手間と時間がかかるカードキー対応をキーレス化で解決へ!

スピーディーなQRコード解錠の入退室管理システムでトランクルームの利便性が向上

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株式会社 加瀬倉庫 
加瀬のトランクルーム

https://www.kase3535.com/

1978年に創業。神奈川県横浜市に本社を構え、貸し会議室やコインパーキングなどを全国各地に展開。東京・神奈川を中心とするトランクルーム・コンテナ事業では、1,700箇所、75,000室以上のスペースを運営。屋内型の収納スペースや、大型の荷物や資材の積み込みにも適する屋外型のレンタルボックスなど、用途に合わせて複数のタイプ、サイズから好みのスペースを選ぶことが可能。趣味の品や季節用品を一時保管したい個人はもちろん、書類や商品在庫、機材の保管場所として法人にも人気を集めている。

株式会社加瀬倉庫様では2017年に、暗証番号が鍵代わりになるスマートロック『RemoteLOCK(リモートロック)』を貸し会議室事業において採用。オンライン上での鍵の管理とキーレス化により、鍵にまつわる業務の効率化と貸し会議室の利便性向上を実現されました。(RemoteLOCK導入時のインタビュー記事はこちら

今回、加瀬のトランクルーム(東向島2と港北区北新横浜の2店舗)では、建物入口のセキュリティおよび認証システムとして『TOBIRA(トビラ)』を採用され、トランクルームの付加価値向上につなげておられます。本インタビューでは、多い月で500件以上のカードキー郵送作業を行っていたこれまでの運営オペレーションが、『TOBIRA』の活用によりどのように効率化できたのか伺いました。

 

(掲載内容は取材日:2021年9月29日時点の情報です)


 *QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です。

課題

トランクルームの申込から利用開始には最大2日かかる場合がある

  • すぐに利用をはじめたいという問い合わせが多く寄せられていた
  • 入口のカードキーを郵送する必要があり、時間とコストがかかっていた
解決策

トランクルーム入口は既存のカードキーシステムではなくQRコードを採用

  • 既存の自動ドアに後付けしてクラウド制御できる『TOBIRA』を導入
  • 利用者ごとにユニークなQRコードでの解錠を実現し、完全キーレス化
効果

申込から最短10分でトランクルームの利用が可能になり利便性も向上

  • 申込後のカードキーの受け取り待ちや、利用時の持ち歩きは一切不要に
  • カードキー郵送の手間がなくなり、キーレス化で競合との差別化にもつながった
加瀬のトランクルームについて教えてください。

Q.

関東1都3県を中心に業界トップクラスの「拠点数」と「低価格」が特長のトランクルームです。

関東1都3県を中心にトランクルーム数としては日本最大級の1,700箇所、75,000室以上を展開しています。拠点数が圧倒的に多いので、荷物の一時保管や収納をしたい人は、都合の良い近隣エリアから身近なスペースをお選びいただくことができます。また、価格も地域最安値を目指しており、手軽にご利用いただけるようになっています。

スペースのタイプやサイズは複数のバリエーションを展開しています。今回、2021年9月にオープンした『加瀬のトランクルーム港北区北新横浜』は建物のフロアを自社開発のパーテーションで区切った屋内型の収納スペースで、1Fから5Fに、広さ0.5 帖 から4.8 帖までの複数サイズの全190室を用意しています。

住宅の狭小化やトランクルーム自体の認知度の向上、最近ではテレワークの増加に伴い、トランクルームのニーズはますます高まっています。当社でも現在は関東の1都3県を中心に月10店舗くらいのペースでトランクルームをオープンし、ますます身近で利便性の高いスペース提案ができればと考えています。

 

 

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今回訪問させていただいた『加瀬のトランクルーム港北区北新横浜』の1Fフロア
TOBIRAの導入箇所は各トランクルームではなく建物の共用エントランス部分

A.

『TOBIRA』の導入の経緯について教えてください。

Q.

月500件にものぼるカードキーの郵送には事務的な手間が多く、かつ、お客様をお待たせしてしまうことにも課題を感じていました。

TOBIRAを導入した2店舗を除く既存店では、警備会社の認証システムを利用し、カードキーを使った解錠をしています。

対面でのお申込みの場合は、ご契約時にカードキーを直接お渡しすることもありました。しかしながら、かねてよりWEBやお電話でのお申込みが大半を占めており、それに加えてコロナ禍で対面でのお申込みを休止していることもあり、カードキーの手渡しはできない状態でした。そこで、お客様にはカードキーを郵送することでお渡しをしているのですが、このオペレーションにいくつかの課題を感じていました。

まず、運営側としては、屋内型のトランクルームだけで多い時に月500件以上にものぼるお申込みに対し、その都度社員が手作業でカードキーを郵送していかなければならず、地道ながら苦労している部分です。お渡し後も、紛失があれば再発行して郵送し直すというイレギュラーな作業もあります。

お客様側からすると、申し込んだらすぐに使いたい場合もあるのに、カードキーの到着を待つ必要があります。到着は最短翌日で、発送が夕方になると翌々日になる場合もあります。すぐに使いたいというニーズは実はかなり多く、特にお電話でのお申込み時に「今から使いたい」と希望されるケースもたびたびあります。

こうしたカードキーの郵送の手間や待ち時間、紛失などのトラブル対応をなくすことを目的に、カード以外の方法で解錠ができるセキュリティシステムを検討していきました。

 

 

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セキュリティシステムの検討を担当され、トランクルーム事業の責任者でもある
株式会社加瀬倉庫 収納事業部 課長 山崎嵩平 氏

A.

QRコード解錠を採用した理由を教えてください。

Q.

顔認証のようにお客様から情報を受け取る必要がなくてスピーディな鍵発行ができ、かつ、キーレス化も可能な解錠方法としてQRコードが最適だと考えました。

最近、普及が進んでいるような顔認証や指紋認証も検討はしました。しかしながら、どちらもお客様側から情報をいただく必要があり、そこでタイムロスが発生してしまうと、お申込み後にすぐに使えるという理想の状態をつくれません。最終的には、やり取りが運営側からお客様の1方向で済むQRコードという解錠方法に行きつきました。

A.

QRコード解錠ができる数ある入退室管理システムの中から『TOBIRA』を選んだ理由を教えてください。

Q.

登録できるQRコードと暗証番号の数が圧倒的に多いので、1拠点あたり100名以上が利用する施設の入口には最も相性が良いと考えています。


実は今回新たなセキュリティシステムの導入にあたっては、30以上ものサービスの紹介を受けました。その中でTOBIRAに決めた理由としては、「暗証番号での解錠もできること」、「登録できるQRコードと暗証番号の数が多かったこと」、「遠隔解錠が可能なこと」の主に3点でした。

解錠方法はQRコードを前提に検討しましたが、お客様によってはQRコード解錠は逆にわかりづらい場合もあるかもしれません。TOBIRAの場合、QRコードだけでなく、誰が見ても操作がわかりやすい暗証番号での解錠もできる点は、安心材料として大きかったです。その暗証番号の桁数もほかだと4桁が上限のものが多い中、TOBIRAは最大10桁までつくれるので、適当な番号を試して入られてしまうといったリスクも回避できます。

 

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TOBIRAの認証リーダー。QRコード、暗証番号、ICカード(FeliCa)での解錠が可能

 

 

また、加瀬のトランクルームの場合、大きめの店舗だと1拠点で300室以上あり、その場合少なくとも300個以上のQRコードおよび暗証番号を登録できる必要がありました。ただ、この点は他のメーカーの製品だと対応できるものがほとんど見つかりませんでした。

さらに、クラウド上でリアルタイムに遠隔解錠できることも導入の後押しになりました。これはまだ構想段階ですが、将来的に無人での内覧対応ができればと考えています。店舗への到着のタイミングでお電話をいただくことで、遠隔から入口の解錠ができると立ち合いも不要で気軽に内覧してもらえるのではないかと考えています。

一方で、クラウド型の入退室管理システムを利用する上で必須となるインターネット環境整備の費用やランニングコストがかかる点、機器トラブル時の緊急駆けつけサービスがないことは導入のハードルになった部分です。とはいえ、TOBIRAのランニングコストは比較検討したほかのシステムと比べると安価な方で、何よりこれらの懸念材料を上回る利便性を得られるという確信があったので、何とか社内でも合意を得ることができました。

A.

『TOBIRA』を導入したトランクルームではお申込み後にどのようにQRコードを受け渡してるのですか?

Q.

お申込みがあると予約管理システム経由で、QRコードのご案内メールが自動でお客様へ送られるようになっています。

ご利用にあたってはインターネットからお申込みいただき、所定の手続きが完了すると、お客様にはメールでQRコードと暗証番号、そのご利用方法のご案内をお送りしています。

 

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メールではQRコードと暗証番号と解錠操作の方法を案内されている

 

 

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トランクルーム利用者は自分のスマートフォンでQRコードをリーダーにかざすことでエントランスを解錠できる

 

QRコードの生成やメール送付は自社開発の予約管理システム上で行っています。また、TOBIRAの管理システムにQRコードと暗証番号の情報を登録する作業は、お申込みの度に行うのではなく、あらかじめCSV読み込みで一括登録をしています。実は使い始めたころはCSV読み込み機能があることを知らずに、1件ずつ手動で登録する必要があると思っていました。ただ、件数が多く、これは大変だということでRemoteLOCKサポート窓口に問い合わせたところ、CSV読み込み機能があることを教えてもらいました。

自社の予約システムとTOBIRAのシステムはそれぞれに管理していますが、今時点では問題なく運用できています。ただ、TOBIRAは管理機能のAPIが公開されているので、ゆくゆく必要があれば自社の予約システムとTOBIRAのシステムをAPI連携することもできると考えています。

A.

『TOBIRA』の導入から2カ月、すでに実感しているメリットはありますか?

Q.

お申込みから最短10分で利用可能になったことは、お客様にとっての利便性向上はもちろん、競合他社と差別できる要素にもなりWEBサイトでも積極的に謳っています。

当初の目論見通り、TOBIRAの導入店舗では、お申込み後にカードキーの郵送、紛失対応、回収といった作業が一切不要になりました。何よりお申込み後に鍵(QRコード)をスピーディーにお渡しできるようになり、これまでの最短翌日利用から「最短10分で利用可能」を実現できたことは、お客様への利便性向上はもちろん、トランクルーム業界での競合差別化の要素にもなり、WEBサイトなどでも積極的に謳っています。

QRコード解錠ができるようになったことによるお客様からの直接的な感想をお聞きすることはまだありませんが、既存のユーザー様へQRコード対応のアナウンスした際には、既存のカードキーからQRコードへの変更のご希望もいただいています。これは想像ですが、カードキーを持ち歩いたり、カバンの中から探したりするのは些細なことですがストレスになるので、手元にあるスマートフォンで開けられるのは何かと便利で使い勝手が良いのではないかと考えています。

 

 

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A.

『加瀬のトランクルーム』の今後の展望や『TOBIRA』に期待していることがあれば教えてください。

Q.

トランクルーム業界のシェアNO.1を目指して、ますます便利で身近なスペース提供ができてばと考えています。


今回のキーレス化もその一環ではありますが、トランクルーム業界のシェアNO.1を目指して、ますます便利で、身近、スピーディーな利用ができるように、さらなる店舗展開を進めています。

TOBIRAについてはすでに3店舗目の導入予定もあり、紹介いただいた専任の業者さんにご相談をはじめているところです。すでに導入した2店舗の経験上、業者とのやり取りはそこまで負担はなく、実際にお会いしたのも現地調査時に1回、設置工事時に1回の2回だけです。理想をいうと、現地調査も立ち合いなく無人で行えるとより手間が省けるので、そこは今後慣れてくると不要になるのではないかと期待しています!

A.

業界トップシェアのトランクルーム『加瀬のトランクルーム』の入口セキュリティにも採用!
QRコード解錠に対応の入退室管理システム『TOBIRA』とは?

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