2020年09月16日から3日間、国際展示場 幕張メッセにて行われた「第15回 東京総務・人事・経理Week（主催：リードエグジビションジャパン株式会社）」に参加してきました。本記事では、総務担当、施設管理者に役立つオフィス向け最新ソリューションを調べてきましたのでお届けします。

１．受付・内線電話不要！総務の負担軽減、施設の付加価値向上に！

１-１．iPad型クラウド受付システム　株式会社RECEPTIONIST

出典：RECEPTIONIST(レセプショニスト) 公式サイト

皆さん、このコロナ禍に「受付・内線担当のために出社した」という経験はありませんでしたか？受付対応や電話の取次ぎは、「オフィスにいないと業務ができない！」「何度も手をとめて通常業務がはかどらない！」なんてこともしばしば。意外に面倒ですよね。

また、来訪者にとっても、「受付で行列ができて待たされる。」「来客用紙にいちいち記入するのが面倒。」 という場面はよくあるのではないでしょうか。そんなお悩みを一瞬で解決してくれる素晴らしいソリューションがありました。

企業受付シェアNo. 1のクラウド受付システムのRECEPTIONIST(レセプショニスト)です！

１-２．「受付業務」「内線電話の取次業務」が無くなる！

RECEPTIONISTは、iPad型の無人受付システムです。入口にiPadを置いておくだけ。利用者も、画面に従い6桁の受付コードを入力するか、担当者名2文字を入力するだけで、操作は非常に簡単です。スピーディーに受付ができますし、部署名を忘れても受付ができます。また、来客票なしで情報はクラウドに自動保存されるので便利ですよね。

受付後はチャットで直接担当者に通知されるため、受付や内線電話を介する有人での取次業務が不要になるそう！接触回数の軽減や受付の無人化も実現できます。

更に来訪通知を見逃さないために、来客通知アプリやサブの通知先等の見逃し防止対策もバッチリあります。このような取次業務は派遣やアルバイトの方が行っているところが多いですが、その手配をしているのは総務担当が多いのではないでしょうか。これならば、総務の業務負担軽減に役立つかもしれません。

１-３．施設（オフィスビル）の付加価値向上に！

更に、施設の付加価値向上に役立つ機能も発見しました。プレミアムプランの場合、「ホールディングス機能」というものがあります。このホールディングス機能を使うと、「１つのオフィスに複数の企業が入居している場合も、１台のiPadで受付可能」になります。

出典：RECEPTIONIST(レセプショニスト) 公式サイト

つまり、このRECEPTIONISTをビルのエントランスに1台導入すれば、「スマートオフィスビル」として、施設（オフィスビル）の付加価値向上に役立つわけです。ビル自体が古かったり、土地柄家賃が高かったりしても、「こういった付加価値があるなら入居検討しようか」という顧客誘導ができます。これは、施設管理者様にとって嬉しいソリューションではないでしょうか。

２．モノをなくさない！オフィス、施設のあらゆる備品を一元管理！

２-１．持出・返却管理システム　株式会社アヴァンザ　(※)

出典：TAGMATCH(タグマッチ) 公式サイト

（※昨年度出展）

続いては、施設管理に携わる担当者なら誰でも持っているお悩みを解決するソリューションです。日頃の業務の中で「あれどこ？だれがもっていった？いつ返す？」といった会話をよくしていませんか？返却しない人、なくしてしまう人、勝手に持って行ってしまう人…様々な人が働く職場では、必ず一人はこんな人いますよね。

そんな私も最近、貸し出し備品をなくしてしまい始末書を書いた一人です。

脚立、書類、台車、工具、貸し出しPC、マイクスピーカー、USBメモリ…オフィスや施設にはあらゆる備品があふれています。そんなあらゆる備品にICタグを貼ってタグリーダで読み込むだけで、持出返却を一元管理できてしまうのが、持出・返却 管理システム「TAGMATCH（タグマッチ）」です！

２-２．あらゆる備品をPCから一元管理！

出典：TAGMATCH(タグマッチ) 公式サイト

「TAGMATCH（タグマッチ）」を使うと、備品に貼ったICタグをリーダで読み込むだけで、備品の持出・返却・棚卸の管理が非常に簡単に行えますだれが、いつ、なにを、どこへ持出・返却したかPCで管理できるとのこと。持出・返却の履歴も確認できるので施設管理者には便利ですよね。運用イメージはこんな感じです。

ただ、「これって、なくしたり、タグリーダで読み込まない人がいたら結局意味ないよね…。と思いませんでしたか？このあたりもきちんと考慮されたオプションがありました。

２-３．施設管理が楽になる！紛失物の捜索や、不正持出の検知機能も！

出典：TAGMATCH(タグマッチ) 公式サイト

せっかく備品をPCで管理してもなくしてしまったら意味がないですよね。心配ありません、そんな時に使える捜索機能もあります！会社の備品の紛失は、意外にフロア内が多いもの。ハンディリーダでおもいあたる場所を探せば、音が鳴って紛失物を見つけられます。

出典：TAGMATCH(タグマッチ) 公式サイト

このソリューションがあれば私も備品紛失で始末書を書かなくてすみました…。欲しい！

更に、備品を勝手に持って行ってしまう人にはこちら！

不正持出を検知するオプション機能です。タグリーダに読み込まずに備品を持ち出そうとしたら、すぐに分かってしまうんだそうです。さすがにこれを突破して持ち出すような人はなかなかいないのではないでしょうか。

備品管理にお悩みの施設管理者の皆様、ぜひ参考にしてみてくださいね。

３．後付けでオフィスセキュリティ強化！テレワークで施設管理！

３-１．クラウド型入退室管理システム　株式会社構造計画研究所

最後は、こちらの後付けで導入できる「クラウド型入退室管理システム」のご紹介です。施設管理に携わる皆さん、こんなお悩みありませんか？

こんなお悩みを解決してくれるのが、クラウド型入退室管理システム「RemoteLOCK OFFICE UP」です。

後付けでオフィスのセキュリティ強化ができ、クラウドから遠隔管理ができる「次世代型の入退室管理システム」が注目されています！特に施設管理者に役立つ特徴をご紹介します。

３-２．人も施設も一括クラウド管理！オフィスの遠隔監視とセキュリティ強化に！

一般的に従来の入退室管理システムは、自社施設に専用サーバとPCを立てて管理しています。しかし、このソリューションは、クラウド型！！管理者はお手持ちのデバイスのWebブラウザで、簡単に人や施設が管理できます！

具体的には、「ボタン一つで遠隔・リアルタイムに解施錠！」したり、「誰がいつ入ったかWebブラウザから履歴確認！」できたり、「複数拠点も本社から一元管理！」できたり…。

履歴もリアルタイムにあがるので、施設管理者は、現地に赴いて業務対応する必要がなくなります。クラウドなので、遠隔からテレワーク対応も可能です。

更に既存の電気錠（自動ドアやゲート等）に後付けできるので、「オフィスのセキュリティ強化」にも役立ちます。既存の警備システムやインターフォン併用もできるシステムは他にはなかなかありません！

３-３．次世代型オフィスの入室は、顔認証で非接触スピード認証！

更に顔認証によるゲート通過デモも行っていました！エントランスの入口に顔認証がついている想定です。登録済の顔をカメラが認証してゲートを解錠しています。早すぎてわからないかもしれませんが、立ち止まる必要もなく、すごいスピードで顔を認証、ゲート解錠しています！

ぜひご覧ください！

横顔やマスクでも認証できます。オフィスへの入室は今までカードが一般的でした。しかし、これからは顔認証が当たり前の時代になってくるかもしれません。

また、気になる個人情報の管理についても、顔の特徴や属性情報を暗号化してサーバに情報を送るが、データが非可逆的である為に第三者が個人を特定することは出来ないようになっています。更にはなりすましに対応できる機能もあり、顔認証に抵抗のある日本人にも、利便性を兼ね備えた最新セキュリティは当たり前になってきそうです！

そんな、ニューノーマル時代の最新ソリューションでした。

４．まとめ

いかがでしたでしょうか。現地対応で出社しがちな総務担当、施設管理者でも、最新ソリューションを用いればテレワークができる時代になってきました。ぜひ日頃の業務改善の参考にしてみてください。台風も過ぎて一気に気温が下がってきましたね。新型コロナウイルスもまだまだ冬場の影響範囲は分かりませんよね。皆様、体調にはくれぐれもお気をつけくださいませ。

施設管理に役立つスマートロックも気になりませんか？