空きスペースの運営で問題視されがちなのは利用者との鍵のやり取りです。有人の場合は手渡しで対応することができますが、無人の場合方法次第ではトラブルの元にもなってしまうかもしれません。この記事では貸し出している方、または今後貸し出すために情報収集を行っている方へ向けた鍵の受け渡しの運用方法について紹介します。

鍵の受け渡しの運用方法について考えてみましょう。皆さんも一度は体験したことがあるのは賃貸契約時の鍵の受け渡しでしょうか。多くの場合は、入居日までに不動産屋へ出向き、鍵を受け取る方法です。もちろん有人で行うのでトラブルもなくスムーズに受け渡しが完了します。

無人での鍵の受け渡し方法の中に、郵便ポストを使用した方法があります。受け渡し方法はもちろんご存知の通り、ポストの中に鍵をあらかじめ入れておき、利用者がポストから鍵を受け取り使用します。

その他にも玄関ドア付近、植木鉢に隠すというやり方もあります。さすがに現代では植木鉢に隠すなんてことはそうそうないとは思いますが、もし第三者に見られていたら？と考えるととても恐ろしい方法ですね。逆に鍵を探している利用者が不審者に思われてもおかしくありません。

まず、キーボックスって？という方に一言で説明をするならば、「暗証番号で鍵を管理する箱」です。主流となっているのは４桁の暗証番号で管理するタイプですが、もちろん暗証番号で管理するものだけでなく、南京錠式や壁にかけておけるキャビネット式のものもあります。

キーボックスも設置は簡単なので、誰でもすぐに利用できますが、前述の通りこのタイプもセキュリティ面を考えるとおすすめはできません。利用者の方が不審者に見られることはありませんが、第三者に見られて暗証番号がダダ漏れ、なんてことになりかねません。

電子錠とは、その名の通り電池で動く鍵のことです。どの製品を取り付けるかにもよりますが、既存のシリンダーと交換で設置することによりドアへの穴あけ工事が不要な電子錠もあります。使用している電池も市販されているもので使用できるので、簡単に導入できますが、電池交換などのメンテナンスが面倒という方にはあまりおすすめできません。

ここからは、レンタルスペースを運営している人、これから運営したいと考えている人には必ず押さえていただきたい「レンタルスペースによくある代表的なトラブル」を紹介します。

知っておくだけで、柔軟に対処できますので一つずつ確認していきましょう。

前述で登場した「1-1.郵便ポスト」を活用した鍵の受け渡し時に多いトラブルです。レンタルスペースの予約受付も無事に済み、ほっと一息と思ったそんな矢先に、「すみません、鍵がありません…」なんて連絡がきてしまったら、利用者の満足度が下がってしまうだけでなく、管理者の時間と労力も消費してしまいます。

急げ急げと現場に急行し、所定の位置を確認、「あるじゃないか…」という話は多く、すでにレンタルスペースを運営している方であれば、「そんなこともあったなぁ」と思う方もいらっしゃるのではないでしょうか？

なぜこういったことが起こってしまうかというと、前回使用された利用者の方が鍵の返却時に微妙にずれた場所に戻してしまったり、十分に丁寧な説明をしたと思ったとしても、利用者の方にとっては初めての場所、初めての利用のため思っていたよりも伝わっていないということがあります。このトラブルを未然に防ぐために、文章での説明だけでなく写真などを添えた説明を行ったりするといいですね。

郵便ポストを利用した鍵の受け渡しから卒業し、キーボックスや電子錠を利用した際にはこのようなトラブルにも気をつけたいですね。暗証番号の伝達ミスや電子錠の電池切れなど、トラブルの元は尽きません。こういったトラブルも、伝達ミスなどがないようフローの見直しやメンテナンスの頻度は念入りに考えておきましょう。

こちらのトラブルもよくありがちです。利用者の方が施錠後にうっかり持ち帰ってしまうパターンです。そのまま気づかず、次の利用者の方から「指定された場所に鍵がない」という問い合わせを受けて発覚する場合もあります。

こればかりは、レンタルスペースを運営している方だけではどうにもなりません。利用者の方への注意喚起は絶対必須です。他にも鍵を保管している付近に張り紙などを貼っておくと良いです。

この場合では、「前の利用者が鍵を持って帰ってしまって、鍵が開かない」というトラブルだけでなく、不正利用などにも繋がりますので注意しましょう。

次に、レンタルスペースの運営におすすめの鍵の受け渡し方法をご紹介します。前述の「鍵にまつわるトラブル」を思い出しながら、レンタルスペースを運営している方もこれから運営を考えている方も参考にしていただければと思います。

最近では鍵の受け渡しを代行してくれるサービスがあります。大手コンビニチェーンのファミリーマートでは鍵の預かりサービスに対応している店舗があり、利用者はファミリーマートの店頭で、事前に受け取った暗証番号を使って専用ボックスから鍵を取り出し、利用後は再度、店頭で返却するような流れとなります。

こちらのサービスは1回あたり数百円から利用できるので、コスト面でも比較的取り入れやすいサービスです。都度課金するプランだけでなく、利用し放題のプランもありますので、運営するレンタルスペースに合わせたプランを選べる点も魅力です。

また、既存の物理鍵を変更することなくこれまで通りの鍵で運用できるため、初期費用やこれまでのオペレーションを大きく変える必要がないという点でも魅力があります。

他方で、利用者が鍵の返却を忘れて持ち帰ってしまうリスクが残ったり、なんと言っても、利用者はスペースに行く前に一旦コンビニまで鍵を取りに行く必要があるため、利便性という点では、ややマイナスとなる場合もあります。

次におすすめするのは、スマートロックを利用した鍵の受け渡し方法です。最近では、一般住宅に限らず、オフィスやコワーキングスペースなどでも続々と導入されており身近に感じる方もいらっしゃると思います。スマートロックを活用することで、利用者は自分のスマートフォンや事前に送られてきた暗証番号で鍵の解錠ができます。

筆者はこの方法を一番おすすめしています。なぜなら、スマホや暗証番号だけで鍵の施錠、解錠ができるのです！前述でご紹介したキーボックスももちろん魅力的なサービスですが、スマートロックなら鍵を取りに行ったり返却しに戻るのが面倒といった利用者側へのデメリットが少なく、セキュリティ面だけでなく、スペースの利便性の向上も期待できるのがスマートロックの大きなメリットといえます。逆にスマートロックのデメリットをあげるとすると以下の2点が挙げられます。

スマートロックの設置は製品により様々なタイプがありますが、多いのが両面テープで固定するタイプです。両面テープだと設置費用は安価に抑えられますが、悪戯で外されたり、自然に外れてしまって入れないなどのトラブルに繋がる可能性があります。

他方、工事取付型のスマートロックなら、設置工事の費用が掛かりますがドアにしっかり工事を行うため、ビジネスにおける長期運用や無人の場合も安心といえます。テープ型と工事型の双方にメリットや注意点がありますので、よく比較して検討してみることをおすすめします。

いかがでしたでしょうか？すでにレンタルスペースを運用している方も、これから運用する方も参考になったのではないでしょうか？

レンタルスペースの運営は、始めやすい事業であるので競合も非常に多いです。その中で頭一つ分抜きん出て、利用者の満足度の向上に繋げられたらいいですよね。そのために、あらかじめ起きやすいトラブルを把握しておくことや運営するにあたっておすすめの製品のリサーチが欠かせません。この記事を読んだ皆様の、レンタルスペースの運営が成功するといいですね。