今回は、前回ご紹介した無人受付システムについて、業界シェアNO.1のシステム「RECEPTIONIST（レセプショニスト）」の実際の導入事例を参考にしながら、そのメリットについてさらに具体的に見ていきたいと思います。

弊社のクラウド管理機能を備えた入退室管理システム「RemoteLOCK(リモートロック)」は、本年3月、シェアNo.1*のクラウド型無人受付システム「RECEPTIONIST（レセプショニスト）」と連携を開始いたしました。（*調査概要:2020年5月期_インターネット調査）そこで今回は、弊社から見た「RECEPTIONIST」導入のもたらす業務上の効果や利便性を紹介します。

「RECEPTIONIST」は、株式会社RECEPTIONISTが提供するクラウド受付システムです。来客取り次ぎを自動化することで受付の無人化・省人化や受付業務の大幅な効率化を実現するサービスです。

受付にはiPad端末を設置、来訪者は受付コードを入力、またはQRコードをiPadにかざすだけで、連携しているビジネスチャットツールなどで直接担当者に通知が届き、無駄のない効率的な来客対応が実現します。来客履歴は自動で保存され、QRコードを用いれば非接触の受付も可能。オフィスセキュリティや感染症対策の面でも優れています。

同社代表を務める橋本 真里子氏は10年以上にわたって企業の受付業務に携わってきた、いわば受付のプロ。そのノウハウの詰まった「RECEPTIONIST」は、来訪するお客様にも、対応する企業の担当者にも、配慮の行きわたった使いやすいシステムとなっています。担当者への通知方法は、Slack、Microsoft Teams、Google Chat、Chatwork、LINE WORKS、Microsoft Outlookなど一般的に多く使用されているビジネスツールに加えて通常のメールや電話にも広く対応していますので、導入後も業務上の違和感はありません。

アポイントメント日程調整ツール（「調整アポ」）や会議室管理システム（「予約ルームズ」）など、受付の前後に付随する業務までカバーする拡張性を備えている点も大きな特徴となっています。

それでは、実際に「RECEPTIONIST」を導入された企業の事例を通して、それが各社の業務にどのような効果や変革をもたらしているか、具体的に見てまいりたいと思います。

エンターテインメント企業のB社（社員数約500名）では、「RECEPTIONIST」を導入してから、それまで総務チームが担当し、多い日は1日30件あった受付の電話対応と取り次ぎ業務がゼロになりました。また、宅配物などを一次的に受け取り、社内の担当者に渡しに行くという対応も総務チームが行っていましたが、システム導入により直接担当者に配送してもらうことが可能となったため、その負担も一切なくなったそうです。

その結果、総務チームのメンバーには時間創出効果がもたらされ、また、チーム全員がより集中して業務に邁進できる環境も整ったため、総務チームの本来のミッションである社内の様々な業務効率化のための仕組みづくりに充てる時間をしっかりと確保できるようになったとのこと。

システムの導入による受付業務の無人化が業務の効率化につながることが顕著に表れた事例だと言えます。その効果は、直接的には総務チームの生産性の向上をもたらし、やがては会社全体の更なる効率化へと波及する好循環を生み出すことと期待されます。

衛星放送事業者のBS松竹東急株式会社（社員数約40名）は、オフィスの移転をきっかけに、「RECEPTIONIST」と合わせて、株式会社RECEPTIONISTが提供する日程調整ツール「調整アポ」、会議室管理ツール「予約ルームズ」を同時に導入しました。

それまでは、お客様との日程調整の際にメール文面に日時を複数打ち込み、その時間に対応する会議室がそれぞれ空いているかを全て調べて予約を抑えることが大変な手間となっていましたが、現在では、お客様が日時を確定すると同時に会議室の予約が自動でできるため、大きな業務効率化につながっています。

受付業務においても、それまでは特定の社員に集中しがちだった来訪者対応が、社員全体に均等化されたことで、全社員が積極的に来訪者に対応するという意識が生まれているとのこと。同社では、手間のかかることをできる限り効率化することが、個人の生産性の向上につながり、そしてそれが会社の成長につながるとの信念のもと、徹底した無駄の排除と業務の効率化を進めています。

この事例では、システムの導入が業務の効率化とあわせて、業務の質の改善にもつながっていることを見て取ることができます。同社の経営理念にもとづいた「RECEPTIONIST」の導入は、同社の成長のエンジンとして目に見える効果を生み出しているようです。

食用加工油脂、石けん・化粧品、飼料の製造販売を手掛けるT社（社員数約230名）では、社内のDX推進の一環や業務効率化の観点から来客対応フローの見直しが行われ、受付業務のDX化が決定しましたが、食品工場を持つ同社ではフードディフェンス*に対するリスクが大きな課題でした。

（* フードディフェンスとは：故意による意図的な異物混入などの攻撃から食品を保護し、食品の安全を確保する取り組み。関係者以外を工場内へ侵入させない、身元の確認と入退場者の記録、通路、作業場への監視カメラの設置等、セキュリティ面を強化し、リスク低減に向けた取り組みを行うことが重要とされる。）

これまでは、入退場コントロールと記録は守衛さんがアナログで対応していましたが、受付業務のDX化に合わせて、フードディフェンスを強化するということが重要なポイントになっていました。DX化の初期には、総務部門が受付の処理対応を行なっていましたが、コロナ禍による接触対応への懸念や総務部門の負担の増加、データ管理上の懸念などから、受付システムの導入が決定しました。

そして、「RECEPTIONIST」導入の決め手となったのは、同社が創業100年を超え幅広い年代層の従業員がいる環境にあって、誰でも使いやすいシンプルな操作画面であること、メールや電話による通知にも対応できることでした。

導入の結果、入退場の記録が正確かつ確実にクラウド上に記録されることで懸案だったフードディフェンスの強化が実現、また、QRコードの活用により非接触の受付対応も可能となりました。また、総務部門の業務負担が大幅に軽減され、受付業務に割く時間は7割程度も減ったそうです。同時に、面会カードや名刺などを取り扱う必要もなくなり、完全なペーパーレス化が実現しました。

食品工場という、特に強固なセキュリティが要求される現場において、受付業務の効率化ばかりでなく、入退場記録の精度の向上や受付対応の非接触化、ペーパーレス化を実現することができ、重層的な導入効果が発揮されている好事例です。

化粧品販売事業者であるJ社（社員数約360名）では、コロナ禍をきっかけに、より効率的な働き方の実現を目指してオフィスを移転、社員のテレワークを推進しながら、オフィスにはフリーアドレスを採用しました。「脱・固定電話」の方針のもと、業務効率化に取り組む中で、初めて受付システムの存在を知り、検討の結果、「RECEPTIONIST」の導入が決定しました。

導入の決め手は、国内トップシェアという安心感に加えて、新しいオフィスにふさわしいスタイリッシュさがあること、社内で普及していたLine Worksとの親和性が高いことでした。

従来は、来訪者が受付に置かれた固定電話で担当部署を呼び出す方法を取っていましたが、担当者以外の社員の仕事が中断されてしまうことや、担当者が見つからずに労力がかかってしまうということに課題を感じていました。導入後は、来訪者と担当者がダイレクトにつながるため取り次ぎ業務はほぼゼロ、アポなしの営業訪問の対応も無くなり、業務に集中できるようになったそうです。

オフィスの移転とスマート化をきっかけとした「RECEPTIONIST」の導入は、業務の効率化はもちろんのこと、固定電話のないクリーンでスタイリッシュな新しいオフィス空間の実現につながっているようです。

全国規模で小売業とフィンテック事業を展開するM社（社員数約5,100名）では、有人の総合受付の横に「RECEPTIONIST」のiPad端末を置いて、来訪者には受付担当者がサポートしながら、受付コードなどの入力をいただき、担当者への取り次ぎはシステムにまかせています。導入の背景としては、社内で電話の使用を減らし、チャットツールのInCircleを活用したコミュニケーションを浸透させていこうという活動がありました。「RECEPTIONIST」がInCircleと連携できることは導入に至る決め手のひとつでした。

事業の性質上、様々なタイプのお客様が多く訪れる同社では、従来、受付担当者が電話で担当者との取り次ぎを行なっていましたが、電話による情報伝達が上手くいかないこともあり、お客様をお待たせしまうこともしばしばありました。導入後は、お客様がシステムで担当者と直接つながりますので、電話対応も大幅に減り、その分お客様をお待たせする時間を大きく減らすことができているとのことです。

また、以前はお客様に毎回受付表を記入していただいていましたが、現在はそれも不要となり、お客様の負担の軽減につながっています。受付担当者は、以前はその日の来客一覧を印刷したり、お客様が記入した個人情報を含む受付表をシュレッダーにかけたり、という業務が欠かせませんでしたが、導入後はそれが一切必要なくなりました。

毎日多数の来訪者が訪ねてくる企業で有人対応とシステムを併用している事例です。受付担当者だけでなく、来訪者の負担や時間の軽減、混雑緩和にもつながっているとのことですから、企業のイメージアップや好感獲得にも大きな効果をもたらしているのではないでしょうか。

以上、5つの事例から「RECEPTIONIST」導入の効果について見てまいりました。各社ともそれぞれの課題を抱える中、受付システムをうまく活用し、様々な角度からその解決に役立てていることがわかります。

現在では、受付システムに限らず、業務の効率化を実現する様々なシステムやツールが存在しています。業務の効率化は会社の成長のエンジンでもあります。まだ詳しくご存じなかった皆さまも、これをきっかけにそのようなシステムやツールの活用を積極的に検討してみてはいかがでしょうか？

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オフィスセキュリティの遠隔一元管理や受付システムとの自動化について、詳細資料にまとめました。