換しました。3ヶ月あまりとまだ日が浅いのでわかりませんが、電池が無くなるのはこの先怖いところなので、気にしています。

RemoteLOCKチームよりコメント

RemoteLOCKはクラウド上で、電池残量一覧をチェックし電池残量の少ない部屋を把握できます。また、電池交換時期になるとアラートメールが送られてきます。電池は市販のもので構いませんが、電量予想が正確になりやすい電池製品をブログで公開しておりますので、参考にしていただければと思います。

Q.今後の要望やご展望は?

A.予約・サイトコントーラーとの連携、暗証番号通知の自動化がしたいです。

サイトコントローラ(予約管理システム)をつかっているので、ここの連携ができると一番嬉しいです。ホテル管理システムは「ナバック」「アルメックス」等いろいろあるのですが、 予約が入ったら予約データベースにお客様のデータが入り、それを元にしてメール送信が出来るようにするとベストです。

今管理画面でできないものとして要望としては、CSVでPINコードの取り込みが出来ると嬉しいです。また今後部屋の数が増えてきた場合、自動でチェックイン・チェックアウトの日を溜めていけるようにしたいと思っています。

RemoteLOCKチームよりコメント

同社では予約管理にサイトコントローラーを利用しながら、独自の管理システムを構築し、導入後にはRemoteLOCKのAPIを利用してカギの部分もシステム連携できるような仕組みを構築しています。

また、RemoteLOCKでもこうしたニーズに応えるため、現在では多数のPMS(ホテル管理システム)と連携しています。

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民泊、簡易宿所の業界への導入によりこんなメリットがございます。

  • フロント業務の効率化・一部自動化により、フロント人件費を削減。
  • カギ・カードキーの紛失トラブル・紛失のコストを削減。
  • 有効期間設定、履歴確認でセキュリティアップ。
  • キーレスのため、グループ滞在でも便利。
  • 複数施設や、離れ、サテライト型の物件でも一括・集中管理。