マンション共用施設の予約管理をより効率的に!マンション管理組合支援グループウェア「Mcloud」×「RemoteLOCK」

  
著者| K.OKADA on 2020/12/14
 

RemoteLOCKとマンション管理組合支援グループウェア「Mcloud(エムクラウド)」(提供事業者:株式会社つなぐネットコミュニケーションズ)が連携しました。マンションにお住まいの方には身近な“管理組合”ですが、その管理組合をICTの力で支援しようという強力なツールです。
今回は、Mcloudの共有部管理機能とRemoteLOCKのカギ管理機能を連携することで得られるメリットをご紹介いたします。マンションやアパートの共用施設の予約管理にお悩みの皆様、必読です!

この記事の目次

  1. 1.あなたのマンションにも?共用施設管理の問題点とは?
    1. 1-1.実は結構手間が多い!?マンション共用施設のカギ管理
    2. 1-2.最近のマンションで主に用いられるカギとは?
  2. 2.カギの受け渡し解消といえば…
    1. 2-1.おさらい:レンタルスペースとRemoteLOCK
    2. 2-2.マンション共用施設の予約管理をより効率的に!「Mcloud」による予約管理
    3. 2-3.本当の導入メリットは「既設マンション」にあり!
  3. 3.【まとめ】マンション共用施設のカギ管理を省人化しよう!

(掲載内容は2020年12月時点の情報です)

1.あなたのマンションにも?共用施設管理の問題点とは?

 

apartment

 

近年、マンションに付加価値を付けるために、様々な共用施設を設けるケースがあります。例えば、ゲストルーム、シアタールーム、キッズスペース、ビューラウンジなど。

 

住民しか使えないタイプの共用施設もあれば、住民の親族や知り合いなど幅広い層に貸し出しているケースもあるようです。(私の住むマンションには共用施設がないのが残念…)

 

1-1.実は結構手間が多い!?マンション共用施設のカギ管理

 

共用施設は必ずしも自由に出入りできる空間ではありません。ゲストルームやシアタールームは自由に出入りされないように予約を受け付けて利用してもらうケースがほとんどです。

 

予約日当日にはカギを借りに行くわけですが、ここに落とし穴が。マンション共用施設のカギをコンシェルジュデスクや管理人室に借りに行かなければならないというケースがあるのです。

コンシェルジュや管理人さんが24時間365日待機しているマンションは稀ではないでしょうか?(私の住むマンションも、9時から17時まで、のように滞在時間が決まっています)

 

また、基本的に共用施設は建物の中に設けられているため、建物の自動ドアのオートロックを住民のカギを用いて解錠する必要があるケースがほとんどで、さらに共用部そのものの解錠にも住民のカギが必要なケースがあります。予約した住民のカギで共用部を開けることができるという仕組みですが、ゲストルームのような施設の場合、利用する人に自宅のカギを貸さなければならないという欠点があります。

 

上記のような問題を抱えていることから、以下のトラブルが想定されます。

 

マンション共用施設におけるカギの受け渡しトラブル例

・利用時間は夜なのに、カギはもっと前に借りに行かないといけない!

・前の利用者がカギをなくしてしまい、使えなくなってしまった!

・自宅のカギをゲストルーム利用者に貸さないといけないのに、いつ来るかわからない!

・(予約において)管理人室に出向いて管理人滞在時に手続きをしないと予約ができない!

 

このように、利用においてカギの受け渡しが障壁になると、せっかくの共用施設も宝の持ち腐れとなってしまいます。高い管理費を払っているのにほとんど使われない共用施設…悲しいですね。

 

1-2.参考:最近のマンションで主に用いられるカギとは?

 

最近の新しいマンションでは、専有部(自宅の部屋)を開ける物理鍵部分と、共用部の電気錠を開ける認証部品(黒い部分に埋め込まれています)が一体になったカギが主流です。

私の住むマンションのカギが以下のようなGOALさんのもので、共用エントランスやゴミ捨て場、さらには郵便ポストや宅配BOXを、黒い部分をかざして解錠します(一部加工して掲載しています)。

 

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この認証部品とマンション内の電気錠部分を制御・設定することによって、開けられるカギを分類することができます。

 

共用部・共用施設についても、予約が入った住居の住民が持つ認証部品で開けられるように設定すればよいのですが、ここで「ゲストルーム利用者は認証部品を借りないといけない」という問題が発生するのです。

 

2.カギの受け渡し解消といえば…

 

カギの受け渡しを解消できるスマートロックといえば、RemoteLOCKです!

 

2-1.おさらい:レンタルスペースとRemoteLOCK

 

近年、空き部屋や空きスペースを時間単位で貸し出す「レンタルスペース」という業態が注目されています。「貸し出す」ということは、不特定多数の人に使っていただくことを想定しているわけですが、どうしてもカギの受け渡しをどうするかという問題が生じます。

 

ずっと現地スタッフを配置すれば人件費がかさんでしまうし、かといって長時間の貸し出しだと回転率が悪い…。このような問題を解決できるのが、時間単位の暗証番号が発行できるRemoteLOCKです。

 

レンタルスペース運営に欠かせない鍵の管理!
ネット上で手軽に管理できる鍵なら
『RemoteLOCK(リモートロック)』
  1. ・予約者ごとに異なる暗証番号を発行可能
  2. ・予約期間外は入室不可に!期間外の不正入室の心配はなし
  3. ・レンタルスペース予約システムと連動し、番号を自動発行

▼WebページでRemoteLOCKの詳細を見る

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レンタルスペース業界にRemoteLOCKが寄与できる理由は、いくつかの予約サイトと連携しており、予約⇒決済⇒暗証番号発行が一気通貫で自動で行える点にあります。

 

カギの受け渡しだけでなく予約の部分においても省人化を実現でき、事業者様の高収益化と高効率化に貢献できるのが、連携予約サービス×RemoteLOCKの強みなのです!

 

 

2-2.マンション共用施設の予約管理をより効率的に!「Mcloud」による予約管理

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出典:Mcloud 公式ホームページ

 

これからは、マンション価値維持のためにも住民サービスの満足度向上を意識しなければならない時代。とはいえ無尽蔵にコストをかけられないため、効率化や省人化が求められます。

 

そこで、冒頭にご紹介したマンション管理組合支援グループウェア「Mcloud」が役立ちます!なお、「Mcloud」自体には、理事会の議事録などデータ保存ができる機能やオンライン上で理事会が開催できる機能など、様々な機能がありますが、本ブログでは共用施設の予約管理に焦点を絞ってご紹介します。

 

 

まずは、施設利用の大前提となる予約の部分を見てみましょう。

Mcloudには、住民向けの施設予約機能があり、住民はMcloudにログイン後この機能を用いて共用施設の予約をします。

 

Mcloudを活用することによって、これまでは管理人室の紙で予約を管理していたものが、パソコンやスマホ上で管理を行えるようになり、さらに集金についても管理費への組み込みで対応できるようになります。

 

Mcloudによる施設予約の特徴は?

・24時間オンラインで空き状況の確認・予約可能!

・予約フォームに会員登録時に入力した情報が自動的に反映!
・先着順/承認制/抽選式/入金期限/キャンセル制限など、細かな設定が可能!

・年配の住民向けには、コンシェルジュによる窓口での代理予約も!

次に省人化・効率化の肝となるRemoteLOCKとの連携です。Mcloud上で共用施設に設置されたRemoteLOCKを登録すると、住民が施設予約を行った段階で暗証番号情報が送られてきます。住民はカギを借りることなく、時間になったら共用施設のカギを開けて使うだけです。

 

figure2

 

Mcloudによるカギ連携で問題解決!

・カギの受け渡しを省略し、住民と管理者の双方の手間を軽減!

・予約時間に暗証番号で共用施設を解錠することが可能!

・カギの紛失や持ち帰りを防止!

・管理人やコンシェルジュ不在の夜間も共用施設の利用が可能!

2-3.本当の導入メリットは「既設マンション」にあり!

 

本ブログ記事の中で、物理鍵と電気錠が一体になったカギの画像をお見せしましたが、仮にこのタイプのカギをマンション全体に導入しようとすると、相当なコストがかかってしまいます。画像のようなカギが入っていないマンションではどうしたら…このようなときにRemoteLOCKが役立ちます!

 

RemoteLOCKは単三電池4本で動くので、大規模な電気工事は必要ありません。古いカギで管理している共用部・共用施設のドアに取り付けるだけで、簡単に省人化・高効率化を実現できます。

 

さらに「住民以外の近隣住民にも共用施設を貸し出したい」というニーズにも応えます。

画像のようなカギを近隣住民に貸し出すわけにはいきませんが、RemoteLOCKは暗証番号を利用者に伝えてあげるだけです。住民だけでは使いきれないので、近隣住民に貸し出すことを検討した理事会様もいらっしゃるのではないでしょうか?

 

そのほかにも冒頭で紹介した通り、共用施設は建物の中にあるケースも多く、その場合は、オートロックの自動ドアを開けるためのカギが必要になります…。しかし、ご安心ください!RemoteLOCKシリーズには自動ドアのカギの権限をクラウドで発行できるオプション製品もご用意しています。利用者は自動ドアも共用施設のドアも自分の暗証番号ひとつで解錠できるのです!(詳しくはRemoteLOCK詳細資料にてご紹介中)

 

【まとめ】マンション共用施設のカギ管理を省人化しよう!

 

今回はマンション共用施設のカギ管理問題を解消すべく、新たに連携を開始したマンション管理組合支援グループウェア「Mcloud」をご紹介いたしました。

共用施設の予約管理でお困りのマンションやアパートは、少なくないかと思います。

ぜひ今回ご紹介した仕組みを導入して、マンションの付加価値を高めていただければ幸いです!

 

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Topics: RemoteLOCK(リモートロック), シェアスペース・レンタルスペース, 連携サービス, 予約システム

 

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