スマートロックで効率的な入室管理・ISMSに対応

オフィスにおける鍵の管理の手間・コストを低減

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ソフトウェアビジョン株式会社  

http://www.svckk.co.jp/

昭和58年の創業の熊本県の情報サービス事業者。システム構築を軸とし、クラウド構築や運用保守などのほか、iPhoneを用いた広告業への進出、大学や各種団体と連携した実証実験など、新たな試みにも積極的に取り組んでいる。

会社全体のセキュリティ管理の一環として、RemoteLOCKを導入しました。以前は、紙ベースでの入室履歴の取得をしており、鍵の管理にお悩みをお持ちだったとのことです。2017年4月にRemoteLOCK5iを5台導入し、3階建てオフィスビルの各フロアに取付けて利用中。導入時の課題や導入した効果などについて伺いました。

課題

入室履歴の管理や鍵の受け渡しの手間が課題でした

  • 入室の履歴を紙に記入しており記入の漏れやデータ改ざんが心配。
  • (上述の方法での勤怠時間の管理では)残業時間の実態が見えない。
  • 土日や深夜に勤務する社員や常駐先から来る社員への鍵の受け渡しと管理が大変。
解決策

スマートロックの導入で入室履歴を自動取得!遠隔から鍵の発行も

  • 鍵の施錠・解錠のログを自動で取得。
  • 各社員の出社・退社の時刻を明らかに。
  • 遠隔からの鍵の暗証番号の発行を可能に。
効果

オフィスにおける鍵の管理の手間やコストの低減

  • 鍵の管理や入室の履歴管理における人為的過誤やミスの心配から解放。
  • 残業時間の実態を正確に把握できるように。
  • 鍵の受け渡しや管理の手間が不要になり時間・コストを削減。
導入の背景・目的について教えてください。

Q.

ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)の一環で購入しました。

会社全体が取り組んでいるISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)の一環としてセキュリティ管理の目的でRemoteLOCKを購入しました。導入前までは、入室履歴を各社員が紙に記入して保管・運用していました。ただ、社員が自ら手入力する方法では、どうしても残業時間などの記入漏れやデータ改ざんの心配がありました。データの正確性が担保できないことや、その実態が見えないことに特に課題を感じていました。

A.

導入前の鍵の管理の方法や当時の課題について教えてください。

Q.

社員への鍵の受け渡しが大変でした。

各階のドアについている鍵はセキュリティの担当者が管理していました。常駐先の社員まで含めた全社員100名に対し、鍵や情報システム等を担当しているセキュリティ管理者は5名いるのですが、土日出勤や深夜までの残業を行うケース、さらには常駐先から本社オフィスに戻ってくる社員がいる時などは、その都度、物理鍵を受け渡す必要があり、鍵を管理するセキュリティ管理者に大きな負担がかかっていました。

A.

RemoteLOCKを選ぶうえで決め手になったものを教えてください。

Q.

入室の記録が漏れなく取れ、物理キーや専用アプリが不要。

やはり入室の管理に困っていましたから、手入力をすることなく、入室の記録がもれなく取れる点が非常に魅力的でした。また、一般的なロックや他のスマートロックとは違い、物理鍵や専用アプリも必要ないため、鍵の管理から解放される点もRemoteLOCKを選んだ決め手でした。

A.

RemoteLOCKチームよりコメント

RemoteLOCKならWi-Fiを経由してインターネットにつながっているので、いつ、だれがドアを解錠したのかというログが残ることはもちろん、クラウド管理システムを通じて、いつ、どこからでもデータを閲覧することができます。また、1つのデバイスにつき最大1,000ユーザーまで異なる解錠コードを発行できるため、社員数が多くても安心です。また、他のスマートロックと違い、物理キーや専用アプリが不要であるため、面倒な鍵の受け渡しや、発行、管理の手間を低減できます。

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ユーザーの入室履歴画面


RemoteLOCKの取り付けや導入にあたり手間や煩わしさを感じた点はありますか。

Q.

社員全員分の暗証番号の割り振りと通知に少々手間がかかりましたが、
そのほかの煩わしさなどは特にありませんでした。

A.

RemoteLOCKチームよりコメント

暗証番号の発行はクラウド管理システムを通じてWeb上で行います。通常、発行する暗証番号が多くなるほど登録作業には時間と手間を要しますが、一度に100件以上の暗証番号を発行するような場合は、APIを活用した一括インポートについてもご支援いたしますのでご相談ください。

また、RemoteLOCKは、両面粘着テープ等による貼り付けではなく、ドアに工事をして設置します。ソフトウェアビジョン様に導入いただいたRemoteLOCK5iの場合、既存の鍵はそのままで、上側スペースに追加で穴を空けて取り付けます。工事・取り付けまでの流れとして、まずは、取り付けられるドアの要件をご確認いただいた上で、Webからのご購入をお願いします。

工事はお近くの鍵会社・施工会社に依頼するか、弊社提携の施工会社のご紹介も可能です。詳しくは下記リンクからご覧ください。

RemoteLOCKの取付工事


現在のRemoteLOCKのご利用状況について教えてください。

Q.

朝一番の入室者と時間の把握に活用しています。鍵の受け渡しもラクになりました。

現在、全社員にそれぞれ暗証番号を発行し、朝一番の入室者と時間の把握や、時間外勤務の管理等にRemoteLOCKを活用しています。RemoteLOCKを導入してからは、自動でログが取得・保存できるので、セキュリティの強化につながったことはもちろん、紙ベースでの記録に伴う人為的過誤やミスの心配から解放されました。また導入以前は大変だった社員への鍵の受け渡しと管理もRemoteLOCKを導入してからは遠隔から管理ができるので、時間やコスト面で非常に助かっています。

A.

RemoteLOCKチームよりコメント

社員や社外の関係者にそれぞれ暗証番号を発行することで、だれが、いつ入室したかというログが残ります。このログからその日の最初の入室者はもちろん、時間外勤務者、社外の関係者の入室状況を確認することができます。また、施錠のログも残りますので、最終退出の時刻を取得でき、残業時間の実態把握にもつながります。

ソフトウェアビジョン様のように、社員の方の入室管理にご活用いただくことはもちろん、清掃業者やアルバイト等、多数の出入りがあるオフィス環境の場合、入室許可の期間・時間帯を設定することでセキュリティ強化にも貢献します。特に、オフィスのサーバールーム、個人情報保管場所などでは、出入りを制限し記録として管理することが重要です。こうしたトレーサビリティによってトラブルの抑止効果も期待されます。
さらに、暗証番号はクラウド管理システムから簡単に発行し、利用者にメールで通知もできるので、面倒な物理キーの管理や受け渡しも不要になります。


RemoteLOCKを導入したことでの思わぬメリット等はありましたか。

Q.

鍵を持ち歩かずに済むことは快適でした。鍵の紛失のリスクを減らせることも嬉しいです。

日頃の管理以外にも、社員が鍵を持ち歩く必要がなくなった点は、紛失などの潜在的なリスクを減らすことにつながるので嬉しいです。さらに、鍵を持ち歩かずに済むことは快適で、当社の社長もとても満足しています。

実は、今までは通信機能を持たないテンキー型の電子錠も使っていましたが、全員が同じ番号を共有していたため、年に2回は番号を変えて運用していました。番号を変えるためには、電子錠を分解する必要があり、非常に手間がかかっていました。RemoteLOCKならクラウド管理システムから簡単に暗証番号の発行・変更・削除ができるので、以前のような手間もなく、使い勝手の良さに非常に満足しています。

 

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異なるタイプの既存ドアにRemoteLOCKを取り付けました

A.

RemoteLOCKを利用してみての気づきや注意が必要だと感じた点はありますか。

Q.

閉め忘れに注意。曜日・時間指定のオートロックで対策しました。

導入してから3ヶ月あまりとまだ日が浅いため、最後に退室する社員のなかには、RemoteLOCKでの施錠・解錠に慣れていない社員もいます。そのため、ごく稀にRemoteLOCKの施錠を忘れてそのまま退室してしまうケースもありました。しかし、RemoteLOCKには曜日と時間を指定して、オートロックをかける機能もありましたので、この機能を設定したことで、施錠忘れがなくなりました。また、鍵をうっかり自宅に忘れて困るといったこともなくなりました。

A.

RemoteLOCKチームよりコメント

RemoteLOCK5iは鍵の解錠から経過した時間に応じて自動で施錠する機能があります。(解錠から最短5秒、最長20秒) また、時間や曜日を設定してその時間帯はオートロックをかける機能もあります。通常、退出時の施錠は共通のキーパッド操作にて行いますが、この機能を使うことで施錠し忘れた場合も安心です。

ソフトウェアビジョン株式会社様では、会社全体のセキュリティ管理の一環として、RemoteLOCKを新たに導入されました。
以前は、紙ベースでの入室履歴の取得や、鍵の管理にお悩みをお持ちだったとのことです。
このようにRemoteLOCKを導入すれば、高いセキュリティを担保しながら、入室の管理をより効率的に行うことができます。
ぜひあなたのオフィスでも、堅牢かつ簡単なセキュリティ管理をはじめてみませんか。

購入方法はこちら
RemoteLOCKはオフィス管理のこんなお悩みにお応えします。
  • 大量のICカードで導入コストがかさむ
  • 社員や業者等、権限に応じた入室管理。
  • 休日・早朝などの業者の出入りへの対応
  • 来訪者へのICカードの手渡し対応
  • 入室履歴の漏れない記録
  • リアルタイムの入室通知、履歴の出力
  • サーバルームや顧客からの預かった機密情報等への、セキュリティ区画の増設