今、注目を集めているスペース貸しビジネス。空いているスペースを有効活用したり、次のテナントが決まるまでの空間を期間限定で収益化できるなど、ビジネスとしてスタートしやすいことでも人気となっています。そんな時間貸しのワークスペースを運営するときに問題となるのが「予約受付」と「鍵の受渡し」をどうするか。最新の情報と運営に役立つツールについてお伝えします。

時間貸しワークスペース運営のメリットの一つに「さほど初期投資がかからない」ことがあります。簡単なリノベーションやワークブースの設置などで、比較的容易に開業することができるからです。とはいえ、実際には公式サイト（ホームページ）を作ったり、予約や受付をどうするかということが課題となり、やり方によっては、必要以上のコストがかかることにもなりかねません。

それらのワークスペース運営問題を一気に解決するのが「予約システム」の導入です。システムの導入というと、導入費用が高くつくのではないかと思いがちですが、最近のシステムでは多機能でありながら低コストで導入することが可能です。

ワークスペース向けの予約システムは、複数の企業がサービス提供しており、それぞれに特徴がありますが、多くの場合は次のような共通するメリットがあります。

いつでも、どこでも情報管理や予約状況の把握ができる

予約システムを導入すれば、管理者はどこにいてもスペースの予約状況や情報の確認・更新ができます。複数のスペースを運用している場合もオンライン上で一元管理ができ、常に最新の状態が表示されているので、手書きや手入力の手間もなく、現地に行かなくても現在の状況を把握することができるため、遠隔管理でも安心な運営ができます。

自社の公式サイトとして使用できる

一昔前までは、きちんとした公式サイトを作るとなると数十万円～数百万円もの費用が必要でした。しかし、予約システムのプラットフォームを利用すると、公式サイト（ホームページ）としてそのまま使うことができるので、洗練された自社サイトを簡単に作ることができます。

きちんとした公式サイトはワークスペース自体の信頼感を向上させ、利用者に安心感を与えることになるでしょう。

24時間予約の受付が出来る

電話やFAXでの予約だと営業時間だけの対応となり、時間外の予約や時間外に問い合わせをした利用客を逃すことにもつながります。

予約システムを導入すれば、365日24時間受付が可能になるので、利用客はいつでも手軽に予約ができ、利用者を逃してしまう心配もありません。

業務を自動化・効率化できる

予約システムを利用することで人による予約受付時に生じがちな入力ミスやダブルブッキングなどを防ぐことができます。また、キャンセル受付、キャンセル受付時のメール送付、空席・満席などの空き状況や残席情報の更新・表示、来店リマインドといった日常的な受付、管理業務もすべて予約システムが自動対応、自動調整してくれるため、事務的な業務を大幅に削減、効率化することができます。

さらに、決済システムやカギ管理のシステムと連携することで、集金漏れや金銭授受のミスを防ぐとともに、現地での会計対応やカギの受け渡しなども不要になり、無人・省人での運営が可能になります。

定期的な清掃などは人の手が必要ですが、予約システムの導入は人件費の大幅な削減ができるため、結果的に運用コストを抑えることができるでしょう。

それでは、おすすめの予約システム・予約プラットフォームをご紹介します。

instabase（インスタベース）は、レンタルスペースを貸したい人と、レンタルスペースを借りたい人とのマッチングが簡単にできる、レンタルスペース専用の予約プラットフォームです。利用者を自社サイトからだけではなく、広く集めることが可能になり、ワークスペース運営を強力にサポートしてくれるでしょう。

スペースを探すユーザーは、インスタベースに掲載されている全国約3万件のスペースの中から、地域や用途に合わせたレンタルスペースを検索できます。事業者側としても、初期費用や月額費用なしの成果手数料制で手軽にスペースを掲載でき、掲載後の販売促進施策（割引クーポン等）、利用者からの予約金額・キャンセル料金の回収、集客施策（特集、有料広告、SNS運用等）などの集客・予約はすべて任せられるため、ワークスペース運営の初心者でも安心してはじめることができます。

レンタルスペース運営に特化した予約サイトを作れるのはupnow（アップナウ）。初期費用、月額費用0円で、自社公式サイト（ホームページ）を作成できます。サイトの開設はスマートフォンからでも手軽に行うことができ、コーディングなどの専門的な知識は一切必要ありません。また、利用者がスペース利用の代金をクレジットカードで支払うことができる事前決済フォームを組み込むことも可能です。

また、ゲストへの見積書、領収書の自動発行や、リピート促進のためのクーポン発行もできるなど、時間貸しワークスペースを運営するための必要な機能が全て揃っているといえるでしょう。公式サイトを作る際も、ロゴ、サイト名、キャッチ画像など自分好みにカスタマイズができるので、自社に合わせた魅力的なサイトが作れます。

登録事業者数が26万社をこえ、さまざまな業種から選ばれているのが予約システムRESERVA（レゼルバ）です。RESERVAを使うことで、予約受付から決済、顧客管理、さらに集客までを全て自動化し、時間貸しワークスペース運用の業務を強力にサポートしてくれます。

対応業種はビジネス系のスペース（貸し会議室やワークスペース）に限らず、サロン、スクール、宿泊など、350種以上に対応しており、予約サイト作成の際は業種にあったテンプレートを使うことができます。

スペース運営においてありがたい機能としてほかにも、リマインドメールや来店お礼メールを自動で配信したり、メルマガも随時配信可能。英語、中国語、韓国語、タイ語などの外国語にも対応しているので、幅広い利用客を取り込むことができます。画面がシンプルで見やすいので、パソコンの苦手な人でも簡単に情報管理ができるでしょう。

レンタルスペースを開業するあたり、もう1つ大きな問題が残っています。それは「カギの受け渡しをどうするか」ということ。予約システムによって、いくら集客や予約管理が自動化できても、ワークスペースのカギの受け渡しだけにスタッフが対応していては意味がありません。

そこで、当社のスマートロック『RemoteLOCK(リモートロック)』を利用すれば、スタッフによるカギの受け渡しの必要がなくなり、完全非対面での運営が可能になります。

さらに、上記の3つの予約システムの中でも、「インスタベース（instabase）」と「RESERVA」はRemoteLOCKとシステム連携しているので、予約に合わせたカギの発行とゲストへの通知を自動化することができます。具体的にどのようなメリットがあるのかをご紹介しましょう。

カギの受け渡しが不要になる

RemoteLOCKは、物理的なカギではなく、ドアに設置されたキーパッドに暗証番号を入力することで解錠します。この暗証番号は、個人ごとに異なる番号を発行することができ、予約時間のみ利用できるように有効期限を設定できるため、時間外の不正利用を防ぐことができます。

カギの紛失トラブルがなくなる

物理的なカギの紛失トラブルは意外とリスクが大きいことが多いです。例えば利用者が誤ってカギを持ち帰り、次の人が利用できなくなったり、紛失により金銭的なトラブルに発展することもあります。また、新しいカギを手配するにも、時間と手間がかかります。

ワークスペースによっては、物理的なカギの保管場所を利用者に教えて利用してもらうケースもありますが、時間外に勝手にスペースを使わるようなケースも発生しています。スマートロックの導入は、余計なトラブルを回避してシンプルで安全なレンタルスペースを運営するうえで今や欠かせないものになっています。

スペースの非対面運営が可能になる

管理者は、誰が、いつ、どこを解錠したのかといった履歴情報を遠隔からオンライン上で把握できます。また、スポット利用だけでなく会員制で利用し放題にする場合は、会員ごとに暗証番号を発行し、24時間いつでも利用可能にすることや、解錠できる曜日や時間帯を限定することもできます。

このように現地にいなくても店舗の状況がリアルタイムにわかることや、利用形態に合わせて入室権限を柔軟に制限できることは、運営上のさまざまなリスクやトラブルを防ぐことにつながり、非対面・無人でのレンタルスペース運営にさらなる安心感をもたらします。

いかがでしたでしょうか。時間貸しのワークスペース運営は予約システムや予約プラットフォームを利用することで24時間いつでも予約受付が可能になります。さらに、予約システムとRemoteLOCK(リモートロック)を合わせて使うことにより、カギの受け渡しを自動化でき、時間貸しワークスペースの無人運営さえも実現できるのです。

人的コストの削減や人材不足などにも対応できるこれらの仕組みを取り入れてみてはいかがでしょうか。

【事例付き】レンタルスペースや店舗の無人運営におすすめ！

施設運営にRemoteLOCKを導入するメリット、利用イメージ、機能、活用事例などを詳しくご紹介