近年、オフィスの受付業務に無人化の動きが広がっていることにお気づきでしょうか？今回は、受付業務の無人化が進む背景とそのメリットについて、おすすめの無人受付システムのご紹介と合わせて解説してまいりたいと思います。

１．オフィスの受付業務に無人化が広がる背景

オフィスの受付を無人化する企業が増えています。これまでは受付担当の人員を配置したり、受付に総務部門や各部署の窓口につながる内線電話を設置して担当者への取り次ぎを行ったり、というやり方が一般的でした。そこに無人化の波が広がってきたのは、IT技術やその運用ノウハウの向上によって、受付業務の無人化を可能とする実用性の高いシステムが相次いでリリースされていることが大きな要因となっています。

また一方で、コロナ禍を通じて、感染防止の観点から、あらゆる分野で非対面・非接触の業務形態が好まれるようになったことが、受付業務の無人化が進むきっかけとなっていることも間違いありません。

とはいえ、そもそも受付の無人化とはどういうことなのか、どうすれば無人化が可能なのか、という点に疑問を感じる方も少なくないことと思います。そこで、最初に無人受付のイメージについて簡単にご説明しておきたいと思います。

受付には、担当者や内線電話を配置する代わりに、iPadなどのタブレット端末が設置されます。事前登録を済ませた来訪者がタブレット端末に必要項目を入力すると、担当者にメールやチャットで自動通知され、受付担当者や電話の取り次ぎ者など第三者を介することなく、直接担当者とコンタクトすることができるというのが一般的な無人受付システムのしくみです。

タブレットの代わりに音声認証や顔認証の機能を備えたロボット型の端末を使用するシステムもあり、特に先進性や顧客へのインパクトをアピールしたいと考える企業には人気を博しています。

２．受付を無人化するメリット

それでは、受付業務を無人化すると企業にはどのようなメリットが得られるのでしょうか？ここでは、主なものとして以下の4点を挙げておきたいと思います。

① 業務効率の向上
無人受付のシステムを導入すれば、来訪者はすぐに担当者と直接コンタクトできます。毎回受付担当者が対応する必要もありませんし、業務を中断して内線電話を取り次ぐ手間も不要です。スタッフは無駄な労力を排し、本来の業務に集中することができますので、企業全体としての業務効率化を図ることが可能です。

② コスト削減
受付の無人化により、受付に専従する人員は不要になりますから、その分の人件費を削減できます。また、受付には端末を設置するスペースさえ確保できれば充分ですから、オフィススペースの節約にもつながりますし、内線専用の電話設備も不要ですから、その分のコストも削減ですることが可能となります。

③ セキュリティ対策
来訪者は原則として事前登録を行いますので、企業側は実際に顔を合わせる前に来訪者情報を把握することができます。受付で個人情報を記入した用紙をやりとりする必要もありませんから、個人情報保護の観点からも安心です。飛び込み営業などアポ無しの訪問も極力避けることができます。

④ 企業イメージの向上
基本的に来訪者は受付で第三者を介することなくすぐに担当者とコンタクトできますので、待ち時間もなくストレスフリーです。先進的なシステムを導入しているという点でのイメージアップにもつながりますし、特に現在は、感染症対策への配慮という点でも好感の獲得につながります。

３．おすすめの無人受付システム4選！

現在、すでに各社から数多くの無人受付システムが提供されています。今回は、そんな中から、特にコストや操作性の面から見て、導入しやすく使いやすいおすすめのシステムを4件、チョイスしてみました。

３-１．RECEPTIONIST（レセプショニスト）

出典：株式会社 RECEPTIONIST WEBサイト

RECEPTIONIST（レセプショニスト）は、企業で受付業務を10年以上担当してきた創業者のノウハウが詰まった、誰にでも使いやすい設計の無人受付システムです。iPad 1台で受付を無人化することができます。

無人受付システムでは、担当者が来客通知をどのように受け取るかという点が主要なチェックポイントの一つですが、本システムは、Slack、ChatWork、Microsoft Teams、Outlook、Google Chat、Line Worksなど、一般的に使用されているビジネスツールに広く対応している点が特徴です。来客通知のための新しいツールも必要ありません。

事前の日程調整や受付画面のカスタマイズ、入館シール発行、入退館管理システムとの連携など、便利な機能を多数搭載しています。RemoteLOCKとシステム連携もしておりますので、下記の連携詳細ページもご確認下さい。

３-２．ACALL RECEPTION（アコール レセプション）

出典：ACALL株式会社 WEBサイト

ACALL株式会社は、人々の「くらし」と「はたらく」を自由にデザインできる世界を実現することをヴィジョンとして、様々なワークスタイルを社会に発信するテクノロジー会社です。同社が提供するACALL RECEPTIONは、iPad一台で受付対応を自動化・無人化を実現します。

通知はChat Work、Slack、LINEWORKS、ACALLのスマートフォンアプリ、内線電話などに対応。来訪者受付だけでなく、社員、定期的に入館する関係者など、あらゆるケースに合わせて入退室の認証方法の選択とフローの組み合わせが可能となっています。

カスタマイズ可能な受付画面は使いやすくてセンスも優れているとユーザーからの評価も高く、また、会議室やミーティングスペースの予約管理システムとの連携も容易で、ワークスタイル全般のデザインを標榜する企業としての特性を活かした、拡張性の高い設計になっている点も特徴です。iPadがあれば初期費用もかかりません。

３-３． FACE TOUCH（フェイスタッチ）

出典：チームラボ株式会社 FACE TOUCH WEBサイト

FACE TOUCHは、テクノロジーとクリエイティブを融合し、優れたアート作品のみならず、様々な企業向けソリューションを生み出しているチームラボ株式会社が提供するユニークな受付システムです。

来訪者はタッチパネルに表示された顔写真から担当者を選択する仕組みとなっており、社員のプロフィール表示機能を備えていますので、出身地や趣味、特技などの情報を入力しておくことで、 初対面であっても来訪者との会話のきっかけが生まれやすくなり、打ち合わせ時のコミュニケーションを誘発することができます。

担当者への通知と同時に専用応答アプリが立ち上がりますので、担当者はWEBカメラを通じて来訪者の姿を確認しながら応答のメッセージを送ります。また、受付画面はiPadにも対応していますので。受付に大型のタッチパネルサイネージの設置が難しい場合や、比較的小規模な企業での利用も可能です。
 

３-４．企業受付 for Sota

出典：株式会社ユニキャスト WEBサイト

企業受付for Sotaは、株式会社ユニキャストがロボティクス事業の一環として手掛ける、小型卓上型ロボットを活用した受付システムです。ロボットのSota君が人に代わって受付対応を行ない、来訪者を担当者に取り次ぎます。

最大の特徴は、なんと言っても親しみやすさと先進性です。Sota君の対応は来訪者の心をなごませ、その後のミーティングを円滑に進める手助けになることでしょう。カメラによる顔認証システムが内蔵されており、来訪者の顔を記憶（自動的にクラウドサーバーにデータを蓄積）しますので、２度目以降の来訪では受付対応を簡略化することができますし、顧客管理にも活用できます。また、担当者が応答しなかった場合、二次担当者、三次担当者と通知の範囲が拡大する機能を備えており、対応漏れの心配もありません。

企業の顔ともいうべき受付の空間で、タブレット端末を設置するだけのタイプとはひと味違った、演出効果抜群のシステムといえます。

４．【まとめ】企業の特性や課題に適したシステムの選択を

以上、現在多くの企業に導入が拡がりつつある無人受付システムについて紹介しました。ひと口に無人受付システムと言っても様々なタイプがあることを、多少なりともご理解いただけましたでしょうか？やはりそれぞれの企業の特性や課題に適したシステムを選択することが肝要です。

ここでは一部しかご紹介できませんでしたが、この他にも各社から数多くのシステムが提供されています。もしご関心をお持ちになられましたら、各社のWEBサイトなどを通じて、さらに情報収集と比較検討をされますよう、おすすめします。