シェアオフィスは2000年代に入った頃から登場し始め、東京・大阪を中心とした都市部で全国的に増加し続けているのがシェアオフィスです。デスクや会議室、コピー機、プリンター、ネット回線などが整備され、多種多様な業種のビジネスパーソンがオフィスフロアを共有して使用します。そんなシェアオフィスでスマートロックを導入すると、どのようなメリットがあるのかをご紹介します。

起業したばかりの個人事業主やフリーランスの利用者が多く、地方在住者が首都圏での拠点として利用するケースも主流になりつつあります。また、異業種の起業家との交流が持て、ネットワークづくりがしやすいことから、一般の貸しオフィスではなくあえてシェアオフィスを選ぶ人もいるようです。

シェアオフィスには、利用者にとってさまざまなメリットがあります。手頃な賃料でオフィスが持てるのはもちろんですが、ランニングコストの低減、会議室の利用、郵便物の受け取り、立地の良さ、清掃などの雑務の軽減などが挙げられます。

ただ、一方でデメリットもあります。それがセキュリティです。多種多様な人がオフィスをシェアしていますし、打ち合わせや商談で不特定多数の人が出入りします。また、特に利用時間だけ使える時間貸し型のシェアオフィスでは、入室に関するセキュリティをどのように確保するのかも大事なポイントになります。

そこで今回は、シェアオフィスを【1】時間貸し型、【2】複数企業・人の同居型の2つのタイプに分け、RemoteLOCK(リモートロック)を使った効率的な運営について考えてみたいと思います。

時間貸し型のシェアオフィスを運営する上では、利用者が不特定多数になります。利用者来場時の対応のため、受付に専門スタッフが常駐する場合が多いとは思いますがそのための人件費はばかになりません。これに加え、物理鍵を貸し出した場合は利用者が鍵を紛失したり、持ち帰ってしまったりすることも考えられます。

そんな時、暗証番号で解錠するRemoteLOCK(リモートロック)があれば、鍵の受け渡しの手間を大幅に省けますし、紛失・持ち帰りリスクはゼロになります。オフィスの利用を予約してもらった際、暗証番号を通知しておけば、鍵を受け渡すことなく簡単に利用できるからです。スマホアプリのインストールが必要なく、暗証番号入力だけの簡単操作ですから、利用者のITスキルに左右されず、効率的な運用ができます。

また、受付業務が軽減されることでスタッフなどの人件費も削減でき、複数の場所の鍵を扱えば扱うほど、利益の面からも大きな効果が見込まれます。

複数企業・人が同居するタイプのシェアオフィスでは、時間貸し型のように日々の対応に手間がかかることは少ないですが、その分、上述の物理鍵を紛失してしまうリスクが時間貸しに比べて高くなります。

あくまでビジネスの場ですから、シェアオフィスとはいえ、情報漏洩に対する対策はとても重要なポイントです。会員がそれぞれ物理鍵を持っている状況では、誰がいつ利用したのかを把握するのは難しいですし、その上で、誰かが鍵を紛失したとなれば、同居するすべての人に影響が及び、大きなリスクになりかねません。また、シェアオフィスでは、予約式の会議室を併設している場合が多く、こうした共有スペースの利用状況をどのように管理するのかも悩ましいところです。

RemoteLOCKを使うことで、物理鍵で発生しがちな紛失リスクを低減できます。退会者が出た場合にも既存の暗証番号をクラウド上からすぐさま削除できますし、鍵の取り替えも不要。新たな入居者に、新しい暗証番号を設定するだけで運用できます。会員別に暗証番号を発行できるため、何かトラブルが発生した場合にも、いつ・誰が入室したのかを把握でき、セキュリティの観点からもより安全な運用ができます。

予約式の会議室などの運用も便利です。利用時間に合わせて発行した暗証番号で解錠して使ってもらうだけ。面倒な鍵の受け渡しも不要ですし、利用時間後は自動的にその暗証番号は無効になり、予約なしに勝手に利用される心配もありません。また、毎日X時に施錠する、なんて設定も可能です。

いかがでしょうか。最近では、大手企業でもあえてシェアオフィスの利用を促進し、より自由な働き方の実現や、人材交流の活性化を後押しする動きも見られます。これからもますます普及が進むと思われるシェアオフィスですが、その運用はまだまだ手探りの面も多いのが実情のようです。

より安全かつ効率的な運用を目指すオーナー様にとって、RemoteLOCKの導入は、理想的なシェアオフィス運営の手助けになると思います。「導入を検討してみたい」という方は、ぜひお気軽にお問い合わせ下さい！