“地域社会に開かれた学校”の観点から、体育館や多目的教室などの学校施設を地域社会に貸し出す「学校開放事業」。みなさんの街でも行われていると思いますが、手続きが煩雑だったり分かりにくいなどのハードルがあり、利用者の満足度が低く利用率が伸びないなどの課題も見受けられます。
こうした中、予約システムやスマートロックで予約と鍵管理をICT化することで、「事務作業の軽減」や「市民の利便性向上」「利用率の向上」を実現する自治体が着実に増えています。今回は、こういった取り組みで効果を出している自治体の担当者を講師にお迎えして開催したWEBセミナー「目指せスマート運営！学校開放におけるICT化のポイント（2022年11月24日開催）」をレポートします。
セミナーでは、まず構造計画研究所の担当者が同社のサービスを説明し、その後、兵庫県神戸市、茨城県小美玉市、静岡県磐田市の3つの自治体の担当者様からそれぞれの実践事例をご紹介いただき、最後に質疑応答が行われました。
左上：株式会社構造計画研究所(弊社) 岡田 佳也
右上：神戸市教育委員会事務局 総務部政策調整担当課長 東 慎太郎 様
左下：小美玉市スポーツ推進課 田谷 寿之 様
右下：磐田市スポーツ振興課 鈴⽊ 誠⽃ 様
冒頭では株式会社構造計画研究所 RemoteLOCK自治体マーケティング担当 岡田 佳也より、学校開放のスマート化を支えるソリューションを紹介しました。
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弊社の岡田からは、現在公立の小中学校において体育館は9割、屋外運動場は8割が開放されているというデータや、実際にどの自治体が学校開放を行っているのかといった現状を紹介しました。
学校開放でよくある課題として耳にするのが、鍵の貸し出しに手間がかかるという問題だそうです。実際にヒアリングを行ったところ、次のような業務フローが一般的とのことでした。
学校開放における一般的な業務フロー
- 住民の方が利用予約を行う
- 事前に鍵を受け取る（学校の先生に受け取りに行くというパターンが多い）
- 利用当日、鍵で体育館を開錠する
- 施設利用終了時に施錠する
- 後日、現地に鍵を返却する（夜間や休日は先生方が不在のため）
この業務フローにおける課題は、利用者の手間と労力、および自治体のコストであると岡田は分析します。
業務フローにおける課題
- 利用者は土日の利用でも平日の昼間に学校に鍵を受け取りに行かなければならないなど、鍵の受け取りに手間と労力が発生してしまう。
- 利用時間を超過して施設を使われてしまうリスクがある。
- 自治体が鍵管理を外部（個人、地域振興会、地元スポーツクラブなど）に委託する場合はコストが発生してしまう。自治体全体では年間数百万円のコストになるケースもある。
上記の解決方針に対応するICTソリューションとして弊社が提案しているのが、スマートロックの導入による鍵管理の省人化とセキュリティの向上であり、スマートロックと連携したシステムの導入による空き状況確認・予約・利用の円滑化と市民サービスの向上です。
そこで、構造計画研究所が提供するWi-Fi通信型暗証番号式スマートロック「RemoteLOCK(リモートロック)」と有線LAN接続型電子錠用スマートロック「TOBIRA(トビラ)」、ならびにそれらと連動する予約システム「まちかぎリモート」を紹介しました。
続いて、神戸市教育委員会事務局 総務部政策調整担当課長の東 慎太郎様にご登壇いただきました。神戸市では、これからの学校の姿として「人がつながりともに創るみんなの学校」をコンセプトに、地域とともにある開かれた学校づくり、親しみやすい学校づくりを目指しています。
東様によると、神戸市ではこれまでも、スポーツや生涯学習の拠点として学校開放事業に積極的に取り組んでおり、地域住民等からなる学校施設開放運営委員会が主体となって運営に取り組んでいたそうです。教育委員会からの補助金も支出され、令和3年度の時点で、市内の小学校を中心に196の施設で開放が行われていました。
一方で、中学校には学校開放のための運営委員会がないケースが多く、施設開放が進んでいないという課題がありました。加えてその運営方式は、鍵の受け渡しや利用調整など地域や学校の負担が大きく、高齢化や共働き世帯の増加などにより地域の担い手が減少しており、新たに施設を利用したいという住民の希望に対応できない、といった問題を抱えていたそうです。
そこで神戸市では、これらの課題解決のため、ICTを活用した「人手のかからない管理」の仕組みを導入し、開放の進んでいない中学校の体育館の夜間開放を進めていこうという方針を定めます。
この実現に向けて、神戸市教育委員会では、行政課題を民間事業者の新しい技術を活かして解決する庁内プロジェクト「Urban Innovation KOBE（アーバン・イノベーション神戸、UIK）」の仕組みを活用、事業者の公募から審査を経て、実証実験という形で、構造計画研究所の「まちかぎリモート」を採用することが決定しました。実証実験は令和3年12月から令和4年3月まで、市内の3つの中学校を対象に実施されました。
令和4年度からは導入施設の拡大を決定、11月からスタートして、それぞれの校舎の事情にあわせて順次セキュリティを確保しながら、年度内には50校程度まで拡大する見通しとなっています。
事業費は、システム利用料、システムの管理運営に関する委託料、施設のスマートロック化のためのハード面の費用、教育委員会事務局内の人材配置に係る費用など、数千万円規模だったそうですが、国の「デジタル田園都市構想促進交付金」や「新型コロナ対応地方創生交付金」などの補助金を活用することができたため、市としてはかなり少ない負担で実施が可能となったと言います。
なお、神戸市教育委員会では、ホームページの充実、チラシの配布、記者発表の実施、地域スポーツクラブへの個別説明などを通じて市民への学校開放事業の周知を進めています。計画発表から間もない11月中旬時点で、すでに多数の予約が行われているとのことです。
学校施設開放のICT化にあたり、まず直面したのが学校現場の疑問や懸念、漠然とした不安でした。事前のアンケートでも、予期できない事態にも対応する必要がある学校側の負担が増えるだけでは？といった声が圧倒的に多かったそうです。
そこで教育委員会では、事業の制度設計にあたって、①学校に責任と負担が生じないようにすること、②学校ごとの個別事情に合わせた柔軟な対応を行うことの2点を基本方針としました。プロジェクト担当チームが対象校全校を訪問して学校側の理解を求めるなど、学校現場との丁寧なコミュニケーションに努めてきたと言います。
教育委員会では、利用団体に対して利用時の注意事項を周知徹底するなど、細かな配慮を重ねながら事業を推進しています。11月の事業開始以降、教育活動や施設管理上問題となった事例は起きておらず、神戸市における学校開放事業は順調にスタートした、と言えるのではないでしょうか。
- 出典 ：
- 神戸市 夜間中学校体育館開放
三番目に登壇いただいたのは、茨城県小美玉市文化スポーツ振興部スポーツ推進課 田谷 寿之様です。茨城県のほぼ中央に位置する小美玉市では、2022年9月に小美玉市デジタル・トランスフォーメーション（DX）推進計画策定され、令和8年度までの5年間でさまざまな分野でデジタル化を推進し、業務改善を図る取り組みが進んでいます。このデジタル化の取り組みの中でも一歩進んでいる学校体育施設の運営方法を、公民館や文化施設にも採用できないか、現在検討が進められているところだそうです。
小美玉市では、市内の全小中学校、および廃校になった学校の体育館、計13施設15カ所のスポーツ施設に鍵（スマートロック）を設置して施設開放を行なっている他、令和4年度からは市内2カ所の生涯学習施設でも同様に開放を行なっています。
施設開放にまつわる予約管理と鍵管理について、同市ではすでに「まちかぎリモート」と「RemoteLOCK」を導入しており、その効果について、導入の前と後の状況を比較しながら、田谷様は次のように説明されました。
導入効果（予約管理）
□利用者
導入前：予約のために学校や施設へ直接行かなければならない
導入後：「いつでも」「どこでも」施設の空き状況の確認や予約が可能
□学校（教職員）
導入前：空き状況問い合わせへの対応、利用予約の管理
導入後：問い合わせ対応や利用予約の管理等事務負担軽減（実質ゼロ）
□全体
導入前：対面による予約受付業務
導入後：新型コロナウイルス感染症に伴う「接触機会」の低減、経費削減達成
導入効果（鍵の管理）
□利用者
導入前：利用の前と後に鍵のやり取りを施設開館時間内に行う必要がある
導入後：暗証番号が発行されるため自宅から施設までワンストップ（鍵の受け渡し不要）
□全体
導入前：鍵の紛失、破損のリスク
導入後：「施錠」「解錠」の履歴が残る、鍵を紛失、破損する心配が無くなる
この仕組みのポイントは、鍵を管理するシステムと予約システムがインターネット回線で連動しており、入室する際に必要となる暗証番号が自動で発行される点です。
田谷様によると、システムの導入は、管理のあり方や警備体制の見直し、その他関連する業務の見直しによる大幅な経費の削減につながっており、また、新型コロナ感染症対策としての接触機会の低減など新しい生活様式への対応にもつながっているそうです。
三町村が合併してできた小美玉市では、システム導入前は、施設開放における予約から利用までの一連の手続きは旧町村ごとの方法が継続されていて、統一されていませんでした利用者は施設のある学校に直接行って予約を申請し、その後スポーツ推進課で許可証の発行を受け、さらに施設の鍵を保管している担当の職員のところまで取りに行き、利用後は職員に返却するなど、複数の場所へ何度も足を運ばなければならない状況だったそうです。
また、鍵の開閉を警備会社に委託して多くの委託料が発生したり、鍵の紛失や予約状況の連絡ミスなど、学校も含めたトラブルが生じている状況でした。こうしたことから、予約から利用するまでの手続きの簡素化や効率化が課題となっており、さらには新型コロナ感染症拡大防止の観点から接触機会を減らすことも新たな課題として生じていたそうです。
そうした中、解決につながる施策を実施している自治体の例はないかとインターネットで探し、見つけたのが構造計画研究所の取り組みでした。当時は自治体がRemoteLOCKを採用している事例はまだなく、不安も多くあったそうですが、検討した結果、事務の効率化による働き方改革、コストの削減、鍵の紛失等のリスクの低下、感染症対策となる接触機会の低減などの効果が期待できると判断したそうです。
また、災害時には避難所となる学校体育施設において、電力源が電池であるため停電があっても使用でき、物理鍵も必要としないため、避難所開設においてもスムーズで防災の観点でも質の向上が期待できる点も、構造計画研究所のシステムを導入する決め手のひとつだったとのことです。
こうして小美玉市では、令和2年10月末から12月末にかけてシステム導入に関する実証実験を行いました。その後実施したアンケート調査では、さまざまな質問や要望、意見や感想が寄せられましたが、技術的に解決が困難ないくつかの質問を除けば、管理側からも利用者側からも、利便性や安心感に対して高く評価する声が多かったようです。
最後に田谷様からは、「利用者の要望に耳を傾け、可能な限り取り入れてみる。要望の全てを取り入れることは困難であるため、『市民と一緒になってシステムを作り上げていく』をコンセプトに導入を検討していくと、市民も積極的に協力してくれる」とコメントいただきました。
最後は、静岡県磐田市スポーツ振興課の鈴⽊ 誠⽃様に登壇いただきました。静岡県西部に位置する磐田市は、サッカーチーム「ジュビロ磐田」のホームタウンとして有名ですが、その他にもラグビーの「静岡ブルーレヴズ」の拠点であり、卓球の水谷 隼さんや伊藤 美誠選手を輩出するなど、スポーツの街として全国的に知られています。
磐田市全体でスポーツを通じた地域経済の発展や市民生活の充実につながる環境整備に取り組んでいるそうです。
磐田市では現在、同市におけるDXの基本指針である「市役所を変える」「暮らしを変える」「地域・産業・観光を変える」の三本柱に基づいてさまざまな施策を推進しています。鈴木様は、その中の「市役所を変える」の趣旨に沿って、「窓口に行かない」体育施設の利用について検討を進める立場です。
すでに実証実験を終えて本格運用の段階に入っている先の神戸市と小美玉市の例と異なり、磐田市は現在実証実験の最中です。また、磐田市では今回の検討をスタートする前から、市内32校すべての小中学校の体育施設を開放しており、そのすべての予約は施設予約システムで管理され、効率化できている状態だったということですから、この点でも前提が異なります。
そんな磐田市で課題となっていたのは、「利用」フローの効率化でした。これまで予約の済んだ利用者は、施設に行く前に別の管理施設に行って利用料金を払った後、鍵を受け取って利用する施設に向かい、施設の解錠を行なってようやく施設の利用が可能となっていたそうです。そして利用後は、鍵の返却のために再び管理施設に行く必要がありました。管理施設と利用施設の距離は遠いところで約7Kmあったとのことで、その間の行き来は利用者にとってかなりの負担だったのではないでしょうか。
また、現金の取り扱いを含む利用料金の受け取りと、多種多様な施設の鍵管理を行う施設運営は業務委託をしていたとのことですから、ここでも相当な労力とコストが発生していたものと思われます。そこで、磐田市が考えたのが、キャッシュレス支払いシステムとスマートロックを導入し、「窓口に行かない」施設利用を実現するというアイデアでした。
検討を進める中で、スマートロックに関しては、磐⽥市が開催した公⺠連携事業「RIDC」を通じて提案を行なった構造計画研究所と、2022年9月、実証実験に向けた協定を締結するに至りました。現在は、まさに実証実験の最中であり、最終的には令和5年10月に本格的な運用を開始することを目標としているそうです。
スマートロックの検討を進めるにあたっては、複数のスマートロックメーカーとコンタクトを取られたそうです。そのうえでRemoteLOCKを実証実験に採用した理由として、以下の2点を挙げられました。
RemoteLOCKを採用した理由
1. 多数の⾃治体での導⼊・連携実績を有していたこと
→ 複数の自治体での事例の蓄積があり、自治体の事情に入り込んだ運用について情報の整理が進んでいた。
2. 暗証番号形式のスマートロックであったこと
→ 暗証番号は他の形式（スマホを使用する形式など）と比べ、グループのメンバー間で共有することが容易で、利用実態にマッチしていた。
実証実験では、RemoteLOCKの利便性に対して高い評価が集まる一方、いくつかの懸念点も挙がったと言います。生徒のいたずらや学校の電源操作に起因する問題以外に、スマートロックの仕組みそのものに拒否反応を示す担当者や利用者もいたそうですが、いずれも丁寧に個別対応することで解消することができたようです。
鈴木様からは、特に学校側との調整において留意しておくべき項目として、施設の錠前の更新に関わること、新たなWi-Fi機器の設置に関わること、の2点が提示されました。いずれの場合も学校側の個別事情にあわせて丁寧に対応をすることが重要である、というアドバイスで発表を締めくくられました。
今後磐田市では、「窓口に行かない」施設利用の仕組みを、学校体育施設から始めて、最終的には社会体育施設や文化施設など公共施設全体に横展開していきたい、との方針をお持ちだそうです。
最後は質疑応答のコーナーです。参加者からは、事前にいただいたものも含めてオンラインで数多くの質問を頂戴しました。その中から数件ピックアップしてご紹介いたします。
- 実証実験の実現に向けて来年度の予算請求を行なっています。予算請求のポイントがあれば教えてください。
- 【神戸市様】今の学校開放にどういう問題点があるのかを明確にし、その解決のためにRemoteLOCKという手法が非常に有効であると伝えて要求を行なった。
- 【小美玉市様】同市では、たまたま新型コロナ感染拡大防止策が求められる時期と重なったことから、 感染防止に有効な非対面型であるという点を中心に理解を求め、承認を得ることができた。
- 【磐田市様】従来から「窓口に行かない」施設利用というテーマを市全体で取り組み、多方面に発信していたため、関係者の理解を得やすい環境だった。
- 導入後の利用状況について、例えばシステムを導入したため利用が若年層に偏ってしまったなどということはありませんか？また、実際に費用削減につながったかどうかも教えてください。
- 【神戸市様】利用者登録申請では、若い方や学生による活動での申請が多い。現状では新旧のシステムが併存しているため費用削減効果は算出できないが、来年度予算要求のために行った試算上では、 市内全校に導入した場合の削減効果は年間数千万円とみている。
- 【小美玉市様】導入後の利用状況は、高齢者も若者も変化はない。ネットの利用の難しい高齢者向けに紙ベースでの申込みにも対応している。経費削減効果は事業全体の経費の25％程度とみている。警備会社への費用削減、ペーパーレス化、不要になった管理者の配置換えなどの効果が表れている。
以上、今回のセミナーでは自治体から計3名の担当者様に登壇いただき、生の声をお聞かせいただきました。それぞれの実体験に基づく発表は、公共施設の一般開放を考えるにあたって、大いに参考にしていただけるのではないでしょうか。
小美玉市様を含め、全国の自治体様での公共施設のスマート化事例をこちらにまとめています。無料でダウンロードいただけますので、ぜひ参考にしていただければ幸いです。
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