レンタルスペース無断で時間延長があったら?延長させない事前の対策事例もあり!

[fa icon="calendar"] 2021/03/02 / by Y.NAGA

Y.NAGA

長引くコロナウィルスの影響で、所有するビルやマンションの部屋を持て余していたり、借り手がなかなかつかない物件でお困りのオーナーさんも多いのではないでしょうか?そのような中、今注目を浴びているのが「レンタルスペース」です。空き物件をレンタル会議室やパーティ会場として時間制で貸し出すサービスで、比較的リスクの少ない不動産投資としても人気があります。

しかし、「時間制」で「不特定多数に貸し出す」ことでのトラブルが発生することも事実です。中でも利用客の時間延長は他の利用客に迷惑がかかり、金銭トラブルなど大きな問題に発展しかねません。そこで、レンタルスペースを運営した場合、起こりうる時間延長のトラブルと、事前対策についてまとめてみました。是非参考にしてみてください。

  1. (掲載内容は2021年2月8日時点の情報です)
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    1. 目次

      1. 1.レンタルスペースを無断で時間延長されて使われてしまったら?
      2. 1-1.利用者が時間延長を申請する場合
        1-2.無断で時間延長はトラブルの原因にも

          1. 2.無断で時間延長させないために事前に出来ることは?
          2. 2-1. 無断での時間延長をさせたいためのよくある対策
            2-2.スマートロックを活用した延長対策

              1. 3.レンタルスペースでの無断延長対策のまとめ

     

 

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      1.レンタルスペースを無断で時間延長されて使われてしまったら?

       

    レンタルスペースで収益を上げようと思うと、いかに多くの利用客を集めるかということがカギになります。理想は、利用者が使い終わったあと、すぐに次の利用客が入ると良いのですが、そうそううまくはいきません。

     

    前の利用者が部屋を汚していたり、残したごみが残っていたりすると、次の利用客の心象はかなり悪くなります。

    しかし、一番問題なのは、予約していた利用時間を延長してしまう利用者がいるということです。

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      1-1.利用者が時間延長を申請する場合

       

    もちろん、延長している利用者も悪気が無いことも多く、会議が白熱したり、パーティなどで盛り上がりすぎて時間を忘れてしまうこともあるでしょう。利用客が事前に気がついて、次の利用客がいない場合には延長してもらうことでトラブルを回避できます。

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  3. レンタルスペースを物件オーナーがすべて管理している場合は、利用者に直接電話などをもらって対応します。

    レンタルスペースの運営管理に予約ポータルサイトを利用していれば、利用者のスマホやパソコンから時間延長操作をしてもらうことが出来ます。予約ポータルサイトなら、延長料金や追加料金の対応も出来るので安心です。

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          1. 代表的な予約ポータルサイトでの「延長を希望する利用者側の操作」の一例
          2. インスタベースの場合
          3. 利用者が予約を取った際の「マイページ」にログイン後、「延長手続きボタン」をクリック、希望する延長時間を選択する。

            なお、利用日時が経過している場合でも、延長料金の請求は可能です。

             

            スペースマーケットの場合

             

            利用開始の30分前と利用終了の30分前に利用者に「延長確認」のメールが届くので

            そのメール上で利用延長を選択する。メールの中の「予約詳細へ」をクリックし、「延長時間を選択する」を選ぶ。
            事前の延長申請は、予約管理の画面からでも可能です。

             

            ◇いずれにしても、次に予約が入っていない場合に限ります

            (掲載内容は2021年2月8日時点の情報です)
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    1-2.無断で時間延長はトラブルの原因にも

     

しかし、中には利用客が無断で延長している場合があります。同じ場所で沢山のレンタルスペースを展開しているなら、管理人などを置くことも出来るでしょう。しかし、そこまで経費をかけたくない場合、利用時間を守ることは、あくまでお客様の判断に任せすることになります。

 

最悪な場合、次の利用者がレンタルスペースを使用できなくなって、大きなトラブルに発展する可能性もあります。逆に、次の利用客がいない場合などは、勝手に利用延長されても問題が発覚しないこともあるのです。


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      2.無断で時間延長させないために事前にできることは?

       

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      2-1.無断での時間延長をさせないためのよくある対策

       

では、実際にレンタルスペースを運営しているオーナーは無断延長をさせないためにどのような対策をしているのでしょうか?実際に使われている対策をご紹介します。

        1. 「ルールブック」や「注意書き」を設置する

ルールブックや注意書きは、多くのレンタルスペースで設置されています。

 

使用後の掃除のお願いなどはもちろん、騒音や、無断で延長するとその分高い金額を請求させていただくなどをキチンと書いておくとよいでしょう。また、ただ置いていればよいのではなく、目につくところに貼り付けるなどの工夫も必要です。


  1. <参照>レンタルスペースで使用している注意書きの例
  2. ◇レンタルルームご利用に関する注意事項◇
  3. お部屋の利用時間は必ずお守りください。
  4. 最初の設置や片付け、掃除は利用時間内にお願いします。
  5. 備品などの破損や紛失は実費でご請求させていただきます。
  6. 飲食は可能ですが、生ごみなどはお持ち帰りください。
  7. 利用時間を過ぎてもお部屋を退出されない場合は、延長料金として既定の料金の倍額をご請求させていただきます。
  8. 騒音などで近隣の方からのクレームがあった場合、迷惑料として〇万円請求させていただきます。
  9. 多くの方が気持ちよく利用できるようご協力くださいませ。
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しかし、いくら綺麗に作成してもスルーされる可能性もあります。

オーナー様によっては、利用者の注意を引くために色々な工夫を凝らしています。

 

レンタルスペースを運営されている「みつさん」による手書きの注意書き

みつさんは、温かみを感じる手書きを推奨しています。短く印象に残るようにすることで、パソコンできれいに製作していた頃よりも、目に留まりやすく、お客様にも伝わりやすい効果があったそう。


みつ様ブログ

 

出典:https://spacemgmt.net/handwriting/ 

みつさんのブログより。レンタルスペースを沢山の人に普及させることが目標という素敵なブログです。実際に貼付されている手書きの注意書きの写真も掲載されています。レンタルスペースのオーナーとして運営ノウハウや集客等を楽しく伝えることに定評があります。

    1. 退出する際に、メールか電話をするように伝える

利用者が退出する際に連絡を入れるように伝えておくと、利用者側にも緊張感が生まれ、時間を気にするようになるでしょう。延長したい場合の手続方法も事前案内することで、利用者も気軽に延長手続きをしやすくなります。(手順さえ踏んでくれれば、次に利用者がいない場合、延長利用は有り難いですよね)

 

とはいえ、電話やメールのあとに無断利用されていても、オーナーにとっては管理できない状態ですので、お客様の良心にお願いするだけの対策になります。

    1. 時計やアラームを設置する

利用者の目に入りやすいところに大きな時計を設置すると、心理的に時間を気にするようになります

 

また、ストップウィッチのような「設定時間でアラームが鳴る」備品があると、利用者にとっても「うっかり」ミスを防ぎ、時間の管理がしやすくなるでしょう。アラームは終了時間の10~15分前に設定し、その後は片付けや掃除をするように呼びかけるとより効果的です。

        1. 防犯カメラの設置

防犯カメラ

 

防犯カメラを設置することは、利用者側にとっては少しプレッシャーを感じる場合がありますが、物件オーナー側にとってはかなり心強い味方になります。オーナー側は、終了時間が近くなった場合のレンタルスペースの様子が分かりますし、何より無断延長したことが確認しやすくなります

 

また、カメラがある事で無謀な行動を抑制出来る上、スペース内の破壊や物損についてトラブルになった場合でも、保険会社に証拠として提出する出来るので、保険がおりやすくなります。事前のメール、あるいはスペース内の掲示で「カメラなどにより無断延長が判明した場合、追加請求がある」などを事前に告知すると効果的でしょう。

 

レンタルスペースに設置してある備品が壊れていたんです。該当する利用客に聞いてみても「心当たりがない」という回答しかもらえませんでした。保険会社に問い合わせたところ、加害者が認めないと補償がおりないとのこと。監視カメラがあれば、特定できたのに、、、
チェック!実際にあったトラブル

 

分かりやすく大きなカメラの方が「見た目」からのけん制になりますが、小型のカメラを数カ所置いてカメラからの視覚をなくすのもよいでしょう。

 

レンタルスペースで人気の防犯カメラsafieとarloをご紹介します。どちらも手持ちのスマホやパソコンでレンタルスペースの様子を確認することが出来ます

 

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クラウド録画カメラではシェアNo1、初期費用がカメラだけなので低コストで導入できます。録画の保存はもちろん複数のカメラからの画像を一覧表示出来たり、動体感知機能など、使える機能が多いのが特徴です。

 

 

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出典:https://safie.link/ (safie WEBサイトより)

 

arlo 

クラウド録画対応の1080pHDの高度映像、スマホやパソコンでどこにいても室内の様子を確認できます。クラウド録画の追加料金は一切かからず、7日間無料で保存できます。

 

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出典:https://www.arlo.com/jp/ (arlo様 WEBサイトより)

 

他にも、この様な高性能カメラは、数日間は無料で録画できるものも多く、初期費用2万円前後で導入できます。リスク回避の投資だと考えると、それほど高い買い物ではありませんね

 

カメラを導入することで入退出時の利用者の様子を観察することが出来ますし、それによって利用者のニーズに合わせた改善も可能になります。

 

ただし、「プライバシーの侵害」などと考える利用客もおり、そういう利用者からは利用を敬遠されるリスクもあります。

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    2-2. スマートロックを活用した延長対策

     

レンタルスペースのオーナーにとっては、「鍵」の管理は大きな問題になります。多くの場合、鍵の置き場所を利用者に伝えて自由に開閉してもらうことになります。

 

しかし、利用者が鍵の開閉をするということは「管理されていない」という気持ちのゆるみに繋がり、ついつい長居をしがちになります。さらには、鍵の置き場所が分かっているので、「無断で部屋に侵入された」という最悪のケースもあります。

 

物理的な「鍵」ではなく、スマートロックという電子キーを使用すると、利用者の入室・退室の時間を管理する事が出来ます。例えば、テンキー式スマートロック『RemoteLOCK 5i(リモートロック ファイブアイ)』の場合、利用者に退出時にボタンを押して施錠してもらうことで、オーナーはパソコンやスマホからリアルタイムに退室状況(施錠ボタンをおした時刻)を把握することが出来るのです。また、退室状況の履歴が残ることを事前に利用者へお知らせすることで、利用者の意識も高まり、無断延長を未然に防ぐ効果もあります。

 

もちろん、解錠は利用者ごとに有効期限付きの暗証番号が発行できるため、無断使用といったリスクもなくなります。

 

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  ▲スマートロックの導入で利用者マナーが向上した実例をご紹介します

 

  1. ■レンタルスペース運営に欠かせない鍵の管理!ネット上で手軽に管理できる鍵なら『RemoteLOCK(リモートロック)』

  2.  ・予約者ごとに異なる暗証番号を発行可能


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  4. ▼資料(PDF)をダウンロードする
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3.レンタルスペースでの無断延長対策まとめ

 

レンタルスペースの運用は初期費用がさほどかからず、比較的リスクの低い不動産投資として人気が高まっています。しかし、こういった無断の時間延長など、小さなトラブルが起こるのも事実です。ですが、事前に対策をしっかり行うことでトラブルを未然に防ぐことが出来ます。

 

注意書きや時計の設置など、利用者の時間意識を高める一方で、次の利用者がいない場合には気軽に延長申請が出来ることを伝えること。また、監視カメラや電子キーの利用によって「きちんと管理している」姿勢を示すことで、不本意な無断延長をなくし、お互いにとって気持ちの良いレンタルスペースの利用が可能になるでしょう。

 

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Topics: RemoteLock(リモートロック), Smart Lock(スマートロック), トラブルシューティング, シェアスペース・レンタルスペース, 電子錠




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