貸し会議室市場は、コロナ禍でいったん落ち込んだものの、その後は新たな需要を取り込みながらV字回復を見せているといいます。今回は、そんな貸し会議室市場の現状と貸し会議室運営のポイントについて解説するとともに、そこでおすすめしたい予約システムをご紹介します。

コロナ前までは安定的な成長を続けていた貸し会議室市場ですが、コロナ禍でいったん落ち込んだ後、現在は需要が急速に再拡大しているという状況にあります。ここでは、そのような貸し会議室市場の現状と今後の展望について解説します。

貸し会議室の市場規模は、「貸し会議室」の定義の仕方によって、さまざまに異なる統計が存在します。いずれの統計を見ても、おおむねコロナ前までは安定的に成長を続けていましたが、コロナ禍によってブレーキがかかったかに見えました。しかし、その後は再び成長に転じており、例えば、業界最大手のTKPが昨年発表した「新中期経営計画」を見ると、2024年から2026年の同社の売上高における年平均成長率の指標を年23％としています。

このような好調の背景のひとつに、テレワークの普及が挙げられます。コロナ禍における新しい働き方として急速に普及したのがテレワークです。社員は出社することなく、自宅など別の場所で人との接触を避けながら働くことができるため、コロナ禍で急速に拡がりました。自分の好きな場所で柔軟に働くことのできるこの働き方は、多くの働き手から歓迎されるとともに、生産性や創造性の向上につながるということから経営サイドにもメリットが大きく、コロナが落ち着いた現在も多くの企業や団体で定着しています。

テレワークが普及する以前は会議には社内の会議室を利用することが一般的でした。しかし、現在ではテレワークによってリモートで働く社員が多いため、社内の会議室が利用できない、あるいは、効率的でない、といったケースが増えています。そうした中、ロケーションを選択でき、時間もフレキシブルに利用できる貸し会議室が重宝されるようになっています。

また、会議の形態も変化しています。小規模なリモート会議であれば自宅でも実行可能ですが、参加人数が多いリモート会議や、対面の会議とリモート会議を組み合わせた形態の会議では、そのための設備の整った施設が必要となります。そのような場合の最適な選択肢として、貸し会議室が利用されることが増えているというわけです。

このように、テレワークに代表されるような近年の働き方の変化が、貸し会議室への需要を高める大きな要因となっていることは間違いありません。

リモートワークや在宅勤務が普及し社員がオフィスに滞在する時間が縮小すると、オフィススペースの一部を不要とし、オフィスを縮小することでコストを削減する企業が増加しました。フリーアドレスを導入してオフィスには社員の数よりも少ない座席しか配置しない、オフィスレイアウトを大きく変更してスペース効率の悪い会議室は失くしてしまう、などといった企業が続出しました。

一方、テレワークが定着したとはいうものの、コロナ禍が収まる中で、オフィスへの出社回帰の現象が拡がっています。テレワークの割合を縮小し、一週間の中で一定日数は出社することを原則とする企業が増えているというのが現実です。

数多くの企業にオフィスの受付システムを提供している株式会社RECEPTIONISTが昨年1月に実施したオフィスにおける会議室利用・管理の現況に関する調査では、「会議室利用についてどんな課題を感じますか？」という質問に対して、「会議室が足りない」という回答が51.6%で1位となっています。この課題に対しては、社内の会議室の管理と運用を適正化していくことも重要ですが、その解決を貸し会議室に求める企業が多いということも容易に推察できます。

日本経済新聞が先月報じたところによれば、東京都心部での貸し会議室の利用料金はこの2年で1割程度上昇したといい、その主な原因としてコロナ禍の中でオフィスを縮小した企業を中心に、「会議難民」の貸し会議室利用が増えたことが挙げられています。

従来、貸し会議室は主に大手企業や公共団体などの利用が多数を占めていました。しかし、テレワークが普及し、柔軟な働き方が一般的になっていく中で、小規模の企業や個人の間でも貸し会議室の利用が増えてきたといわれています。

こうした動きを受けて、貸し会議室市場も変化しています。現在、1時間程度の短期利用から数日間にわたる長期利用まで可能なフレキシブルな貸し会議室や、貸し会議室としても利用可能なコワーキングスペース、地域のニーズに合わせたサービスを提供する地域密着型の貸し会議室などこれまでなかったタイプの貸会議室が出現しています。

ここまで述べてきたような、テレワークの普及やオフィスにおける会議室不足から来る貸し会議室需要の高まり、そして、個人や小規模企業など利用者層の拡がりといった傾向は今後も続くと予想されます。いくつかの異なる需要予測が存在しますが、おおむね今後5～10年にわたって、年率20％程度の高い伸びが予測されています。これは先にご紹介した業界最大手TKPの中期経営計画にある年平均成長率23％という数字とも符合します。

ここからは視点を変えて、貸し会議室事業者の皆さま、貸し会議室ビジネスにご関心をお持ちの皆さまに向けて、貸し会議室の施設運営のポイントについて、解説してまいります。

貸し会議室ビジネスに参入するにあたって、まず必要なことは、当たり前ですが、物件を確保することです。立地の適正（ターゲットとする需要に適しているか）、交通アクセス、周辺の競合状況などがポイントとなります。提供スペースとなる物件の大きさや構造も、想定するターゲットに合わせて選ぶ必要があります。

次のステップは、設備や備品を整えることです。設備・備品の充実度は集客や顧客の確保に影響を与える重要なポイントです。一般的な貸し会議室に必要となるアイテムは、おもに次のようなものが挙げられます。

・テーブルと椅子：会議室には必ず必要な備品です。長時間の会議やセミナーでも耐えられるような、座り心地の良い椅子や、荷物が置ける広めのテーブルを用意したいところです。

・ホワイトボード：たくさんの情報を書き込めるような大きめのホワイトボードがよいでしょう。複数台用意しておくと急なニーズにも対応できます。マーカーの色数も多めに用意しておくと喜ばれます。最近では電子ホワイトボードという選択肢もあります。

・プロジェクターとスクリーン、大型モニター：会議でのプレゼンテーションやオンラインセミナーには必需品です。最近では動画も頻繁に使用されますので、できれば高品質なものが望ましいでしょう。

・音響機器：中規模以上の施設では、明瞭な音声伝達のため、マイク、アンプ、スピーカーなど、音響機器を備えておく必要があります。ワイヤレスマイクがあるとよりよいでしょう。

・高速インターネット: 利用者がパソコンを使用する会議やデータのやり取りをスムーズに行なうことができる高速で安定したインターネット環境は必需品です。

・ポディウム（演台）：司会者ためだけではなく、プレゼンテーションの際にパソコンや器械を操作する場所としての役目もあります。中規模程度の会議室なら常備しておいた方がよいでしょう。

・電源タップ、延長コード：パソコンやスマホの充電用に複数の電源が必要です。部屋の各所に多くのコンセントを設置するだけでなく、中央のテーブルでも使えるよう配線にも工夫しましょう。

このほか、利用者が忘れた、急に必要になった、などといった時のための文房具（ペン、コピー用紙、ハサミなど）を準備しておくとよいでしょう。また、指示棒やレーザーポインターなども常備しておくと利用者に喜ばれます。

さらに、会議室内には必要な文房具や書類を整理できる収納スペース、共用スペースには軽食や飲み物を提供するためのキッチンコーナーやカフェスペースを設けておく、などといったことも貸し会議室の付加価値を高め、リピーターの増加につながるポイントとなります。

貸し会議室をビジネスとして安定的に稼働させていくためには、先ずは集客が必要です。その具体的な方法は施設の性格や規模、ロケーションなどにより千差万別ですが、非常に大まかに列挙すると下記のようになります。

そのほか、メディア広告、交通広告、チラシやポスターなども挙げることができるでしょう。運営者は施設に合った方法を選択し、限られた予算の範囲内で、実行していかなければなりません。ここでは、この中で最も費用効率が高いと考えられ、さらに施設を運営していく上での業務の効率化にもつなげることができる「予約システム」について解説します。

予約システムは、施設を利用したい企業の担当者や個人からオンラインで予約を受け付け、その後の予約情報管理や顧客管理までを一元的にサポートしてくれる、運営者には非常に便利なツールです。多くのシステムは代金の決済機能も備えていますから、予約システムを導入することで運営者はさまざまな面で業務の効率化をはかることができます。

また、予約システムは、貸し会議室を含むレンタルスペースを利用したい人と運営者を結び付ける一種のプラットフォームとなっています。予約システムを提供する各社のWEBサイトには数多くの貸し会議室やレンタルスペースに関する情報が掲載されていて、利用者は、用途、ロケーション、予算などから自分に合った施設を検索することができます。

利用者にとって、予約システムのプラットフォームは今では貸し会議室の情報収集になくてはならないツールになっており、運営者は施設の写真や情報をそこに掲載するだけで、高い集客力を期待することができるというわけです。利用者によるレビューも掲載されますので、口コミマーケティングに活用することもできます。

予約システム各社のWEBサイトへの掲載は無料とされている場合が多く、ページ制作や運営についてのサポートを受けられる場合もあります。この点、予約システムは費用効率の高い集客方法であるといえます。ただし、掲載は無料でも、システム経由で成立した予約は手数料が発生します。手数料はシステムやプランによって異なりますが、20%~35%が一般的なようです。

システムによっては予約ごとの手数料は不要とする代わりに、一定額の初期費用と月額費用を要するものもあります。この方式は、運営者の業務改善の努力などよって売り上げが向上すれば、その分の収益がより大きく運営者に還元されるというメリットがあります。

予約システムに加えてもうひとつ、貸し会議室の運営者が業務効率をさらに高めることができ、利用者にもよりよい体験を提供することのできるツールとして、「スマートロック」をご紹介します。

貸し会議室にスマートロックを導入することの最大のメリットは、鍵の受け渡しの手間が一切かからないこと、そして、物理鍵の紛失や不正な複製のリスクをゼロにすることができることです。

暗証番号を利用する弊社のスマートロックRemoteLOCKは、利用者ごとに、予約された時間だけ、部屋のドアを解錠できる暗証番号を発行することができます。予約システムと連携して、予約が入った時点で利用者に暗証番号を自動的に通知することもできますので、運営者は鍵の受け渡しの必要がなくなることはもちろん、利用当日に利用者にチェックインしてもらう手間を省略することもできます。

こうして、フロントスタッフの業務は大幅に軽減され、同時にセキュリティ面での不安も解消されますので、運営者はスタッフの人員配置を合理化するなどして、人件費の削減につなげることができます。

また、利用者は、利用中に部外者が間違って侵入してくるなどの心配がなくなりますし、必用に応じてアクセス権限をグループ内で簡単にシェアすることができますので非常に便利です。なによりも、鍵を受け取ったり、持ち歩いたりする煩わしさから解放され、快適な利用体験を得ることができますから、施設に対する評価の向上やリピーターの増加にもつながります。

このように、スマートロックの導入は、貸し会議室の運営を効率化し、セキュリティを向上させ、利用者の利便性と快適性を向上させる、などさまざまなメリットがあります。

ここからは、貸し会議室運営に適した予約システムをご紹介してまいります。ご紹介するシステムは、いずれも弊社のRemoteLOCKと連携可能となっており、両者を連携させることで、予約が入ると同時に入室のための暗証番号を自動発行することができるという利点があります。

インスタベースとは、株式会社Rebaseが提供する日本最大級のレンタルスペースの予約プラットフォームです。スペースを貸したい人と借りたい人をマッチングさせ、検索から予約までインターネット上で行うことができます。

貸し会議室を始め、セミナー会場、レンタルスタジオ、レンタルキッチン、レンタルサロンなど、1時間から予約できるレンタルスペースの掲載数は全国で33,000件以上にのぼります。掲載数が多いということはそれだけ利用者の選択の幅も広いということです。述べ利用者数は700万人を超え、幅広い年代のユーザーに利用されています。スペース利用者向け、スペース掲載者向け、それぞれに向けて、便利なスマホアプリも準備されています。

 インスタベースの掲載にかかる費用は、予約・利用があった時のみ成約手数料35％を支払う完全成果報酬型となっており、初期費用や月々の固定費などは一切発生しません。貸し手の運営業務を軽減できる機能が充実しており、オンライン決済はもちろん、料金設定に関する機能、入退室管理に関する機能など、多数の機能を無料で使用することができます。弊社のRemoteLOCKとの連携機能もそのひとつです。

また、集客につながるページ作成、予約管理の方法、料金設定のノウハウなど、運営業務全般に関わる専門スタッフによるサポートが充実している点もインスタベースの強みのひとつです。

株式会社アズームが提供するスマート空間予約は、レンタルスペース運営に必要な「予約管理」「顧客管理」「鍵の管理」「決済管理」の機能が1つのシステムにパッケージされた予約システムです。中でも、スマートロックと連携した「鍵の管理」は、同システムによる業務効率化の重要なポイントと位置づけられており、対面での鍵の受け渡しが不要となるだけでなく、鍵の開閉履歴の確認や、遠隔からの鍵の操作も可能となることから、運営の無人化も視野に入れた設計がなされています。

スマート空間予約を導入することで、予約の管理、顧客の管理、請求書発行・管理といった施設運営かかわる事務的業務の大部分を自動化することができますので、運営者は業務効率を大幅に改善し、コストダウンを実現することができます。また、多くの業務において人手に依存する必要がなくなりますので、人的ミスを減少することができます。加えて、スマートロック連携によって鍵の受け渡しや入退室管理に関わる手間も極小化されますので、セキュリティレベルを保ったまま施設の無人運営も無理なく可能になるというわけです。

スマート空間予約では、予約件数や売り上げを基準とする成功報酬モデルではなく、初期費用と月額のシステム利用料からなる定額制を採用しています。この方式は、業務の改善によって利用率が向上すれば、その分がより大きくダイレクトに収益の増加に反映されるというメリットがあります。

＊ なお、株式会社マイナビが昨年6月、東京・東銀座の歌舞伎座タワー高層階（22、23階）にオープンした「マイナビPLACE」には、スマート空間予約とRemoteLOCKが採用されています。「マイナビPLACE」は延床面積 3,601㎡（1,089坪）、多様なビジネスイベントに対応するカンファレンスルーム11室、面接や会議などに対応するミーティングルーム9室、撮影やオンライン配信に適したスタジオ2室からなる最新の大型カンファレンス施設です。

「マイナビPLACE」公式WEBサイト

https://mynavi-place.jp/ginza/

リザエンは、株式会社インタークエストが提供する予約システムで、厳格なサーバー管理に基づく高いセキュリティと幅広いカスタマイズ性を持つことが大きな特徴無人化となっています。比較的リーズナブルな価格で利用できるパッケージタイプの「ビジネス版」と、個別カスタマイズに対応する「エンタープライズ版」の二つの選択肢がラインアップされており、施設の要件に応じて利用することができます。料金体系はいずれも初期費用+月額費用の定額制です。

リザエンは、貸し会議室などのレンタルスペース、セルフサロン・エステ、フィットネスジムの他、200業種以上のあらゆるビジネスシーンで活⽤でき、パソコンが苦手の人でも利用しやすいユーザビリティの高さ、24時間365日のサーバー監視体制、独自のシステムカスタマイズへの対応性などが高く評価されています。

他にも、予約台帳の作成、予約サイトの作成、複数店舗・複数拠点の利用に効果を発揮する権限分け機能、WEB会議システム（ZOOM）連携、コストメリットの高い（料率一律4.6％）クレジットカード決済、弊社RemoteLOCKを含むスマートロック連携など、独自の実績とノウハウが活かされた多彩な機能を備えています。

株式会社fixU(フィックスユー)が提供するfixUは、無人化・省人化に特化した、施設や店舗の運営を全面的にバックアップするサービスです。複数のツールを契約しなくとも、スペースさえあればfixUのみで事業運営が即座に可能になります。

施設運営者は、管理画面となるダッシュボードから、顧客管理・請求管理・決済を、顧客に紐付けてワンストップで運用することができます。また、施設運営の無人化支援も行っています。スタッフを配置しなくても、利用者がアプリから施設のドアを解錠し、利用時間に応じての従量課金（ドロップイン対応も可能）から決済までを行うことが可能です。fixUが無人化・省人化による人件費の削減と収支の向上・改善を支援します。

一方、利用者にはアプリが提供されます。アプリから利用予約を行ない、アプリを利用して施設への入退室を行います。この入退室に伴う解錠キー（暗証番号）の自動発行について、fixUは弊社RemoteLOCKと連携しています。利用者はアプリ内から利用時間・契約プランに応じた決済を行うこともできます。WEBからの利用も可能です。

なお、fixUの料金体系も初期費用+月額費用の定額制が基本となっています。

今回は、貸し会議室市場の現状と貸し会議室運営のポイントについて解説するとともに、貸し会議室運営におすすめの予約システムをご紹介してまいりました。ひと口に貸し会議室といっても、その規模や形態はさまざまです。予約システムも、それぞれに特徴や料金体系が異なっていることもおわかりいただけたのではないかと存じます。

貸し会議室ビジネスに取り組んでおられる皆さま、これから取り組んでみようとお考えの皆さまには、施設を運営していく上で優先すべき課題をできるだけ明確にしていただき、その課題解決に向けて、より適したシステムを賢く選択していただくことができれば、それが成功への第一歩になると考えます。

これ1つで全てが分かる「RemoteLOCKパーフェクトガイド」

機種による機能の違いや、実際の運用イメージなど、RemoteLOCKを詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。