A.会社設立後間もなく、人員増加に伴い増床をすることになったのですが、コロナ禍でリモートワークが推奨され出社率が下がったこともあり、工事費をかけて増床する理由を突き詰めて考えざるを得ませんでした。そもそもオフィスに来る意義、これからのオフィスの在り方について徹底的に考えた結果、「会社はコミュニケーションの場である」という点に行き着きました。

社員がオフィスエントランスに足を踏み入れた際、「ここに戻ってきた」というような帰属意識を高め、その価値を再認識してもらうために香りや映像などの仕掛けを取り入れたり、社員同士のコミュニケーションを円滑かつ活発にできるように、パーテーションや仕切りなども可能な限り排除したりしました。さらに、複数の会社から構成されるグループ企業の交流の場として、「サテライトオフィス」を設置することにしました。グループ企業の従業員ならだれでも使えて、会社の垣根を越えてコミュニケーションが取れる、そんな場所を目指しました。

プライム ライフ テクノロジーズ株式会社
人事総務部 人事総務課 担当課長　松尾 康平 氏（左）
人事総務部 人事総務課 主任　大平 克幸 氏（右）

サテライトオフィスの設置が決まった際、「入館カードをどうすべきか」が一番の課題として上がりました。一般的なオフィスですと出入りの度に入館証をカードリーダーにかざす必要がありますが、グループ企業各社で異なる入館証を利用しているため、そのまま使うことはできません。サテライトオフィス用に特別な入館カードを用意し、利用の度に貸出しや返却対応をすることは業務負荷が高く、現実的ではありません。また、グループ各社で利用しているカレンダーが異なっているため、予約管理をどうするかという悩みもありました。

良い解決法がないかインターネットでいろいろ情報を探したのですが、「無人で管理」「予約管理」といったキーワードで検索する過程で、「民泊」向けの情報サイトに辿り着きました。民泊施設の「無人管理」や「予約情報とスマートロックの連携」といったアプローチがサテライトオフィスの運用方法と全く同じだと気づき、その流れで「RemoteLOCK(リモートロック)」を知りました。

A.情報収集の過程で、グループ会社の1つであるパナソニック ホームズ株式会社でRemoteLOCKを導入した事例があり、担当者にコンタクトし、構造計画研究所を紹介いただきました。

他社製品ももちろん検討したのですが、予約システムとの連携を一から開発する必要があるなど、機能とコストが見合いませんでした。まずはスモールスタートで、あまりコストをかけず1拠点目のサテライトオフィスを成功させたかったということもあり、予約システム「RESERVA（レゼルバ）」と連携しているRemoteLOCKシリーズのアクセスコントロールシステム「TOBIRA（トビラ）」を、2021年4月、当社 品川オフィスのサテライトオフィスに導入しました。

A.グループ企業であればどこに所属していても利用できるよう、グループイントラネットのメニューに「サテライトオフィス」の項目を設けています。こちらをクリックすると、会員登録および施設予約ができる画面が表示されます。予約管理にはレゼルバのシステムを利用しており、初めての方でも分かりやすいように、利用マニュアルを合わせて掲載しています。現在会員登録をしているのは160名ほどですが、個別の問合せが入ることはほとんどなく利用いただいています。

▲サテライトオフィスのドアに取り付けられたTOBIRAのテンキーリーダーに暗証番号を入力し、入室する

▲サテライトオフィス内の打合せスペースおよび作業スペース

管理にかかる時間もほとんど必要ありません。社員が初めてサテライトオフィスを利用する際、レゼルバで新規会員登録をしていただくのですが、登録があった旨の自動通知メールが管理者の私に届いた際、承認ボタンを押す程度です。他に問合せ対応や入退室管理に時間を割くことは全くと言っていいほどありません。

▲グループイントラネット画面

現状、新型コロナの影響でそれほど高い稼働率にはなっていませんが、ほぼ全てのグループ会社の社員から会員登録いただいています。今後サテライトオフィスの拠点が増えていった際や、管理担当者が変わった場合でも特に複雑な設定や引継ぎを要さずに管理ができるような環境を構築しています。暗証番号さえ把握していればサテライトオフィスに入れるので、社員からも便利だとの声を多くもらっています。

利用開始後、意外な便利さを実感したのは、サテライトオフィス内で管理しているペットボトル飲料の補充状況を把握できることです。外部業者様にはTOBIRAの暗証番号を予めお伝えしてあり入退室の対応に時間を割く必要もありませんし、入室された際、TOBIRAのクラウドシステムから自動通知メールで入室時刻の連絡が入るため、問題なく飲料を補充いただけたことを把握することができます。

A.TOBIRAに対する不満は全くなく、満足して使っています。現在、TOBIRAはQRコードに対応しているようですが、予約システム側が未対応です。今後、予約システムがQRコード対応となれば使ってみたいと考えています。個人的には、QRコードを使ってのドアの解錠で多少なりともワクワク度が上がるのでは、と考えています。

A.今回の経験を元にサテライトオフィスの設置に関するマニュアルを作成しました。こちらをベースに、グループの従業員であれば誰でも使えるサテライトオフィスの開設を、今期中にグループ企業のミサワホームが、来年度にはパナソニック ホームズ、トヨタホームが予定しています。このようにまずは各社に1拠点ずつサテライトオフィスを開設したいですね。サテライトオフィスは、企業の垣根を越えたコミュニケーションの活性化、協業促進の場として有用です。グループ全体での社員は2万人ほどですが、グループ企業を横断しての利用を考えると、入退館管理はシステムが多岐にわたり非常に難しいです。この点、レゼルバとTOBIRAのシステムを構築し、社員だれでもが使える環境に出来たことはとても良かったと感じています。

さらに、主要都市のみではなく、それ以外の地域拠点にもサテライトオフィスを設置することで、より社員の場の活用が進み、コミュニケーションの活性化につながると考えています。グループ企業であればどの会社からでも同じ画面を共有し、予約ができるこのシステムを使って、今後もグループの横断的な取り組みや協働を図り、グループ一丸となった未来志向のまちづくり、さらには人々のより良いくらしの実現につなげていきたいと考えています。