生活のあらゆるシーンで必要となる入室管理。個人情報や機密データを多く保有する職場や各種施設では、入室管理が特に重要な役割を果たします。本ブログでは、その中でも、特に不特定多数の人が出入りが出入りする『大学施設』におすすめな入室管理システムの3つのタイプをご紹介します。通常のオフィスや施設のセキュリティアップをご検討中の方もご参考になればと思います。

大学は教育機関であると同時に研究機関でもあります。そのため、大学には各種膨大なデータが保管されています。学生の個人情報から研究成果まで、実に多様です。他方で、オープンキャンパスや、大学の食堂や図書館の一般開放も行う大学では、セキュリティを高めることが逆に利便性や公共性を損なうことにもなりかねません。

高度なセキュリティにはそれに見合った費用が伴います。どこまでのリスクは許容できるのか、どこまでの対策は必須なのかをしっかりと整理したうえで、それぞれのケースに応じた入室管理が必要と言えます。そこで大学施設における入室管理のポイントに関して3点ご紹介します。

機密性が高い情報を取り扱う大学施設においては大前提として誰を入室させるかが重要なポイントとなります。入室者の制限を行うことにより、大学施設に入る人物を制限し、許可された人のみが入室できるだけではなく、不正な侵入やトラブルの発生を防止します。

特定の時間帯や状況で施設を利用する学生や教職員の安全を確保するために、入室管理は不可欠です。特に、夜間や休日など人が少ない時間帯においては、誰が施設にいるかを把握することが重要になります。また、誰が入室したのかの記録を残すこともポイントとなってきます。

大学施設の利用状況を正確に把握することは施設運用にとって大切なポイントになります。これにより、混雑を避け、効率的な利用スケジュール等を組むことも可能です。施設の利用データを分析することで、どの施設がどの程度利用されているかを把握し、リソースの最適な配置やメンテナンスのスケジュールを立てることができます。例えば、警備員の調整や電力調整を行うこともできるので施設運営コストの削減に活用することもできます。

また、利用状況を把握することで緊急時に施設内の誰がどこにいるかを瞬時に確認することができ、火災や地震などの災害時、迅速な避難誘導や救助活動に使うことも可能です。

大学は、教育施設だけでなく、クラブハウス、食堂など、多彩な施設を備えています。これらの、一般公開される施設と学生専用施設における入室管理は非常に重要です。大学施設では、学生には全ての入室権限が与えられる一方で、一般の方には制限された入室権限が与えられる運用方法が求められます。

すべての施設が大学周辺に存在するとも限らず全国に点在している場合もあります。そのため、遠隔で多拠点を管理できるといった機能も入室管理を行えるのも重要なポイントです。

ここでは、教育施設に導入されることが多い入室管理システムを、そのシステム構成別に3つに分けてご紹介します。それぞれにメリット、デメリットがあるので、ご自身のシーンを想定しながらご覧ください！

まず、1つ目に紹介するのはスタンドアロン型の入室管理システムです。専用の管理用パソコンやサーバが不要であり、構成としても非常にシンプルであるため、低コストで導入が可能です。

スタンドアロン型のメリット

導入や運用のコストを抑えることができるだけでなく、スタンドアロン型の入室管理システムは、ドア工事や配線工事の手間がかからない点も大きな利点です。特に、Bluetooth通信のスマートロックを使用する場合は、設置が非常に簡単であり、迅速に導入することが可能です。これにより、低コストで効果的な入室管理を実現することができます。

スタンドアロン型のデメリット

遠隔での管理ができないという点は、スタンドアロン型の入室管理システムの欠点の一つです。つまり、遠隔地からドアの解錠や施錠の管理ができず、現地で設定や情報をインストールする必要があるという制約があります。この点は、管理の効率性や柔軟性を考えると課題となることがあります。

また、リアルタイムに情報を取得できないというデメリットもあります。つまり、即座に入室履歴やドアの状態を把握することが難しいという点が挙げられます。このため、状況把握やトラブル時の対応に遅れが生じる可能性があります。

次にご紹介するのはネットワーク型の入室管理システムです。施設内に専用のサーバやパソコンを設けて、ソフトウェアをインストールをすることで、そこから複数のドアを一括管理することができます。スタンドアロン型とは違い、パソコン上で入室可能なユーザー情報を各ドアへ設定したり、入室履歴を自動取得・閲覧することが可能です。

ネットワーク型のメリット

複数のドアはもちろん、ゲートやエレベーターなども合わせた一括管理が可能です。さらに、エリアや所属単位での権限設定が簡単に行えるため、施設内のアクセスを細かく制御することができます。また、防犯カメラシステムや労務管理システムとの連動も可能であり、より総合的なセキュリティ対策を実現することができます。さらに、パソコン上でリアルタイムに入室履歴を確認したり、ドアの解錠・施錠を遠隔操作することも可能です。これにより、セキュリティ管理を効率的に行いつつ、遠隔地からでもリアルタイムな管理が可能となります。

ネットワーク型のデメリット

デメリットに管理作業は専用パソコンでしか行えないため、外出先からは作業できないという点があります。この点は、ネットワーク型の入室管理システムの制約として挙げられます。つまり、管理者は専用のパソコンからのみ管理作業を行うことができ、外出先や移動中からの遠隔操作は難しいという点があります。この制約は、柔軟性や効率性の面で課題となることがあります。外出先でも遠隔操作ができるような機能やアプリがあれば、管理者の業務効率を向上させることができるかもしれません。

最後に紹介するのはクラウド型の入室管理システムです。サービス提供元でデータを集約管理するため、サーバ設置や、ソフトウェアのインストールは不要です。そのため、上記ネットワーク型のシステムと同様の管理ができるとともに、初期費用を抑えられることが大きな特徴です。

クラウド型のメリット

手持ちのパソコンからいつ・どこからでも遠隔管理ができるため、管理者は常に施設のセキュリティを監視することが可能です。例えば、急なトラブルや緊急事態が発生した際にも、すぐに対応することができます。この柔軟性は、入室管理システムの効果的な運用に大きく貢献します。

面倒なサーバメンテナンスやソフトウェアのアップデート作業は不要なため、管理者はより効率的に業務に集中することができます。自動で行われるアップデートにより、常に最新のセキュリティ対策が適用されるため、施設の安全性を確保することができます。これにより、セキュリティに対するリスクを最小限に抑えることができます。

クラウド型のデメリット

クラウド型の入室管理システムでは、クラウド利用料がかかる点があります。サービス提供元でデータを集約管理するため、そのサービスの利用料が必要となります。これは、システムの運用やセキュリティ管理のための費用として考慮する必要があります。

また、自社向けの柔軟なカスタマイズが難しい場合が多いというデメリットもあります。クラウド型のシステムは、一般的にサービス提供元が管理しており、そのため独自の要件やニーズに合わせたカスタマイズが制限されることがあります。企業独自のセキュリティポリシーや運用ルールを反映させるためには、注意が必要です。

本ブログでは、入室管理システムをスタンドアロン型、ネットワーク型、クラウド型の3つグループに分けて、そのメリットとデメリットをご紹介しました。冒頭でも紹介した通り、教育施設の入室管理においては、高いセキュリティを求める一方で管理が煩わしくなるのは避けたいシーンや、限られた予算や条件の中で最適な方法を求められる場合も多くあります。コスト重視なのか、高度なセキュリティを求めるのか、はたまた、管理するうえでのオペレーションの効率性が重要なのか等、まずはご自身のシーンにおける必須条件を整理してみると良いでしょう。

そして、同じ入室管理システムと言えど、それぞれにできることやかかる費用が異なります。まずは、今回ご紹介した3つのグループから、どのタイプのシステムが良さそうか判断し、そこからさらに各製品の機能や特徴を調べてみてはいかがでしょうか。