レンタルスペースのプラットフォームがまとめた記事のトラブルのトップ2はなんとカギの問題です。本記事では貸し会議室やレンタルスペース運営で多いトラブルとして挙げられるカギの問題について、代表例4つとその対応策をご紹介します。
レンタルスペースの予約サイトもカギ問題の解決に注力しています。なぜなら、それだけトラブルが多いからです。転ばぬ先の杖、ということでトラブルの代表例を確認しましょう。
ネット上で手軽に管理できる鍵なら『RemoteLOCK（リモートロック）』
- ・予約者ごとに異なる暗証番号を発行可能
- ・予約期間外は入室不可に！期間外の不正入室の心配はなし
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利用時間を過ぎた頃、利用者から電話が！「あの、カギが見つからなくて入室できないんですが…。」そんなはずはないと思いつつ、利用開始時間を過ぎても入れないお客様からの不満を感じて仕方なく現地に急行。
現地会議室にいってみると、ちゃんとカギは置いてあったので、カギをお渡し。
事務所に戻ってきてため息ひとつ。「ちゃんと置いてあるじゃん」
すでに、運用をされている方には聞いた事のあるお話だと思います。
貸し会議室では、現地に人を置かない場合、物件のポストやドアの近くに物理カギを隠しておいていることも多くあります。ところが、スペースの利用者は、初めて訪れるため、丁寧に説明しているつもりでも、意外とカギの置き場所がわからなかったという方も多くいらっしゃいます。また、前の利用者様が返却した際に、カギの置き場所が微妙に変わったしまうなんてことも。
ご利用方法は、できるだけ事前に伝える。写真を入れた丁寧なご説明にするなど、工夫をしましょう。
稀ではありますが、利用者の中では、誤まってカギを持って帰ってしまうケースもあります。前の利用者がカギを持って帰ってしまうと、当然次の利用者は、スペースに入る事ができません。
人が行うことですので、時にはミスがある事も織り込みましょう。
上記2つの代表トラブルを経験して、電子キーに変更したスペースオーナー様も多いのではないでしょうか。そこで発生するのが、このトラブル。カギの問い合わせが減り、問題なく運用できていると思ったある日、「カギが開かない」との連絡が。
利用者の勘違いという場合もありますが、電子キー（電源を引くのは大変なのでたいてい電池で動いています）は、電池切れが発生しているとカギを開け閉めすることができません。注意しましょう。
一度利用した方は、カギの置き場所や暗証番号を知ってしまいます。対象としている利用者層や施設の特性による程度差はありますが、長期でスペース運用をしていると、カギの場所を知っている人数も増えてきて徐々に不正利用のリスクが上がってきます。
通常、不正利用は現行犯で発覚しない限り気づくことが難しいのですが、長期間カギ管理が放置されている貸し会議室では気づかぬ内に不正利用が発生し、「部屋が汚れていた」などの利用者からのクレームをきっかけに問題が発覚します。
勝手知ったる自分の物件も、初めての人にとっては意外と使い方がわからないものです。ポストやキーボックス、何処か別の場所でカギの受け取りが必要な場合には、部屋への入り方、カギの場所などをできるだけ丁寧に説明しましょう。
直接そもそも物理カギをやめて暗証番号などで開けられる電子キーを採用したり、流行りのスマートロック 等を採用するという手もあります。
カギを持ってしまうケースについて、受付で人が見張っている以外の場合には、これを防止するのは難しいと思います。そのため、取れる対策としてはそもそも物理キーを渡さないという対策が有効です。
ローテクな対応としては、スタッフが予約時間前にカギを開けに行き、終了後にまた閉めにいくという運用をしている施設もあります。また少し費用は掛かりますがメジャーな方法として、番号などで出入りできる電子キー（デジタルロック）を設置してカギをキーレスにしてしまう方法があります。
電子キーやスマートロックなどを使った場合、電池が切れると動かなくなります。製品によって、利用時にランプが点滅してアラートが出るものもありますが、いずれにせよ、こまめに電池残量を確認することが大切です。
電池チェッカーを使うと、電池の残量を測ることができますので、電池残量があるかは定期的にチェックしに行きましょう。
不正利用が起こるのは、物理キーを渡しているか、一度教えた暗証番号がずっとそのままになっている場合です。（有人の施設でも夜間は同じです）
そもそも物理キーを渡さない対応や、定期的なカギ交換をすることが推奨です。電子キーを使っている場合は、一度設定した番号を放置せず、月に1度以上は変更するようにすると良いでしょう。
最後に1つ、こういった対策をITでよりカンタンに解決する方法として、テンキー型のスマートロックを使った解決方法のご紹介です。リモートロック（RemoteLOCK）は、テンキー型のスマートロックでWi-Fiを通じて暗証番号を遠隔管理する製品です。暗証番号式のリモートロックを使うと、利用者は物理カギが必要なくなります。そのため、カギの置き場所を細かく説明することなく、直接予約した部屋に行けば入室できるため、利用方法のご案内がわかりやすくなり、利便性があがります。また、キーレスのため当然ながら利用者によるカギの持ち帰りや返し忘れはなくなります。
電子キーではありがちな電池残量（電池切れ）の問題はシステムから遠隔で電池残量があと何パーセントか把握でき、電池残量が減ったらアラートのメールが飛んできます。これで、無駄に電池残量のチェックを行う作業が必要なくなります。
さらに、不正利用対策について、リモートロックでは、利用者毎に、有効期限のついた毎回異なる暗証番号を発行することができます。履歴も残るためセキュリティがあがり、一度利用した人が後日に不正利用をすることを防止できます。
いかがだったでしょうか？貸し会議室、レンタルスペースの貸出では、鍵トラブルが問題になりがちですが、アナログなカギの管理を見直してみることで、多くの問題が解決するかもしれません。
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