新型コロナウイルスの収束後も、公共施設では衛生管理の徹底や不対面での対応が求められています。市役所や図書館、スポーツ施設など、多くの人が利用する施設では、感染症対策として導入された取り組みが、新たな運営基準として定着しつつあります。

例えば、自治体の窓口業務では、オンライン申請や予約制の導入が進み、対面での手続きを減らす動きが加速しています。図書館では、書籍の貸し出しや返却を無人化するセルフサービスのシステムが導入され、一部の施設では顔認証やQRコードを活用した入館管理も広がっています。

これらの取り組みは、感染症対策としてだけでなく、利用者の利便性向上や業務の効率化にもつながっています。今後も、公共施設における衛生管理と不対面化の流れは続き、より快適で安全な施設運営が求められるでしょう。

公共施設にまつわる問題は、これまでも「再編」という形でのしかかっていました。地方のみならず、東京近郊を含めた全国各地で公共施設の在り方が議論されています。

総務省が発表したデータによると、地域住民全体が利用する主要な公共施設は、集会施設 + 公民館を合わせて全国に約17万か所があるそうです。日本全国のコンビニエンスストアの店舗数が約5万5000であることを考えると、公共施設はその約3倍にも上り、いかに我々の生活に身近なものかがわかります。

しかしながら、日本は既に人口減少・少子高齢化の時代に突入しています。同じ数の公共施設を維持していくには、管理する人手と利用者の双方が足りなくなっています。既に、建物の老朽化だけでなく「担い手不足」が理由となって閉鎖に追い込まれる施設が出てきています。

同時に、働き方改革やそれに伴う人件費の高騰がのしかかっています。夜間貸し出し対応に伴う人件費は、年間数百万に上るといわれています。また、例えば「学校の体育館」の貸し出し対応は、学校関係者や教育委員会が担当しているという例がありますが、働き方改革の一環で業務負荷の低減が求められており、これ以上の負荷を強いることは不可能です。

公共施設の新しい活用方法を打ち出している自治体もあります。東京都では「TOKYOテレワーク・モデルオフィス」という名称で、郊外3か所にサテライトオフィスを開設しています。

このサテライトオフィスは、都内在住または在勤で、企業等で働く方（個人事業主を含む）であれば、無料で活用することができます。施設を活用するメリットとして、以下の3つが挙げられています。

今後、このような新しい公共施設活用が、日本各地で増えてくるのではないでしょうか？実際に「ワーケーション」と銘打ち、様々な自治体が企業人の誘致に乗り出しています。

これまで取り上げてきた問題には、IT化が力を発揮します。公共施設を取り巻く問題点と合わせて整理してみました。ここからは、具体的なソリューション活用を見ていきましょう！

公民館や集会所といった文化施設、体育館などのスポーツ施設など公共施設の運営フローをまとめると、以下の図のようになっているケースが多くあります。

こうした運営で課題になるのが、これまで見てきた窓口業務の負担と施設利用の利便性です。民間のホテルやシェアオフィス、レンタルスペースが予約をオンラインに一本化しているのに対し、公共施設においては、電話による予約を受け付けたり、窓口での事前受付を行ったり、様々な利用形態や利用者に対応する必要があります。

このような背景から、手続きが複雑になっているケースが多く、予約の段階から利用のハードルができてしまっているケースがあります。利用の当日も、窓口に立ち寄ってカギを受け取る、利用中はカギを紛失しないように携行する、利用後には再度窓口に行って返却手続きを行う、という流れになります。窓口が施設と離れた場所にあるケースだと移動に時間がかかったり、複数名で利用する場合は代表者がカギを受け取らないと入館できずに待ち時間が発生したりといった手間が発生します。

自治体側にとっても予約、支払い、カギの保管と受け渡しなどの各種管理や事務作業が発生し、施設ごとに現地で窓口対応を行う職員を配置しているケースもあります。先に述べた学校の体育館貸し出しは、まさに負担が顕在化している例といえるでしょう。

先ほど紹介した公共施設の予約やカギの管理運営に、ITを導入するとどのようになるでしょうか？スマートロックと予約・決済システムを導入したときの運営フローをご紹介します。スマートロックとは、インターネット上でカギや入室を管理できる錠前（もしくは錠前をコントロールするガジェット）のことで鍵の受け渡しを効率化させることができます。

こちらの図は、『RemoteLOCK(リモートロック)』と予約システムを活用した場合の利用イメージです。利用者は予約期間だけ使えるRemoteLOCKの暗証番号を受け取ることで、現地でカギのやり取りを行うことなく入館・入室できます。

また、RemoteLOCKを予約・決済のシステムと連動させることで、Webからの予約・決済が完了するとスマートロックの暗証番号を自動発行できるため、職員の手を煩わせることなく施設を利用してもらうことができます。

前項でご紹介したような公共施設にRemoteLOCKおよび予約・決済システムを導入した場合のメリットをまとめてみました。

このように、これまで自治体職員が行っていた公共施設利用の予約やカギの受け渡し等の窓口業務を、ITの活用により自動化することで住民と自治体の双方に様々なメリットがあります。さらに、こうした通常用途でのスマートロックの活用はもちろん緊急時にもスマートロックが活躍します。

公共施設は緊急時に避難施設として利用されるケースも多く、物理キーで管理している場合は、解錠してからでないと避難勧告を出すことができません。他方で、災害発生時は「鍵を保管していた場所に近づけない」「鍵を取りに行くまでの道が封鎖されている / 混雑している」「鍵が見つからない」などの問題が発生します。こうした緊急事態への備えとして、物理鍵が不要なスマートロックがおすすめと言えます。

実は、RemoteLOCKによる公共施設のカギ管理は始まっています！
ここでは４つの事例をご紹介いたします。

東京都調布市

市内のコミュニティ施設のカギ管理にRemoteLOCKをご導入いただいています。

茨城県小美玉市

体育館（廃校1校、現役1校）に導入されています。

八王子市まちづくり公社

東京都八王子市にある「中町プロジェクト」の建物に導入されています。引き戸にRemoteLOCKが採用されているのが、大きな特徴です。

わが国では人口減少、災害対応、地域経済の衰退等など様々な課題を抱えており、公共施設の運営においてもコストや人手不足等の問題が深刻化しています。その中で、新型コロナウイルスの感染拡大により、公共施設の運用をめぐる問題がより一層顕在化してきました。

これまでにご紹介したように、施設利用における予約受付やカギ・入室の管理をIT化することで、窓口業務の負担を軽減し、人手不足や管理コストの課題の解決につながります。これまでの業務フローや予約受付方法を変えるのは簡単ではありません。しかし、新型コロナウイルスの感染拡大という、大変革が求められている時代だからこそ、IT化の導入を進めてみてはいかがでしょうか？