人と人、人とモノをつなぐ地域密着型コワーキングスペース

物理的な鍵対応のムダをなくし時短と生産性向上を実現

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株式会社ミカンワークス 

「新居浜びず」

https://niihama.biz/coworkingspace/

IT業界11年目になるWEBディレクター兼プランナーが代表のクリエイティブスタジオ。WEBサイトの制作・運営サービスを提供する傍ら新居浜市周辺の情報を発信する地域サイトを設立・運営。代表自身が経験したフリーランスかつ在宅ワーカーという視点から、仕事場兼リアルの交流が生まれる場所として2019年に新居浜市初のコワーキングスペースをオープン。以降、地域のフリーランスや自営業者、住民、移住者にも愛されるスペースとなっている。

「新居浜びず」では、コワーキングスペースの月会員専用の入口ドアにRemoteLOCK 8jを設置し、会員とスタッフの鍵権限をオンラインで管理することで業務効率化を実現されています。本インタビューでは物理的な鍵を使って入室管理を行っていた当時の「鍵業務のムダ」というお悩みをRemoteLOCKでどのように解決したのか伺いました。

 

(掲載内容は取材日:2021年11月24日時点の情報です)

課題

物理的な鍵の対応のために待ち時間や休日出勤が発生

アプリ型スマートロックは操作説明の手間が多いことが予想された

効果

キーレス化と鍵のオンライン発行で鍵の現地対応の時間を削減

削減できた時間でスペースの集客や企画を行い認知や利用の促進へ

 

Q.「新居浜びず」について教えてください。

A.人と人、人とモノをつなぎ、新しい発見が見つかる新居浜市初のコワーキングスペースです。

「新居浜びず」は新居浜市で初めてオープンしたコワーキングスペースです。2019年のオープン当時は今よりも小さいスペースだったのですが、お客様が増えていく中で手狭になったこともあり、今年2021年8月に同じ新居浜市内に拡大移転しました。移転先は築50年の古民家で、もともとは和楽器店だった店舗をフルリノベーションしてオープンしました。移転オープンにあたっては、席数が増えたことはもちろん、今までなかったレンタル会議室、個室スペース、物販スペースも併設して今まで以上に多用途でご利用いただけるようになっています。

新居浜びず

新居浜びず

2019年当時はコワーキングスペースそのものが、愛媛県内ではそこまで知名度が高くない状態だったのですが、実際に運営をはじめてみると意外にも新居浜市内やほかの地域から移住してきたフリーランスや自営の方のご利用が多くあり、時には満席状態で利用をお断りしてしまうこともあるほどでした。

少し特殊かもしれませんが、会社員やフリーランスの方だけでなく、地域の主婦(夫)の方のご利用があることも特徴です。その中で、例えば、利用者さん同士でお子さんの面倒をみながら仕事をされていたり、そこで出会った人同士が仲良くなってフリマイベントをしたり、新たな仕事につながっていたりと、単なる作業スペースではなくコミュニティづくりの場としても「新居浜びず」を活用いただけているようです。

今後も地域内外問わず多様な交流が生まれる場としていきたいです。人と人の交流はもちろんですが、物販については例えばここでしか買えない地元の食材やハンドメイドの商品などを販売することで地元のモノとの出会いも提供できればと考えています。

新居浜びず

コワーキングスペースの新居浜びずのコンセプトは「ゆるく、つながる」そして「ここから、はじめる」

Q.スマートロックを活用しようと考えた背景について教えてください

A.以前は物理的な鍵の対応のために休日出勤したり、現地に出向いたりと、鍵対応業務にムダを感じていました。

旧店舗の時は、スタッフ間ではポストを使って物理的な鍵を受け渡したり、スタッフが帰宅する時に帰路にある私の自宅に立ち寄って鍵を返却してもらうようなこともありました。

そのほかにもコワーキングスペースとしては休業している土日に、レンタルスペースとして利用したいという希望があった際には鍵を開けるためだけに休日の予定を空けて現地に出向くこともありました。スタッフ間に限らず、利用する方ともポストを通じて鍵をお渡し、返却してもらう方法もありましたが、ポストでの鍵のやり取りはセキュリティ的な危うさを感じていました。

そんな中、RemoteLOCKを知ったのは地元の奈良にある無人書店『Naramachi BookSpace ふうせんかずら』でRemoteLOCKを店舗の利用者として体験したことがきっかけでした。RemoteLOCKなら遠隔から鍵を受け渡すことができて、かつ、無人でもセキュリティを担保しながら入店管理ができるオペレーションは、コワーキングスペースにも適用できると考えて早速、RemoteLOCKに問い合わせを行いました。

A.

Q.アプリやカードで解錠するスマートロックがある中、なぜ暗証番号型のRemoteLOCKをお選びいただけたのでしょうか。

A.スマートフォンアプリだと中には使い方がわからない方がいたり、アプリの操作説明が大変になりそうだという感触がありました。

他社製のスマートロックも一通り調べた上で自社に合うスマートロックを比較検討しました。ポイントとなったのは、有効期限付きの暗証番号をオンライン上で発番できる点で、これを実現できるのはRemoteLOCK(リモートロック)だけでした。

地方部だと誰しもがスマートフォンに慣れてるわけではないように思います。アプリの入れ方がわからなかったり、専用のアプリをインストールして開けるという手順を理解してもらえない場面もありそうだなという感触がありました。加えて、電話での問い合わせが多いこともあり、アプリではなく暗証番号なら、番号を伝えるというシンプルな説明で済むので、対応が楽になるだろうと考えました。

もうひとつ、RemoteLOCK 8jだと外部電源の取り込みができることも導入の決め手になりました。万一スタッフがいないときに突然電池が切れて入れなくなると、場合によってはその対応のためだけに現地に行かなくてはなりません。電池切れによりお客様が入れなくなるリスクとその対応の手間を考えると、電池には不安感がありました。

電池に関しては他社のWi-Fi接続のワイヤレスインターホンを使っているのですが、電池切れの通知が頻繁に届きます。今後インターホンに加えてスマートロックでも頻繁に電池交換が発生すると非常に手間になることを考えると、電源取り込みをできるRemoteLOCK 8jは理想的な製品でした。

暗証番号でいつでも自由にコワーキングスペースを使うことができる

月会員はスタッフ不在の際も自分の暗証番号でいつでも自由にコワーキングスペースを使うことができる

Q.実際にコワーキングスペースの運営の中でRemoteLOCKをどのように活用していますか?

A.月会員の方には有効期限付きの鍵の暗証番号をオンラインから発行してお渡ししています。これによりスタッフ不在のときにも利用いただけるようになりました。

主にスタッフとコワーキングスペースの月会員ならびにシェアオフィスの入居者にそれぞれ固有の暗証番号を発行しています。会員の方には1か月、2か月というように契約に合わせて暗証番号の有効期限を設定していて、スタッフが不在のときも会員用の入口に設置されたRemoteLOCK 8jに暗証番号を入力して解錠することで店舗を利用いただけるようになっています。

コワーキングスペースとしての営業は平日のみなので、土日は無断で入れないようにスケジュール機能(指定した曜日と時間帯だけ暗証番号の有効化)を使って月曜から金曜のみ入れるようにしています

他方で、土日はレンタルスペースとしてスペースの貸し出しを行っているのですが、つい先日も陶芸のワークショップ付きのマルシェを開催したいということで、その際は代表者の方向けに暗証番号をオンライン上で発行し、番号をお伝えしたうえでスタッフ無人でご利用いただきました。

そのほかにも、お知らせ機能を使って利用者の入店があると管理者にメールが届くようにしています。特にスタッフがいない時に利用者の方が問題なく入店できたかどうかを把握したい時に活用しています。

Q.RemoteLOCKの効果やコワーキングスペースでRemoteLOCKを検討している方へメッセージがあれば教えてください。

A.物理的な鍵があることによる業務のムダを減らせたことで、集客など生産性の高い業務に時間を使えるようになりました。

物理的な鍵のお渡しや返却のためだけに生じていた待ち時間や現地と自宅を往来する時間が削減できたことで業務の生産性は確実に向上していると思います。これまで鍵対応のために費やしていた時間はインスタグラム投稿にあてることができたりと、集客やサービス向上のために使える時間が増えました。純粋に待ち時間などのムダを削減できたことも大きいですが、現地に行かなくてはならなかったり、セキュリティ的な不安を抱きながらもやむを得ずポストに鍵を入れなくてはならないという精神的な負担についても軽減できたように思います。

パソコン上で鍵の暗証番号を発番ができることは物理鍵とは違って現地対応がない分とても楽で、かつ、RemoteLOCKの管理画面はUIも見やすいので初めての方や機械が苦手な方でも導入の障壁は少ないと思います。会員や一時利用の方向けに暗証番号の有効期限をそれぞれに設定できる点も安心で、コワーキングスペースの鍵管理にはおすすめだと思います。

新居浜びずのインスタグラム

新居浜びずのインスタグラムではイベントや営業に関する情報なども定期的に発信されている

キーレス&オンラインでの鍵発行!
スペース運営における鍵の現地対応のムダを削減できる『RemoteLOCK』の詳細はこちら!

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