店舗やオフィスの運営において、スタッフが交代で毎日の解錠・施錠作業を担うのが“カギ当番制”です。しかし近年、この「アナログな」鍵管理の仕組みに、スタッフの負担、業務の効率性、セキュリティ上の問題といった側面から、大きな疑問が生じています。特に人手不足が進み、働き方改革が叫ばれる現在、店舗やオフィス運営の基本ともいえる「鍵管理」のあり方を見直す時期に来ているのかもしれません。

この章では、“カギ当番制”がどのように運用されているのか、その実態を整理するとともに、そこに潜む課題を近年のデジタル化の潮流を踏まえて解説していきます。

アナログで属人的な”カギ当番制”

“カギ当番制”とは、カギ当番となったスタッフがその日の閉店・終業時に施錠した後、物理鍵を特定の鍵保管場所（場合によっては自宅）で保管し、翌日のカギ当番が早めに出社して鍵を開け始業に備えるという、極めてアナログかつ属人的な仕組みです。

中小規模の店舗やオフィスを中心に広く普及

常駐の警備員や専任の管理者を置きづらい中小規模のオフィス、日々スタッフが入れ替わることの多い店舗などを中心に広く採用されてきました。具体的には、次のような業態に多く見られます。

“カギ当番制”にはリスクや非効率がつきもの

しかし現実問題としては、鍵の管理負担が一部のスタッフに偏る、紛失や盗難のリスクが常につきまとう、急なシフト変更や体調不良に柔軟に対応しづらいなど、多くの非効率を抱えています。さらに、鍵を持つ人が限られるため、緊急時の対応が遅れることもあるなど、運用上のリスクも避けられません。

前述のとおり、“カギ当番制”による鍵管理には多くの問題が内在しています。ここでは、その具体的なリスクについて整理して解説します。

物理鍵の紛失や盗難は最も大きなリスク

まず最も大きなリスクとして挙げられるのが、物理鍵の紛失や盗難です。鍵を紛失した場合、単に鍵を作り直すだけでなく、シリンダー交換が必要となるケースもあり、1回あたり数万円〜十数万円の出費につながることがあります。これが複数拠点で発生すれば、年間で数十万〜数百万円規模に達することも珍しくありません。

ヒューマンエラーとスタッフの負担

さらに、鍵の管理責任がスタッフ個人に依存している点も大きな問題です。急なシフト変更や欠勤によって鍵の受け渡しが滞る、スタッフ間での連絡や調整に過度な手間がかかる、誰が鍵を所持しているのか把握できなくなる、施錠を失念する、といったヒューマンエラーが常に発生し得ます。これらは安全上のリスクを高めるだけでなく、カギ管理を担うスタッフにとっては大きな心理的負担となりますし、不必要な人件費の発生要因にもなります。

働き方や店舗運営スタイルの変化

近年、働き方や店舗運営のスタイルが大きく変化する中で、“カギ当番制”が抱える課題はより顕在化しています。パート・アルバイト、業務委託スタッフなど多様な雇用形態が混在し、シフトの柔軟性が求められる現場では、特定のスタッフに物理鍵の管理を任せる仕組みがスムーズな運営の妨げになりつつあります。

安全面での脆弱性への指摘

また、近年は、店舗の24時間営業が減少傾向にあり、深夜帯だけ無人で運営するケースも増えるなど、店舗の運営スタイルそのものが大きく変化しています。その結果、スタッフ同士が決まった時間に申し合わせて鍵を受け渡したり、開店担当者が毎回現地で解錠したりする従来の仕組みでは対応しきれなくなってきました。また、防犯対策の強化や緊急時に備えるためのBCP（事業継続計画）の必要性が高まる中、物理的な鍵だけに依存する運用は、紛失・盗難・複製といったリスクを抱える物理鍵のみの管理は、安全面で脆弱性が指摘されています。

入退室管理のデジタル化は必須の変革

そのような中、DX（デジタルトランスフォーメーション）推進の潮流がカギ管理のあり方に変革をもたらそうとしています。勤怠管理や店舗運営システムがデジタル化する中、入退室管理だけがアナログのままでは、データ連携ができず、業務効率化のボトルネックになってしまう恐れもあります。こうした背景からも、カギ管理のデジタル化は安全性・効率性を確保するために必須の変革であると言えるでしょう。

第1章で述べてきたような背景から、現在注目されているのが、カギ管理そのものをデジタル化できる「スマートロック」です。この章では、スマートロックの基本と仕組み、そしてカギ当番制を廃し、オフィスや店舗運営の生産性を高めるための具体的な役割について解説します。

スマートロックとは、物理鍵を使わずに、暗証番号やICカード、スマートフォンアプリなどを使って扉の解錠・施錠を行うことのできる電子錠のことです。多くのスマートロックは既存の扉に後付けでき、建物や設備を大きく改修する必要がない点も普及の要因となっています。

物理鍵特有のリスクを最小化

基本的な仕組みは比較的シンプルで、ユーザーに割り当てられたデジタル情報をもとに、クラウドや端末と連携して鍵を制御します。機種にもよりますが、運営管理者はパソコンやスマートフォンから、特定のスタッフに「◯月◯日・◯時〜◯時だけ有効な鍵」を即時発行することができますし、不要になれば即座に権限を削除できます。こうした機能によって、鍵の受け渡しや保管、紛失や盗難のリスクといった物理鍵特有の問題を最小化することができます。

セキュリティと透明性が飛躍的に向上

また、解錠や施錠の履歴を自動で記録することができますので、「誰が・いつ・どの扉を操作したか」が明確になり、セキュリティと透明性が飛躍的に向上します。防犯性の観点でも、物理鍵の複製や盗難といった従来のリスクを大幅に軽減できる点が大きなメリットとなっています。

このスマートロックを導入することで、長年続いてきた“カギ当番制”そのものを廃止することが可能になります。

非効率な業務を排除して本来業務に注力

スマートロックがあれば、各スタッフは出勤時間に合わせて自分に割り当てられた暗証番号やその他の解錠方法で入室でき、鍵を誰かが持ち回る必要がありません。カギ当番の負担がなくなることはもちろん、誰かが早朝に出社して鍵を開ける必要もなく、シフトの変動にも柔軟に対応できます。また、鍵の渡し忘れや受け取り待ちの時間ロスなど、非効率な業務を排除することもできます。

特に近年は、深夜・早朝帯の無人営業や、バックヤードや倉庫の社員以外による利用など、店舗運営がより柔軟かつ複雑化しています。こうした状況では、本来の業務とは無関係な“鍵管理のための業務”が、スタッフと管理者双方の負担になります。

機種によっては、特定の時間帯だけ業務委託スタッフに一時的な入室権限を付与する、複数店舗の鍵管理を本部から一元化する、といった運用も可能です。こうすることで、鍵管理に縛られることなく、本来注力すべきサービスの提供や売上の向上に時間と労力を割くことができるようになります。

企業経営全体の基盤を支えるスマートロック

スマートロックのメリットは、鍵管理の負担軽減や紛失リスクの解消だけではありません。導入によって、店舗やオフィス全体の業務効率や安全性、さらには経営面への波及効果が得られます。

また、物理鍵が存在しないため、複製や盗難リスクが排除され、解錠履歴をもとにトラブル発生時の原因究明も容易になります。BCP（事業継続計画）の観点でも、遠隔操作による施錠確認や緊急時の権限付与など、従来の鍵運用では難しかった柔軟な対応が可能です。

さらに、スタッフの心理的負担の軽減も見逃せません。「鍵を忘れてしまったらどうしよう」、「遅刻したら開店が遅れてしまう」などといった不安が消え、スタッフのストレス軽減と業務の質の向上につながります。

RemoteLOCKは、日本国内では弊社リモートロックジャパン株式会社が提供するスマートロックシステムです。本章では、RemoteLOCKの特徴や、店舗・オフィスでのRemoteLOCKのスマートな活用方法について解説します。

リモートロックジャパン株式会社が提供する「RemoteLOCK」は、暗証番号をはじめ複数の認証方式に対応したクラウド型スマートロックシステムです。Wi-Fiを介してインターネットに常時接続されており、管理者は遠隔から暗証番号などデジタルキーの発行・変更・削除、入室権限の一時付与、扉の解錠・施錠状態の確認などをリアルタイムで操作できます。

RemoteLOCKは暗証番号に加え、FeliCa（ICカード）、QRコードなど、多様な解錠手段に対応しているため、利用者の属性や運用形態に合わせた柔軟な鍵管理が可能です。また、入退室の履歴がクラウド上に自動記録されるため、セキュリティの可視化や不正防止にも効果を発揮します。

こうした特徴から、ホテル・民泊などの宿泊施設はもちろん、小売店舗、クリニック、フィットネスジム、オフィス、倉庫、公共施設など、不特定多数が利用する環境でも高い利便性を発揮します。省人化運営、無人受付、時間帯制限による入退室管理、多拠点の一元管理など、現代の施設運営に求められる効率化と安全性の両立を実現するスマートロックとして広く採用が進んでいます。

RemoteLOCKの強みは、スマートロックとしての操作性や基本機能に加え、「クラウド管理」を中心とした運用スタイルにあります。主な強みを整理すると以下のとおりです。

① クラウドによる遠隔管理と豊富な機能

RemoteLOCKはWi-Fiでクラウドに常時接続されており、管理者は離れた場所からでも下記の操作をリアルタイムで行うことができます。このため複数拠点でも「鍵管理の一元化」が容易で、チェーン店舗・フランチャイズ店舗・企業のサテライト拠点など、複数拠点で効率的に運用したいケースにも最適です。
・暗証番号・ICカード・QRコードなどの入室権限の発行・削除
・入退室の履歴確認
・扉の施錠・解錠状態の確認
・時間帯制限や有効期限の設定

② 多様な解錠方法（暗証番号・FeliCa・QRコード）

ユーザーのニーズに合わせて解錠方法を選択できる点もRemoteLOCKの大きな強みとなっています。
・暗証番号（テンキー操作で誰にでも簡単・便利）
・FeliCa（社員証・会員カードなどとの連携が可能）
・QRコード（単発利用や外部業者の入室にも便利）

③ 豊富なシステム連携

RemoteLOCKはAPIを介して数多くのシステムと連携しており、以下のような各種外部システムとのさまざまな連携が容易です。この機能を活用すれば、現場のニーズに対応して業務プロセスを大幅に自動化することができます。

④ 安定した通信と堅牢な設計

多くのスマートロックは、Bluetoothで本体と通信するゲートウェイ（中継機）を経由してインターネットに接続しますが、RemoteLOCKはWi-Fiで直接インターネットに接続できます。そのため設置の自由度が高く、通信も安定しやすい点が特徴です。また、両面テープで固定する後付けタイプのスマートロックとは異なり、RemoteLOCKはドアにしっかりと取り付ける設置工事を前提としたタイプであるため、物理的に外されにくく、セキュリティ面での優位性があります。

最後にRemoteLOCKの導入事例を2件ご紹介します。いずれもRemoteLOCKを導入することで無人営業を実現、カギ当番どころか、スタッフをまったく配置することなくお客様に選ばれるサービスを展開している先進的な事例となります。

ほんたす ためいけ 溜池山王メトロピア店

ほんたすためいけ 溜池山王メトロピア店は、2023年9月東京メトロ溜池山王駅構内にオープンした完全無人書店です。利用者はLINEを通じてデジタル会員証を取得、会員証に表示されたQRコードを店頭のリーダーにかざすことで入店が可能となります。この店舗の入退店管理には、RemoteLOCKシリーズのアクセスコントロールシステム「TOBIRA（トビラ）」が採用され、QRコードによる認証でスタッフ不在でも確実な入退室管理を行なっています。ライブカメラによる遠隔監視、キャッシュレス決済を併用、誰でも安心して利用できる書店環境が実現しました。

書店の経営環境が厳しさを増す中、この店舗ではデジタルツールを積極的に活用、人件費を中心とした運営コストを最小化することで持続可能な運営モデルを構築しています。この取り組みは、次世代の書店経営モデルとして注目されており、運営元である日本出版販売株式会社は、この仕組みを全国に展開することで、書店の経営改善や新規出店、さらには書店文化の発展につながることを期待しています。

セルフ脱毛サロンONESELF

セルフ脱毛サロンONESELFでは全店舗でRemoteLOCK 8j（販売終了後は9j）を採用、完全非対面のサービス提供をしつつ、スタッフ人件費を抑えることでリーズナブルな料金体系を実現しています。店舗の利用予約から支払いまでLINEアプリで完結する独自の予約システムを開発し、直営店とフランチャイズ店舗、あわせて全国70店舗まで拡大しました。

同サロンでは、会員登録をしたお客さまが予約を完了すると、予約システムを通じて予約時間帯だけ利用可能な4桁の暗証番号が発行され、鍵を持たずに店舗入口を解錠することができる仕組みになっています。人の目が気になる脱毛サロンという業態の性質上、「無人化」「非対面化」はビジネス上の大きなメリットとなっています。

今回は“カギ当番”にまつわる課題と、その解決策としてのスマートロック活用について解説しました。スマートロックは物理鍵の紛失リスクや非効率を解消するだけでなく、店舗・オフィス運営全般の業務改善にも大きく貢献します。中でも弊社のRemoteLOCKは、他製品にはないさまざまな強みを備えた次世代の経営ツールとなっています。

執筆者より

筆者も一時期、カギ当番の必要な少人数オフィスに勤務した経験があります。当時はスマートロックのような選択肢のある時代ではなく、不合理に感じながらも、仕方のないこととして受け入れていたことを思い出します。しかし、今はRemoteLOCKがあります。これからのオフィスや店舗運営には、時代がもたらしたこうしたテクノロジーを積極的に活用したいものです。