近頃、「働き方改革」や「ワーク・ライフ・バランス」といった言葉がホットワードになっています。経営に直接関わる方の中には、テレワークや時短勤務、また、それに関わるツールなど導入してみたもののうまくいかない…と悩まれている方も多いかもしれません。今回は、そもそも働き方改革とは？というところからご説明し、働く環境の変化を簡潔にまとめます。

１．そもそも働き方改革って？

働き方改革は、2016年に安倍晋三首相が「働き方改革実現会議」を設置した時期から提唱されました。以後、働き方改革という言葉はいたるところで目にします。2019年4月クールのTBSドラマ「わたし、定時で帰ります。」もまさにこういった背景でできたドラマといえます。

そんな働き方改革、「結局何を目指しているのか？」「何をすればいいのか？」と気になりつつも具体的な取り組みのイメージがついてない方も多いと思います。働き方改革実現会議において、働き方改革は「一億総活躍社会実現に向けた最大のチャレンジ」とされています。この「一億総活躍社会」こそ、働き方や会社自体を大きく変えていくキーワードとなります。

１-１．働き方改革のさまざまな取り組み

背景にあるのは日本が抱える少子高齢化問題です。将来的に労働力は著しい低下を招くと危惧されており、労働力の向上が急務となっています。労働力向上のためにできることは、まとめると労働力の「質」もしくは「量」のどちらかを強化することになります。しかしながら、日本の特徴ともいえる長時間労働による労働量の増加は、それに起因した過労死などに結びつき、労働力を維持する限界となってきました。

そのために、企業戦士と呼ばれるような一部の人間に過剰な労働を強いる社会から、1億人それぞれの働き方にあわせて活躍できる社会を目指す動きが出てきました。働き方改革実現会議においても「非正規雇用の処遇改善」「長時間労働の是正」「柔軟な働き方がしやすい環境整備」などの９つの分野で、質と量ともに向上させる取り組みが議論されています。

質、量ともに向上させる仕組みも多々ありますがまとめると上記のような仕組みが、一億総活躍社会を目指す中で新しい仕組みとして注目されています。

１-２．働き方改革をするうえでの留意点

では、一見すると先進的で有効に思える仕組みですが、取り入れた時に弊害はないのでしょうか。よく挙げられるのが、せっかく取り入れた制度が活用されない、といったことです。極端な例ですが、例えば外回りが多い職場などで休憩スペースなどを設けても使われる機会は少ないですよね。こういった仕組みを取り入れる際には、業務内容と社員について整理する必要があります。

逆に業務の棚卸をすることで業務の無駄や無理が判明し、自ずと働き方改革への取り組みが前進していくと言えるでしょう。

　また、働き方が多様化することで、労働者の流動（中途採用、短期雇用）が以前よりも活発なり管理コストが増大することも考えられます。

テレワークで働く人でも、社内システムへのアクセス権限を設定するためには、一度会社に来てもらう必要があります。労働者の流動が増えれば、社内のＩＴ部門の人はそれだけに掛かり切りになってしまう恐れもあります。また、サーバーなどの物理的な資産の保管、会議室など必要な場所の管理もより困難になります。

働き方改革を進めるうえで、まずは業務内容・社員について理解し、目的を明確にする必要があります。そのうえで、現在のシステムや設備が対応可能か再検討する必要があります。

２．働き方改革を考えるうえでのツールとは？

上記の課題を解決し、多様な労働環境を可能にしたのはクラウド技術の発展といって差し支えないでしょう。クラウドサービスとは簡単に言えばインターネットを介したサービスです。

例えば少し前までメールはパソコンにメールソフトをインストールして利用するのが一般的で、インストールしたパソコンでしかメールは送れませんでした。送受信したメールの確認も同様です。しかし、Gmailなどクラウドを利用したメーラー機能の台頭で、私たちの多くはパソコンで送ったメールをスマホを使って電車の中で確認できるようになりました。これがすべてのクラウドサービスの本質的に優れている点です。

他に身近なものでは保管したデータをブラウザで確認できるgoogleDriveやgoogleカレンダーなどが挙げられます。また働き方改革といった視点では他にも勤怠管理のスマートHRや顧客管理ツールSansanやsalesforceといったサービスは有名ですが、これらは「多様な働き方」に柔軟に対応できるクラウドならではのサービスといえます。

また、クラウドサービスはインターネットを介し常に最新のサービスを提供できます。当然メンテナンスも不必要となり、さらに従業員の増加や働き方の変化に合わせて柔軟にプランを変更することも可能となります。

基本的なことではありますが、特に新しい試みとして働き方改革を会社に導入する場合は、初期導入コストも少ないクラウドサービスを選択することをお勧めします。また、目的を明確にしたうえで今後の発展性も加味したツール選定を行うと良いでしょう。

３．働き方改革とスマートロック　-オフィス・施設管理はどう変わる？-

最後になりますが、多様なツールがある中、スマートロックは働き方改革にどう関係するのか簡単にご紹介します！先ほど挙げた課題の中に「管理コストの増大」がありますが、短期間の雇用やフレックスタイムとなると、実は困るのが鍵の管理。全員に鍵を渡すと退職後の回収や採用した人への受け渡しなど以外に手間となります。これは会議室など共有スペースの管理をどうするかといった問題も含みます。

それを解決するのがスマートロック。スマートロックを取り付ければ、設備担当者のパソコンやスマホ上から入居者専用の鍵の権限（暗証番号やアプリなど）を発行できます。退職後も簡単に権限を変更できますし、従業員のセキュリティレベルに応じてどの部屋をアクセスできるかも簡単に変更できます。

（※あくまでスマートロック全般の機能のご説明です。各製品によって詳細は異なりますので、詳しくは個別にお問合せ下さい）

３-１．スマートロックとオフィス・施設管理　－RemoteLOCK編－

さて、RemoteLOCK(リモートロック)の特徴は何でしょうか？ここでもやはり先ほど記述したクラウドサービスである、という点が特徴となります。アプリでの管理をするスマートロックと違いブラウザ上で確認できるため、普段はパソコンで設定し入室記録などは外出先のスマホで確認する、といったことも可能です。詳しくは、下記のブログもご覧下さい。

また、随時オフィス向けの他社サービスとの連携が更新されており、最近ですとiCal(Apple社のカレンダー機能)との連携サービスβ版がオープンされています。れにより、従業員はiCalやgoogleカレンダーなどの共有カレンダーで会議室の鍵を選択でき、予約時間だけ利用可能な暗証番号自動で発行いただけるようになりました。今までの予定の管理と併せて柔軟な入退室管理が可能となります。

働き方改革でオフィス・入退室の管理に悩まれている方は、ぜひ下記のRemoteLOCK概要資料を請求ください。

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４．【まとめ】働き方改革導入前に業務の棚卸を

いかがでしたでしょうか。働き方改革では多くの取り組みが紹介されていますが、業界、業務、組織風土で適切な取り組みは全く異なります。まずは、業務の棚卸をして、取り組みによる弊害や管理について考えてみて下さい。オフィス・施設管理にお悩みでしたらいつでもご相談ください！