「個室テレワークブース」は防音性に優れたコンパクトな１人用ブースで、レンタルスペース事業としても人気が出ていますが、課題となるのは「鍵」の受け渡し。短時間の利用に、スタッフがその都度対応していては非効率の上、人的コストもかかります。
テレワークスペースの鍵問題にはどのような対処法があるのでしょうか？スマートロックと呼ばれるオンラインで管理できる電子キーがおすすめなワケとともにご紹介します。

業務のオンライン化やテレワークが進む一方で、「オンライン会議をする場所がない」「集中して仕事ができる環境がない」という声が増えていませんか？そういった問題を一気に解決できると注目されているのが個室テレワークブースです。

レンタルスペース事業としても注目を集めている個室テレワークブースは、当初、駅や公共施設の中などに設置されるケースが多かったものの、最近ではホテルの中やコンビニエンスストア、さらにはオフィスの中に設置するケースも増えています。また、大規模な工事が必要なく簡単に導入できるので、空きスペースや店舗が入るまでの準備期間に一時的に設置するケースもあります。

そういった個室テレワークブースを運営する場合、大きな問題になってくるのは「鍵の受け渡し」をどうするかです。鍵の受け渡しは、テレワークブースがどこに設置され、どのように運用されているかで大きく3つのパターンに分類されます。それぞれ詳しく見ていきましょう。

個室テレワークブースをオフィス内に作るケースも増えています。取引先とネット会議をする際や、秘匿性の高い仕事、または集中してじっくりと仕事をしたいときなどに、個室テレワークブースは活用されています。

社内に設置する場合は利用者が限定されているので、予約や使用時間などの管理が必要な場合もありますが、特に鍵は付けずオープンな環境でも良いでしょう。

オフィスビルのフロアなどにたくさんの貸し会議室やレンタルスペースがある場合は、受付スタッフが常駐して物理的に鍵を受け渡すケースが多いでしょう。最近では、数種類の個別テレワークブースを、複数個並べて運営するケースも増えています。

スタッフがいると、よくある「鍵の紛失」や「時間の延長」などのトラブルも、すぐに対応することができるので、大きな問題に発展することなく円滑に運営できますが、利用客のいない閑散期にも人件費がかかります。

レンタルスペースにスタッフを置かない場合、物理的な鍵ではなく、オンラインで鍵と入室の管理ができるスマートロックを使って、利用時間限定で使えるバーチャルなカギの権限を発行するケースが増えています。

オンライン上で利用客ごとに解錠用の「暗証番号」や「スマートフォンからの解錠権限」を発行することができるので、物理的な鍵の受け渡しが無くなります。これにより鍵の回収や紛失時の対応なども不要になるため人的コストの削減が可能になります。

スペース貸しビジネスでは、運営コストをいかに抑えるかがポイントです。

受付スタッフがいると、鍵の管理やちょっとしたトラブル、清掃などすぐに対応ができる反面、どうしても運営コストが高くなります。たくさんのブースを設置し、多くの利用客がいる場合にはメリットの方が大きいのですが、閑散期などには人件費の方が高くなることもあるのです。

そこでおすすめなのがオンラインで鍵管理できる「スマートロック」です！では、スマートロックを活用するとどのようなメリットがあるのでしょうか。

スマートロックとはWi-Fiなどに接続し、鍵をオンライン上で発行・管理できる電子錠です。発行する鍵は暗証番号やスマートフォンからの解錠権限などバーチャルな鍵で、いずれにしても対面での鍵の受け渡しが不要になります。

また、予約ごと（利用者ごと）に発行される暗証番号や解錠権限は、利用客が予約した時間帯だけ使えるように有効期限を設定できるため、時間外に不正に利用される心配はありません。

さらに、どの利用者が・いつ入室したのか履歴情報も自動で取得され、管理者はオンライン上でリアルタイムに利用状況（入室）を確認できるため、現地にいなくても安心な無人運営ができるのです。

管理者にとっては鍵の受け渡しがなくなるだけでなく、利用の都度、鍵の回収や保管をすることも不要になります。利用者にとっても、煩わしい鍵の受け取りや持ち歩きがなくなるため、スピーディーに仕事に取り掛かることができ、お手洗いやブース外での休息の際の利便性も高まります。

また、物理的な鍵のトラブルは意外と多いもの。利用者が鍵を紛失した場合は、鍵の捜索や鍵の作り直し、それらの請求などいろいろと手間がかかります。また、利用者が鍵を持ち帰ることもあり（故意ではなくても）、次の利用者がブースを使えないというトラブルもありうるのです。

その点、スマートロックの場合はそもそも物理鍵を利用しないため、鍵の紛失などのリスクがありません。何か問題があった時も、暗証番号を変更や削除するだけなので、大きなトラブルに発展しにくいのです。

スマートロックの中には予約システムや受付システムなどとシステム連携できる製品もあります。例えば予約システムとスマートロックがシステム連携していると、オンラインからの予約に対して入室権限が自動発行され、利用者へ権限がメール送付されます。

管理者がどこにいても、予約受付・決済、鍵の発行・受け渡しまでをすべて自動化できるので、管理者は事務的な業務から解放されるのです。

複数の個室テレワークブースや多拠点でスペースを運営したとしても、スタッフは自分の入室権限ひとつですべてのブースへのアクセスが可能になります。利用客の入室履歴もクラウド上でまとめて把握できるので、管理業務の効率化に大きく貢献するでしょう。

多くのテレワークブース製品では、オプションとしてスマートロックが用意されています。わざわざ個別に導入するのではなく、設置と同時にスマートロックも導入することができるので、簡単です。

個室テレワークブースは、周囲の目を気にせずネット会議ができたり、集中して仕事ができるなど、時代のニーズに合って需要が急上昇しています。しかし、従来のような物理的な「鍵」を使用していると、鍵の紛失リスクやレンタルスペース事業として運用コストが高くなるなどの問題も出てきます。

そこで、スマートロックを利用することで鍵に関わる現地対応をなくすとともに、鍵を持ち歩かずに済むなど利用者にとっても利便性を高め、予約時間帯のみ入室可能にするなどセキュリティの面でも安心の無人運営が可能になります。

テレワークスペースやレンタルスペース事業における無人化・省人化を検討する際はぜひスマートロックを利用してみてはいかがでしょうか？